KHIZHNYAKOVGestione dei candidati e funnel di selezione in Excel: dal curriculum all'assunzione
Funnel di selezione in Excel: posizioni e candidati — Modello Excel — Vedi il modello →
I curriculum arrivano via email, i candidati scrivono su più chat, i colloqui sono segnati nel calendario di qualcuno. Dopo una settimana non sai più a chi hai risposto, chi era in attesa di un secondo colloquio e perché hai scartato un profilo promettente. Per i candidati questo significa silenzio e brutta impressione sull'azienda; per te, tempo perso.
Per una piccola azienda o un'agenzia, un foglio Excel con posizioni, candidati e fasi è spesso tutto ciò che serve. Ecco come strutturarlo.
Due elenchi collegati
Posizioni: ruolo, reparto, fascia retributiva, stato (aperta, chiusa, in pausa) e numero di persone richieste.
Candidati: nome, posizione, fonte, fase, data dell'ultimo contatto, note.
Il candidato è collegato alla posizione tramite un elenco a tendina: così non scrivi due volte lo stesso ruolo in modi diversi e puoi contare i candidati per posizione.
Le fasi del funnel
Definisci poche fasi chiare, uguali per tutti i ruoli. Un esempio:
- Candidatura
- Telefonata
- Colloquio
- Test
- Offerta
- Assunzione
Aggiungi uno stato finale «Scartato» (con la motivazione nelle note) e uno per chi si ritira. Troppe fasi rendono il foglio difficile da tenere aggiornato.
Il promemoria dei contatti
Il problema principale è non lasciare i candidati senza risposta. Se registri la data dell'ultimo contatto, una formula evidenzia chi ha atteso troppo. Con una soglia di 5 giorni in H1:
=SE(E(D2<>"Scartato";D2<>"Assunzione";OGGI()-F2>$H$1);"Contattare";"")
dove D2 è la fase e F2 la data dell'ultimo contatto. Filtrando per «Contattare» ottieni la lista di chi scrivere o chiamare oggi. È un modo molto concreto per migliorare l'esperienza dei candidati.
Misurare la conversione
Conta quanti candidati sono arrivati a ogni fase con CONTA.SE. Esempio per una posizione di commesso/a:
| Fase | Candidati | Conversione dalla fase precedente |
|---|---|---|
| Candidatura | 60 | – |
| Telefonata | 24 | 40% |
| Colloquio | 10 | 42% |
| Offerta | 3 | 30% |
| Assunzione | 2 | 67% |
Se sono 60 candidature per 2 assunzioni, la conversione complessiva è 2 ÷ 60 ≈ 3,3%. Questi numeri aiutano a pianificare: per assumere altre 3 persone servono circa 90 candidature.
Per il conteggio: =CONTA.SE(D2:D301;"Colloquio"). Attenzione: se conti i candidati «attualmente» in una fase, chi è andato avanti non compare più. Per un funnel serve contare chi ha raggiunto almeno quella fase.
Le fonti: dove trovi i candidati migliori
Segna per ogni candidato da dove arriva: annuncio sul sito, portale di annunci, passaparola, social. A fine ciclo guarda quanti candidati e quante assunzioni ha dato ciascuna fonte. Un portale costoso che porta 40 curriculum e nessuna assunzione va rivisto; il passaparola con 5 candidati e 2 assunzioni merita più attenzione. Servono pochi casi per sospettare, molti per essere sicuri: non prendere decisioni definitive su numeri piccoli.
Errori comuni
- Non annotare il motivo dello scarto. Tra sei mesi non ricorderai perché.
- Conservare dati personali senza regole. I curriculum contengono dati sensibili: tieni il file protetto, non conservarlo più del necessario e rispetta le norme sulla privacy.
- Più fogli per le stesse persone. Un solo elenco, con filtri.
- Dimenticare di chiudere la posizione. Candidati che continuano ad arrivare per un ruolo già coperto creano rumore.
Modello Excel per la selezione del personale
Il modello «Funnel di selezione» è strutturato così:
- «Posizioni»: ruolo, reparto, fascia retributiva, stato e persone richieste.
- «Candidati»: fonte, fase, data dell'ultimo contatto e azione consigliata.
- «Da contattare»: i candidati che è ora di chiamare o a cui scrivere.
- «Funnel»: numero di candidati per fase e conversione.
Le fasi predefinite sono candidatura, telefonata, colloquio, test, offerta e assunzione, e i nomi si possono modificare nei «Parametri». Se dall'ultimo contatto sono passati più giorni della soglia impostata, il candidato compare in «Da contattare». Il funnel conta le candidature anche per fonte. Puoi gestire fino a 30 posizioni e 300 candidati.
Il pacchetto comprende un modello vuoto e un esempio compilato con dati fittizi. È un foglio Excel con formule normali, senza macro, per Excel 2007 e versioni successive e LibreOffice, in italiano. È a pagamento, con correzioni e nuove versioni gratuite. Il calcolo è indicativo.
Domande frequenti
Excel basta per la selezione del personale?
Per una piccola azienda o per poche posizioni contemporanee sì. Se ricevi centinaia di candidature a settimana, un software dedicato (ATS) fa risparmiare tempo.
Quanto tempo posso conservare i curriculum?
Dipende dalle norme sulla privacy applicabili e da ciò che hai comunicato ai candidati. Stabilisci un periodo, informa i candidati e cancella i dati alla scadenza.
Come rispondo ai candidati scartati?
Con un messaggio breve e cortese, meglio se entro una o due settimane. Il filtro «Da contattare» ti ricorda anche questo.
Come scelgo tra due candidati simili?
Usa gli stessi criteri per tutti e annotali subito dopo il colloquio. Un punteggio da 1 a 5 su tre o quattro criteri riduce l'effetto della memoria.
