Controllo degli incarichi del dirigente in Excel: scadenze, proroghe e ritardi

Dopo ogni riunione escono cinque o sei incarichi. Dopo un mese, due sono stati fatti, due sono in corso e due non li ricorda più nessuno. Le scadenze slittano senza che qualcuno lo decida davvero, e alla riunione successiva si riparte da zero.

Un registro degli incarichi in Excel costa poco e cambia il tono delle riunioni: ogni incarico ha un responsabile, una scadenza e uno stato, e i ritardi sono visibili. In questa guida vediamo come costruirlo, come trattare le proroghe senza falsare le statistiche e come calcolare la percentuale eseguita nei termini.

Che cosa deve contenere ogni incarico

Pochi campi, compilati sempre:

• fonte (riunione, direttiva, lettera) e riferimento;
• data dell'incarico;
• contenuto, scritto in modo verificabile («preparare il preventivo» è meglio di «occuparsi del preventivo»);
• responsabile (uno solo);
• scadenza;
• data di esecuzione, vuota finché non è fatto.

Un incarico con due responsabili non ne ha nessuno: se il lavoro è condiviso, indica il capo-gruppo.

Come trattare le proroghe

Le scadenze si spostano: è normale, ma deve restare traccia. Invece di sovrascrivere la data, aggiungi colonne «Prorogato al» (anche due). La scadenza vigente è la più tarda tra quelle inserite:

=MAX(scadenza_iniziale; prorogato1; prorogato2)

Il numero di proroghe si ottiene con CONTA sulle date presenti. Conservare la scadenza iniziale permette di distinguere due misure: l'esecuzione nei termini originari e l'esecuzione nei termini vigenti. Un responsabile che ottiene tre proroghe su quattro incarichi non va valutato come uno che consegna sempre in tempo.

Lo stato di ogni incarico

Lo stato dipende da tre date: esecuzione, scadenza vigente, oggi.

=SE(esecuzione<>""; SE(esecuzione<=scadenza_vigente; "Eseguito nei termini"; "Eseguito in ritardo"); SE(OGGI()>scadenza_vigente; "Scaduto"; "In corso"))

Il ritardo in giorni è =SE(esecuzione<>""; MAX(0; esecuzione - scadenza_vigente); MAX(0; OGGI() - scadenza_vigente)). Per simulare la situazione a una data diversa da oggi, metti la «data corrente» in una cella dei parametri e usala al posto di OGGI().

L'elenco degli scaduti

Alla riunione serve una sola pagina: gli incarichi non eseguiti con scadenza trascorsa, i più vecchi in alto. Si costruisce con una chiave ausiliaria (scadenza vigente più numero di riga, solo per gli incarichi con stato «Scaduto») e con le funzioni PICCOLO e CONFRONTA, in alternativa a FILTRO che non è disponibile nelle versioni meno recenti di Excel.

La quota eseguita nei termini

L'indicatore più utile per ogni responsabile è:

quota = eseguiti nei termini / (eseguiti + scaduti)

Gli incarichi «in corso» con scadenza non ancora trascorsa restano fuori dal calcolo, perché il loro esito non è ancora noto. Includerli abbasserebbe artificialmente la quota di chi ha molti incarichi recenti.

Esempio per il responsabile Rossi nel trimestre:

Quota = 14 / (14 + 3 + 2) = 14 / 19 = 73,7%. Gli incarichi in corso non entrano nel conto. Calcolata con le sole scadenze iniziali (senza proroghe) la quota sarebbe più bassa: il confronto dice quanto le proroghe «abbelliscono» il risultato.

Come usare i dati in riunione

Poche regole rendono il registro efficace: aprirlo all'inizio di ogni riunione, leggere solo gli scaduti, chiedere a ogni responsabile una data nuova (che diventa una proroga registrata) o la conferma di esecuzione, e solo dopo assegnare gli incarichi nuovi. In dieci minuti la riunione smette di essere un elenco di buone intenzioni.

Errori comuni

• Incarichi vaghi: senza un risultato verificabile, non si può dire se sono stati eseguiti.
• Scadenze sovrascritte: perdi lo storico delle proroghe.
• Più responsabili per incarico: la responsabilità si diluisce.
• Registro aggiornato solo prima della riunione: i dati perdono affidabilità.
• Usare la quota come punizione: serve a capire dove c'è un carico eccessivo o un processo da correggere.

Modello Excel già pronto

Il modello «Controllo degli incarichi del dirigente» applica questo metodo. «Elenchi» contiene responsabili, fonti degli incarichi, data corrente e anno per la ripartizione per mese. In «Incarichi» gestisci fino a 500 incarichi con fonte, riferimenti, data, contenuto, responsabile, scadenza, due proroghe, data di esecuzione, stato, ritardo e numero di proroghe.

«Scaduti» è l'elenco automatico degli incarichi non eseguiti con scadenza trascorsa, i più vecchi in alto, mentre «Riepilogo» mostra la quota eseguita nei termini per responsabile e per mese, con e senza proroghe, in grafici. Inserendo la data corrente nel foglio «Elenchi», tutti gli stati si ricalcolano per quel giorno.

Funziona con Excel 2007 e successivi e con LibreOffice, senza macro, ed è a pagamento. Soglie e valori sono modificabili nei parametri; il calcolo è indicativo.

FAQ

Quante proroghe è ragionevole concedere?

Dipende dal tipo di lavoro, ma più di due su uno stesso incarico indicano di solito una scadenza stimata male o una priorità cambiata. Il registro rende visibile il fenomeno.

Come tratto gli incarichi annullati?

Non cancellarli: inserisci una data di esecuzione con una nota «annullato» oppure aggiungi uno stato dedicato, così i conteggi restano coerenti con ciò che è successo.

Conviene un file per ogni dirigente?

Se gli incarichi sono indipendenti, sì; se i responsabili si sovrappongono, un unico registro con un filtro per fonte è più semplice da gestire.

Come evito che il registro diventi un elenco infinito?

Archivia a fine anno gli incarichi eseguiti in un file di storico e riparti con quelli aperti.