Controllo scadenze in Excel con il semaforo: incarichi, documenti, attività

Incarichi del direttore, documenti in arrivo, attività del reparto: molte scadenze, poca visibilità. In un ufficio ci sono sempre pratiche che «sembrava ci fosse ancora tempo» e poi sono scadute. Basta un registro unico in cui ogni voce abbia una scadenza chiara e un colore che dica a colpo d'occhio se va tutto bene.

In Excel il cosiddetto semaforo si costruisce con tre elementi: una data di scadenza calcolata, uno stato e una formattazione condizionale. Vediamo come, passo per passo.

Le colonne del registro

Una riga per incarico o documento, con queste colonne:

• Data ricezione: il giorno in cui avete ricevuto il documento o l'incarico.
• Giorni: il termine, in giorni di calendario o lavorativi.
• Scadenza: calcolata.
• Completato il: la data in cui la pratica è stata chiusa, lasciata vuota finché è aperta.

Calcolare la scadenza

Con i giorni di calendario basta una somma: =D2+E2. Con i giorni lavorativi usate GIORNO.LAVORATIVO, che esclude sabato, domenica e un elenco di festività:

=GIORNO.LAVORATIVO(D2;E2;Festivi)

Il giorno di ricezione non conta: se ricevete un documento lunedì con 5 giorni lavorativi, la scadenza è lunedì successivo. Se la scadenza è una data precisa (per esempio indicata da una lettera), inseritela in una colonna a parte e fate prevalere quella: =SE(F2<>"";F2;GIORNO.LAVORATIVO(D2;E2;Festivi)).

L'elenco Festivi è un intervallo con le date dei giorni non lavorativi: controllatelo ogni anno con il calendario ufficiale. Eventuali sabati lavorativi o spostamenti non sono considerati dalla funzione.

Lo stato

Lo stato dipende da tre cose: se la pratica è chiusa, quanti giorni mancano, e la soglia della «zona gialla».

=SE(G2<>"";"Completato";SE(F2<OGGI();"Scaduto";SE(F2-OGGI()<=Soglia;"In scadenza";"In corso")))

Con una soglia di 3 giorni: una pratica che scade fra 2 giorni è «In scadenza», una che scadeva ieri è «Scaduto», una chiusa è «Completato». Per controllare gli stati a una data diversa da oggi (per esempio per preparare una riunione), sostituite OGGI() con una cella-parametro che può contenere una data manuale.

Il semaforo con la formattazione condizionale

Selezionate le righe del registro e create tre regole con formula:

• rosso: =$H2="Scaduto"
• giallo: =$H2="In scadenza"
• verde: =$H2="In corso"

Una quarta regola, grigia, per «Completato», evita che le pratiche chiuse distraggano. L'effetto è immediato: aprendo il file, le righe rosse si vedono prima di leggere qualsiasi cosa.

Un riepilogo per responsabile

Con CONTA.PIÙ.SE contate per ogni persona il totale, i completati, gli scaduti e quelli in corso. La percentuale di pratiche chiuse nei termini è completati nei termini / totale, dove «nei termini» significa che la data di chiusura è minore o uguale alla scadenza. Mostrate infine le dieci attività più in ritardo, ordinate per giorni di ritardo (OGGI() - scadenza).

Esempio

Oggi è il 10 marzo, soglia gialla di 3 giorni.

Errori frequenti

• Date come testo. Le formule non reagiscono: controllate il formato.
• Festivi dimenticati. La scadenza calcolata risulterà anticipata.
• Pratiche chiuse senza data. Se non registrate la chiusura, la riga resta rossa per sempre.
• Soglia gialla troppo breve. Un giorno di preavviso non basta per pratiche complesse.
• Più registri paralleli. Un registro solo, con una colonna di categoria, è più facile da gestire.

Il modello gratuito

Il modello gratuito mette insieme tutto questo ed è adatto a responsabili di reparto, segreterie, addetti al controllo e assistenti: chiunque segua l'esecuzione di incarichi e documenti.

• «Registro»: fino a 500 righe; la scadenza si imposta con un numero di giorni di calendario o lavorativi, oppure con una data precisa.
• «Festività»: giorni non lavorativi del 2026 e del 2027, elenco modificabile.
• «Parametri»: responsabili (elenco a discesa), soglia della «zona gialla» e modalità «calcola alla data» (oggi o data manuale).
• «Riepilogo»: per ogni responsabile, totale, completati, in corso, scaduti e percentuale completata nei termini; le 10 attività più in ritardo e grafici.

Funziona con Excel 2007 e successivi e con LibreOffice, senza macro e senza collegamenti esterni. Il file è in italiano. Confrontate le date delle festività con il calendario ufficiale in vigore.

FAQ

Come faccio a non contare il sabato e la domenica?

Usate GIORNO.LAVORATIVO: esclude di default il fine settimana e, se indicate l'elenco dei festivi, anche quelli.

Posso cambiare la durata della zona gialla?

Sì. È una soglia in giorni, da impostare nei parametri: più la pratica è complessa, più deve essere ampia.

Cosa succede se la scadenza è una data precisa?

Quella data ha la precedenza sul numero di giorni.

Funziona anche con LibreOffice?

Sì, il file usa formule standard e non richiede macro.