KHIZHNYAKOVOrdini di lavoro per officina in Excel: lavorazioni, ricambi, utile e compensi dei meccanici
Ordini di lavoro per officina in Excel: lavorazioni, ricambi, meccanici, compensi — Modello Excel — Vedi il modello →
In una piccola officina gli ordini sono su un quaderno, su biglietti attaccati ai cruscotti e nei messaggi del telefono. Quando il cliente chiede «a che punto siamo?» o a fine mese ti domandi quanto hai guadagnato davvero, le risposte richiedono mezz'ora di ricerca.
Un foglio Excel impostato bene ti dà ordine senza comprare un gestionale: un ordine, una riga; le voci di lavoro e ricambi in un elenco a parte; i calcoli automatici. Vediamo come.
L'ordine e le sue voci
Ordine di lavoro: numero progressivo, data, cliente, telefono, veicolo, targa, chilometraggio, meccanico, stato (ad esempio «Accettato», «In lavorazione», «Pronto», «Consegnato») e importo pagato.
Voci: una riga per ogni lavorazione o ricambio, con il numero dell'ordine a cui appartiene, descrizione, quantità e prezzo.
La separazione è fondamentale: un ordine può avere sette voci (olio, filtro, manodopera...), e il totale si ottiene sommando.
=SOMMA.SE(Voci!A:A;A2;Voci!F:F)
Il prezzo viene dal listino
Per le lavorazioni tieni un listino (cambio olio, sostituzione pastiglie, convergenza...) con il prezzo standard. Nelle voci il prezzo si prende da lì:
=SE.ERRORE(CERCA.VERT(C2;Listino!A:B;2;FALSO);"")
Se un lavoro costa di più, c'è una colonna «prezzo personalizzato» che ha la precedenza:
=SE(G2<>"";G2;prezzo_listino)
Ricambi con ricarico
Per i ricambi conosci il prezzo d'acquisto; il prezzo al cliente si ottiene con un ricarico percentuale.
Esempio: filtro dell'olio acquistato a 8 euro, ricarico del 25%.
Prezzo al cliente = 8 × (1 + 25%) = 10 euro, con utile di 2 euro.
=D2*(1+Ricarico)
Con la percentuale in una cella di parametri, se vuoi cambiarla lo fai una sola volta. Un prezzo personalizzato prevale comunque sul calcolo, per i casi particolari.
Utile e crediti
Il ricavo di un ordine è lavorazioni più ricambi. L'utile è il ricavo meno il costo dei ricambi (la manodopera ha un costo diverso, che dipende da come paghi i meccanici).
Esempio: ordine con manodopera 90 euro e ricambi a 60 euro al cliente (costo 48). Totale 150 euro, utile sui ricambi 12 euro.
Il saldo da pagare è il totale meno quanto pagato. Con un acconto di 50, il cliente deve ancora 100 euro. Sommando i saldi degli ordini «Consegnato» ottieni i crediti verso i clienti, un numero che molte officine ignorano fino a quando il cassetto è vuoto.
Il compenso del meccanico
Se il meccanico è pagato con una percentuale sulle lavorazioni, il calcolo è trasparente:
Compenso = somma delle lavorazioni × percentuale
Con 2.400 euro di lavorazioni nel mese e una percentuale del 30%: 2.400 × 0,30 = 720 euro. I ricambi non entrano nel compenso e, per correttezza, si contano solo gli ordini finiti (stato «Pronto» o «Consegnato»). Le percentuali sono un esempio: quelle vere dipendono dagli accordi con i tuoi collaboratori.
Con SOMMA.PIÙ.SE filtri per meccanico, stato e mese:
=SOMMA.PIÙ.SE(Lavorazioni;Meccanico;A2;Stato;"Pronto")+SOMMA.PIÙ.SE(Lavorazioni;Meccanico;A2;Stato;"Consegnato")
Errori comuni
- Targa e chilometraggio non annotati. Servono per lo storico del veicolo e per i tagliandi successivi.
- Prezzi riscritti a mano ogni volta. Con il listino i prezzi sono coerenti e puoi aggiornarli in un punto.
- Ordini senza stato. Non puoi sapere cosa è fermo.
- Ricambi senza ricarico definito. Se decidi il prezzo ad occhio, i margini variano.
- Dimenticare i crediti. Un cliente che «passa domani» a pagare può essere una perdita.
Modello Excel per l'officina
Il modello «Ordini di lavoro per officina» comprende:
- «Anagrafiche»: listino delle lavorazioni, meccanici con percentuale sulle lavorazioni, ricarico sui ricambi e primo mese del riepilogo.
- «Ordini di lavoro»: fino a 1000 ordini; lavorazioni, ricambi, totale, saldo da pagare, utile e compenso del meccanico si calcolano da soli.
- «Voci»: fino a 3000 righe di lavorazioni e ricambi con prezzo automatico e controllo del numero ordine.
- «Riepilogo»: ricavo e utile per mese, carico di lavoro e compensi dei meccanici, stati degli ordini, crediti verso i clienti e due grafici.
Il ricarico predefinito sui ricambi è il 25% e puoi modificarlo. Il prezzo della lavorazione viene dal listino; una colonna «Prezzo personalizzato» ha la precedenza.
È pensato per piccole officine, gommisti, meccanici indipendenti e autofficine in garage. Il pacchetto include un modello vuoto e un esempio con dati fittizi. È un foglio Excel con formule normali, senza macro, per Excel 2007 e versioni successive e LibreOffice, in italiano. È a pagamento, con correzioni e nuove versioni incluse. Il calcolo è indicativo.
Domande frequenti
Quale ricarico applicare ai ricambi?
Dipende da mercato, concorrenza e costi fissi. Il 25% è un valore di partenza comune, ma se i tuoi costi sono più alti dovrai applicare di più. Calcolalo partendo dal tuo bilancio.
Come gestisco i lavori in garanzia?
Inseriscili come ordini con importo a zero o con una voce dedicata e annota il motivo. In questo modo restano nello storico del veicolo.
Posso usare lo stesso foglio per un gommista?
Sì: cambia il listino (cambio gomme, equilibratura) e usa i ricambi per i pneumatici.
Quanti ordini regge Excel?
Il modello è pensato per 1000 ordini e 3000 voci: per un anno di lavoro in una piccola officina di solito basta. Poi puoi archiviare il file e iniziarne uno nuovo.
