Gestione degli affitti in Excel: contratti, canoni, pagamenti e morosità

Se affitti uno o due appartamenti, l'amministrazione sembra banale: l'inquilino paga il canone ogni mese. Poi arriva il mese in cui il bonifico è parziale, un altro in cui è in ritardo, e il contratto in scadenza di cui ti accorgi quando mancano tre giorni. Il quaderno e la memoria non bastano più.

Una tabella in Excel con quattro elementi (immobili, contratti, pagamenti, riepilogo) ti dice in qualunque momento chi ha pagato, chi deve cosa e quando scade ogni contratto.

Cosa annotare per ogni immobile

• indirizzo o nome dell'immobile;
• inquilino;
• data di inizio e di fine del contratto;
• canone mensile;
• deposito cauzionale;
• giorno del mese in cui è previsto il pagamento.

Una riga per immobile. Fino a una decina di appartamenti, box o locali è più che sufficiente.

Lo stato del contratto in automatico

Non serve ricordarsi le scadenze: si calcolano. Con la data di fine in D2 e un preavviso di 60 giorni in una cella di parametri (per esempio H1):

=SE(D2<OGGI();"Scaduto";SE(D2-OGGI()<=$H$1;"In scadenza";"Attivo"))

Un contratto che termina il 31 agosto sarà «In scadenza» dal 2 luglio. Avere due mesi di margine ti permette di decidere con calma: rinnovare, rivedere il canone, cercare un nuovo inquilino.

Addebiti e pagamenti, mese per mese

Il segreto per non perdere il filo è separare ciò che è dovuto da ciò che è stato incassato. Una tabella con una riga per ogni addebito mensile e una per ogni pagamento ricevuto:

Il debito è la differenza: a fine marzo l'inquilino ha pagato 1.700 euro su 1.950, quindi deve 250 euro. Con SOMMA.SE sul nome dell'immobile:

=SOMMA.SE(Pagamenti!B:B;A2;Pagamenti!C:C)-SOMMA.SE(Pagamenti!B:B;A2;Pagamenti!D:D)

Il risultato positivo indica un debito da sollecitare. Se invece è negativo, l'inquilino ha pagato in anticipo.

Il riepilogo per immobile

Per ogni immobile il riepilogo mostra totale addebitato, totale pagato, debito e stato del contratto. Con questi quattro numeri affiancati vedi subito dove intervenire. Un grafico a colonne dei debiti è particolarmente chiaro.

Se hai più immobili, guarda anche il canone totale mensile: per esempio 650 + 480 + 300 = 1.430 euro. Se un appartamento resta vuoto un mese, perdi il 34% dell'entrata di quel periodo (480 su 1.430 nel caso dell'appartamento intermedio): è la misura concreta del costo di un periodo sfitto.

Sollecitare senza litigare

Una tabella aggiornata rende i solleciti oggettivi: puoi scrivere «a oggi risultano versati 400 euro su 650 per febbraio» invece di discutere a memoria. Invia un promemoria cortese pochi giorni dopo la scadenza. Se il ritardo si ripete, parlane di persona e per le questioni formali rivolgiti a un professionista.

Errori comuni

• Registrare solo i pagamenti. Senza gli addebiti non sai mai se manca qualcosa.
• Dimenticare le spese condominiali o le utenze se le addebiti a parte: fai una colonna dedicata.
• Non tenere traccia del deposito cauzionale. Alla fine del contratto devi sapere quanto e quando restituire.
• Mescolare più immobili nella stessa riga. Un immobile, una riga.
• Confondere gestione e fisco. Il foglio tiene la contabilità dei pagamenti, non sostituisce un consulente per imposte e contratti.

Modello Excel per gli affitti

Il modello «Gestione degli affitti» è pronto all'uso:

• «Parametri»: data del report e preavviso.
• «Immobili»: fino a 10 immobili con inquilino, durata del contratto, canone, deposito cauzionale e giorno di pagamento; lo stato del contratto si calcola da solo.
• «Pagamenti»: fino a 300 addebiti e pagamenti; debito e stato si calcolano da soli.
• «Riepilogo»: addebitato, pagato, debito e stato dei contratti per immobile, con grafico.

Il preavviso di default è 60 giorni e si modifica. Il modello non calcola le imposte: tiene la contabilità di contratti e pagamenti.

Il pacchetto comprende un modello vuoto e un esempio compilato con dati fittizi. È un foglio Excel con formule normali, senza macro, per Excel 2007 e versioni successive e LibreOffice, in italiano. È a pagamento, con correzioni e nuove versioni gratuite.

Domande frequenti

Posso usare lo stesso foglio per stanze e box?

Sì. Ogni stanza o box è un «immobile» con il suo contratto e il suo canone.

Come gestisco un pagamento in anticipo?

Registralo nel mese in cui è arrivato: il debito dell'immobile risulterà negativo, cioè a credito dell'inquilino, e si compenserà nei mesi successivi.

Dopo quanto è corretto sollecitare?

Dipende dal contratto. Molti proprietari mandano un promemoria cortese dopo pochi giorni dalla data di pagamento, senza aspettare la fine del mese.

Che dati devo proteggere?

Il file contiene nomi e canoni: proteggilo con una password e conserva una copia di sicurezza.