KHIZHNYAKOVRegistro delle lezioni private in Excel: tariffe, pagamenti e saldo di ogni allievo
Registro lezioni private e pagamenti — modello Excel — Vedi il modello →
Quando gli allievi sono due, ricordare tutto è facile. Quando diventano dieci, con tariffe diverse, lezioni disdette all'ultimo momento e pagamenti che arrivano a pacchetti, ci si confonde: «Questo mese quante lezioni ha fatto Luca? Me le ha pagate?».
Un registro in Excel, con una riga per lezione e una per pagamento, risolve il problema senza calcoli a mano. In questa guida vedi come costruirlo, con un esempio completo.
Tre elenchi
- Allievi: nome, contatti, materia, tariffa per 60 minuti.
- Lezioni: data, allievo, durata, stato (svolta, annullata...).
- Pagamenti: data, allievo, importo, modalità.
Il resto (importo di ogni lezione, totale maturato, saldo) si calcola.
Quanto vale una lezione
La tariffa è riferita a 60 minuti; la durata può cambiare. Importo = tariffa × durata ÷ 60.
Esempio: tariffa 25 euro l'ora, lezione di 90 minuti: 25 × 90 ÷ 60 = 37,50 euro.
=CERCA.VERT(B2;Allievi!A:D;4;FALSO)*C2/60
Annullamenti: decidi la regola prima
Le lezioni disdette sono il punto più delicato. Una regola chiara, comunicata all'inizio, evita discussioni. Un esempio di politica:
| Stato | Si paga |
|---|---|
| Svolta | 100% |
| Prova | 50% |
| Annullata dall'allievo con preavviso | 0% |
| Annullata all'ultimo momento | 100% |
| Annullata dall'insegnante | 0% |
(sono percentuali d'esempio: decidi tu quelle che applichi). Nel foglio le percentuali stanno in una piccola tabella e l'importo finale è
=tariffa*durata/60*CERCA.VERT(stato;Percentuali;2;FALSO)
Così, se cambi idea sul 100% dell'ultimo momento, modifichi una cella invece di cento righe.
Saldo: debito o anticipo
Per ogni allievo:
- Maturato = somma degli importi delle sue lezioni
- Pagato = somma dei suoi pagamenti
- Saldo = pagato − maturato
Esempio: Sara ha fatto 8 lezioni da 60 minuti a 25 euro: maturato 200 euro. Ha pagato 150 euro. Saldo = −50 euro, cioè debito di 50 euro. Se avesse pagato 250, il saldo sarebbe +50: anticipo.
=SOMMA.SE(Pagamenti!B:B;A2;Pagamenti!C:C)-SOMMA.SE(Lezioni!B:B;A2;Lezioni!E:E)
Aggiungi quante lezioni copre l'anticipo: =SE(saldo>0;ARROTONDA.PER.DIF(saldo/tariffa;0);0). Con 50 euro e tariffa 25, due lezioni. È molto comodo per chiedere il rinnovo del pacchetto al momento giusto.
Gli incassi nel tempo
Il riepilogo che serve a un insegnante privato:
- incassi per mese, distinguendo il maturato (lezioni fatte) dal ricevuto (soldi arrivati);
- ore totali e incasso medio per ora;
- ripartizione per materia (inglese, matematica, pianoforte...).
Se noti che la matematica rende più dell'inglese per ora, puoi decidere come usare il tuo tempo.
Errori comuni
- Segnare le lezioni solo quando arriva il pagamento. Il registro serve a sapere cosa è dovuto.
- Tariffe diverse non registrate. Se un allievo ha un prezzo particolare, mettilo nella sua scheda, non in una nota mentale.
- Non scrivere gli annullamenti. Serve per sapere chi disdice spesso.
- Ignorare le tasse. Un registro non calcola imposte né ricevute: segui le regole del tuo regime con un professionista.
Modello Excel per le lezioni private
Il modello «Registro lezioni private e pagamenti» fa tutto questo:
- «Elenchi»: materie, stati delle lezioni con percentuale di pagamento, formato e modalità di pagamento.
- «Allievi»: fino a 40 allievi con tariffa, contatti, numero di lezioni, maturato, pagato, saldo e semaforo dei conti.
- «Lezioni» e «Pagamenti»: registri rispettivamente da 2000 e 1000 righe.
- «Riepilogo»: incassi per mese (maturato e ricevuto), ore, incasso medio, ripartizione per materia e grafici.
Per impostazione predefinita l'annullamento tardivo dell'allievo è pagato per intero, mentre l'annullamento con anticipo e quello dell'insegnante non sono pagati; le percentuali si possono modificare. La tabella mostra anche per quante lezioni basta il denaro versato.
Nel pacchetto trovi un modello vuoto e un esempio con dati fittizi. È un foglio Excel con formule normali, senza macro, per Excel 2007 e versioni successive e LibreOffice, in italiano. È a pagamento; correzioni e nuove versioni sono incluse. Non calcola imposte né ricevute e il calcolo è indicativo.
Domande frequenti
Meglio far pagare a lezione o a pacchetto?
Il pacchetto garantisce incassi anticipati e meno discussioni, ma richiede fiducia reciproca. Con il registro puoi gestire entrambi: un pacchetto è un pagamento unico che genera un saldo positivo.
Come gestisco le lezioni di gruppo?
Registra una riga per ciascun allievo con la sua quota. Così il saldo di ognuno resta corretto anche se partecipano in due o tre.
Quanto tempo richiede il registro?
Meno di un minuto dopo ogni lezione. Il momento migliore per compilarlo è subito dopo, quando ricordi tutto.
Come comunico il saldo agli allievi o ai genitori?
Con un messaggio breve a fine mese: lezioni fatte, importo, pagato, saldo. I numeri chiari tolgono imbarazzo.
