KHIZHNYAKOVCRM in Excel: come gestire clienti e trattative senza abbonamenti
CRM in Excel — clienti, trattative, imbuto di vendita — Modello Excel — Vedi il modello →
Per un piccolo team un CRM professionale può essere sproporzionato: costa, richiede formazione e finisce per essere compilato a metà. Eppure tenere i clienti in rubrica, le trattative nella posta e le scadenze nella testa fa perdere vendite. Un foglio Excel ben organizzato copre l'essenziale: chi è il cliente, che trattativa è aperta, a che punto si trova, quando va ricontattato e quanto potrebbe valere.
In questa guida vedete come strutturare i dati, come calcolare i ricavi attesi con un esempio numerico e come far evidenziare i contatti dimenticati.
Le tre tabelle di un CRM in Excel
L'errore più comune è un unico elenco gigante con tutto dentro. Meglio separare tre cose, collegate da un codice o da un nome cliente.
Clienti
Una riga per cliente: codice, nome, referente, telefono, e-mail, fonte (passaparola, sito, fiera), commerciale responsabile e data dell'ultimo contatto. Qui non compaiono importi.
Trattative
Una riga per ogni opportunità: cliente, descrizione, fase, importo, data di apertura, data del prossimo contatto. Lo stesso cliente può avere più trattative, ed è per questo che stanno in una tabella a parte.
Registro dei contatti
Ogni telefonata, e-mail o incontro è una riga con data, cliente, tipo e nota. Con la funzione MAX.PIÙ.SE recuperate la data dell'ultimo contatto da riportare nella tabella dei clienti: =MAX.PIÙ.SE(Contatti!A:A;Contatti!B:B;A2).
Fasi e probabilità: l'imbuto di vendita
Definite 5-6 fasi, per esempio: Primo contatto, Qualificazione, Preventivo, Negoziazione, Vinta, Persa. A ogni fase associate una probabilità realistica, basata sulla vostra esperienza e non su quella dei manuali.
| Fase | Probabilità |
|---|---|
| Primo contatto | 10% |
| Qualificazione | 25% |
| Preventivo | 50% |
| Negoziazione | 75% |
I ricavi attesi di una trattativa sono importo × probabilità della fase. Con CERCA.VERT prendete la probabilità dalla tabella: =C2*CERCA.VERT(B2;Fasi!A:B;2;FALSO).
Esempio
Avete tre trattative aperte: 8.000 € in negoziazione (75%), 12.000 € in preventivo (50%) e 5.000 € in qualificazione (25%). I ricavi attesi sono 6.000 + 6.000 + 1.250 = 13.250 €, contro un valore nominale di 25.000 €. È un numero molto più onesto per pianificare gli incassi dei prossimi mesi.
Conversione e scontrino medio
- Conversione tra due fasi = trattative arrivate alla fase successiva / trattative entrate nella fase, con CONTA.SE.
- Scontrino medio = somma degli importi delle trattative vinte / numero delle trattative vinte, con
SOMMA.SEeCONTA.SE.
Se su 20 preventivi ne vincete 5, la conversione è del 25%: sapendolo, capite quanti preventivi servono per raggiungere l'obiettivo del trimestre.
Non perdere più i contatti
Il valore di un CRM sta nei promemoria. Aggiungete una colonna «Stato contatto» con una formula del tipo =SE(F2<OGGI();"Scaduto";SE(F2<=OGGI()+3;"Oggi/presto";"OK")) e colorate le righe scadute di rosso. Ogni mattina ordinate per data e partite dai rossi.
Errori frequenti
- Un solo foglio per tutto: dopo tre mesi nessuno ci capisce più nulla.
- Fasi troppo numerose o vaghe: se non è chiaro quando si passa da una fase all'altra, le probabilità non significano niente.
- Nomi dei clienti scritti in modi diversi: usate elenchi a discesa o codici.
- Trattative perse non registrate: senza di esse la conversione appare migliore di quanto sia. Segnatele sempre con il motivo.
- Dati aggiornati una volta al mese: il CRM serve solo se si compila subito dopo ogni contatto.
Modello Excel di CRM
Il modello mette in pratica tutto questo ed è pensato per titolari di piccole imprese, venditori, consulenti e liberi professionisti che vogliono ordine nei clienti senza un costoso abbonamento.
- «Parametri»: commerciali, fonti, fasi dell'imbuto e relative probabilità.
- «Clienti»: fino a 300 clienti, con la data dell'ultimo contatto.
- «Trattative»: fino a 500 trattative con fase, importo, ricavi attesi e stato del contatto.
- «Contatti»: registro di telefonate, e-mail e incontri, fino a 1000 registrazioni.
- «Imbuto di vendita»: trattative e importi per fase, conversione e scontrino medio.
- «Commerciali»: risultati per collaboratore, fino a 10 commerciali.
I contatti scaduti sono evidenziati. Il pacchetto include un foglio vuoto e un esempio compilato con dati fittizi. È un foglio Excel con formule normali, non un programma gestionale: funziona con Excel 2007 e successivi e con LibreOffice, senza macro, in italiano. Il calcolo è indicativo. Il modello è a pagamento; correzioni e nuove versioni sono gratuite.
FAQ
Excel può davvero sostituire un CRM online?
Per pochi commerciali e qualche centinaio di clienti sì. Quando servono accessi simultanei, integrazione con la posta o automazioni, ha senso passare a un servizio dedicato.
Come scelgo le probabilità delle fasi?
Partite da stime prudenti e correggetele dopo qualche mese confrontandole con le trattative realmente vinte per ogni fase.
Ogni quanto devo ricontattare un cliente?
Dipende dal ciclo di vendita. In una trattativa attiva, di solito ogni 3-7 giorni; per i clienti già acquisiti anche una volta al mese o al trimestre.
Come proteggo i dati dei clienti?
Salvate il file in un luogo con accesso limitato, usate una password sul file e fate copie di sicurezza regolari. Per gli obblighi sulla privacy informatevi presso un consulente.
