Piano delle verifiche interne in Excel: scadenze, rilievi e risoluzione

Il piano delle verifiche è quasi sempre un documento Word approvato a inizio anno. I risultati finiscono nei verbali, i rilievi in qualche email, e a dicembre nessuno sa dire con certezza quante verifiche sono state fatte e quanti problemi sono ancora aperti.

La soluzione non richiede un software dedicato: serve un registro in cui ogni verifica è una riga e poche formule che calcolano scadenze e ritardi. In questa guida trovi la struttura, le formule con i nomi italiani delle funzioni di Excel, un piccolo esempio con i numeri e gli errori più comuni. In fondo c'è anche un modello già pronto.

Come impostare il registro delle verifiche

1. Una riga per ogni verifica

Le colonne minime sono queste: tipo di verifica, reparto, tema, responsabile, inizio previsto, durata in giorni, fine prevista, data di conclusione effettiva, irregolarità rilevate, irregolarità risolte, termine di risoluzione. Non unire le celle e scrivi le date come date vere, non come testo: solo così Excel può calcolarci sopra.

Per tipo, reparto e responsabile conviene un elenco a tendina (Dati, Convalida dati). Evita varianti come «Sicurezza», «sicurezza» e «Sicur.» che rompono ogni conteggio.

2. La fine prevista si calcola, non si scrive

Se l'inizio previsto è in D2 e la durata in giorni di calendario in E2, la fine prevista è:

=D2+E2-1

Una verifica che inizia il 3 marzo e dura 5 giorni finisce il 7 marzo, non l'8. Il «meno uno» è l'errore più frequente.

3. Lo stato con la funzione SE

Se la data effettiva è in G2 e la fine prevista in F2:

=SE(G2<>"";"Conclusa";SE(F2<OGGI();"Scaduta";SE(F2-OGGI()<=14;"In scadenza";"Pianificata")))

Le soglie (qui 14 giorni) mettile in una cella dei parametri e richiamala, invece di scriverla dentro la formula.

4. Irregolarità e risoluzione, controllate a parte

Una verifica conclusa non è una verifica chiusa. Il residuo si calcola così:

=H2-I2

dove H è il numero di irregolarità rilevate e I quelle risolte. Il secondo semaforo riguarda il termine di risoluzione: rosso se il residuo è maggiore di zero e il termine è passato.

Un esempio con i numeri

Su tre verifiche con 12 irregolarità, 7 sono risolte e 5 restano aperte. L'attuazione del piano si misura con =CONTA.SE(C2:C40;"Conclusa")/CONTA.VALORI(A2:A40), mentre il numero di rilievi aperti è =SOMMA(J2:J40) sulla colonna del residuo.

Errori comuni

• Registrare la risoluzione solo nel verbale: se non è nel foglio, nessuno la segue.
• Mescolare in un'unica colonna date e testo come «da definire»: le formule restituiscono errori.
• Usare i colori a mano invece della formattazione condizionale: il giorno dopo sono già sbagliati.
• Non fissare mai la data di riferimento: per rileggere la situazione a fine mese serve poter cambiare «oggi» con una data scelta.

Modello Excel pronto: piano e registro delle verifiche

Se non vuoi costruire tutto da zero, il modello è un file Excel con tre fogli. In «Elenchi» imposti l'anno del piano, i tipi di verifica, i reparti, i responsabili e il parametro «scadenza vicina». In «Piano e registro» inserisci fino a 500 verifiche con date previste ed effettive, irregolarità e risoluzione: la fine prevista si calcola da sola e due semafori distinti segnalano le verifiche e le risoluzioni in ritardo. Il foglio «Riepilogo» mostra l'attuazione del piano per mese, gli stati, il carico dei responsabili, le irregolarità non risolte e due grafici.

Lavora in Excel 2007 e successivi e in LibreOffice, senza macro, ed è in italiano. Nel pacchetto trovi una tabella vuota e un esempio compilato con dati fittizi per capire come funzionano formule e controlli. È un modello a pagamento. Non sostituisce i verbali: è lo strumento per tenere sotto controllo piano e scadenze.

Domande frequenti

Quante verifiche conviene pianificare in un anno?

Dipende dal rischio, non da un numero fisso. Chi ha processi delicati (cassa, sicurezza, dati personali) pianifica controlli più frequenti; per le attività stabili basta un ciclo annuale. Verifica sempre le regole interne e quelle locali del tuo settore.

Come gestisco le irregolarità che si ripetono?

Aggiungi una colonna «Rilievo ripetuto» (Sì/No) e conta le ripetizioni per reparto con CONTA.PIÙ.SE. Se lo stesso problema compare in due verifiche consecutive, la causa non è stata rimossa.

Posso vedere la situazione a una data passata?

Sì, a patto di non usare OGGI() ovunque: metti una «data di riferimento» in una cella dei parametri, che per default è OGGI(), e fai riferimento a quella nelle formule.

Ogni quanto va aggiornato il registro?

Almeno una volta a settimana, e subito dopo ogni verifica conclusa. Un registro aggiornato una volta al trimestre non segnala nulla in tempo.