Gestione di ferie e assenze dei dipendenti in Excel, con calendario del reparto

Chi è in ferie questa settimana? Quanti giorni restano a Giulia? E se approviamo la richiesta di Paolo, rimarranno abbastanza persone in reparto? In molte piccole organizzazioni le risposte stanno nella memoria del responsabile e in un mucchio di e-mail. Funziona fino al primo agosto.

Con Excel puoi sostituire la memoria con un registro: ogni assenza è una riga, il calendario si disegna da solo e il residuo ferie si calcola. Vediamo come impostarlo, con formule ed esempio. Le regole su spettanze, malattia e permessi cambiano da paese a paese e da contratto a contratto: verificale e inseriscile come parametri.

Il registro delle assenze

Una riga per assenza, con: dipendente, tipo (ferie, malattia, permesso, trasferta), data di inizio, data di fine e un riferimento facoltativo (numero di pratica, certificato). Le assenze divise in più parti vanno in righe separate: è più semplice da controllare e il residuo si detrae comunque dalla somma.

I tipi di assenza si scelgono da un menu a tendina, mai a mano. Per il calendario conviene dare a ciascun tipo un codice breve: F per ferie, M per malattia, P per permesso, T per trasferta.

Giorni di calendario e giorni lavorativi

Le ferie si contano in modi diversi a seconda delle regole: giorni di calendario, giorni lavorativi, a volte con i festivi esclusi. Excel offre GIORNI.LAVORATIVI.TOT(inizio; fine; festivi), che esclude sabato, domenica e un elenco di festivi che indichi tu:

=GIORNI.LAVORATIVI.TOT(C2; D2; Festivi)

Per i giorni di calendario: =D2-C2+1. Se la settimana lavorativa non è lunedì–venerdì, esiste GIORNI.LAVORATIVI.TOT.INTL. Tieni l'elenco dei festivi in una tabella dei parametri e aggiornalo ogni anno.

Il residuo ferie

Per ogni dipendente:

residuo = spettanza annuale + riporto - godute - pianificate

Le godute sono le ferie con data di fine già trascorsa, le pianificate quelle future. Entrambe si ottengono con SOMMA.PIÙ.SE sul registro, filtrando dipendente, tipo «Ferie» e data rispetto a OGGI(). Il monte annuale e le regole di riporto sono parametri tuoi.

Un esempio: spettanza 26 giorni, riporto 3, godute 12, pianificate 8 → residuo 26 + 3 − 12 − 8 = 9 giorni. Aggiungi una soglia di «residuo elevato» (per esempio più di 10 giorni a ottobre): segnala chi rischia di accumulare ferie non godute.

Il calendario del reparto

Il calendario mensile è una matrice: dipendenti in riga, giorni del mese in colonna. In ogni cella cerchi se in quella data esiste un'assenza per quella persona e mostri il codice:

=SE(CONTA.PIÙ.SE(Registro!A:A; $A5; Registro!C:C; "<="&C$4; Registro!D:D; ">="&C$4)>0; "F"; "")

Per mostrare codici diversi si può annidare la ricerca per tipo, oppure fare una formula per tipo e unire i risultati. Sotto la matrice, una riga con CONTA.SE sul numero di assenti per giorno.

Il limite di assenti contemporanei

Nei reparti piccoli la domanda vera è: possiamo permetterci di averne tre assenti lo stesso giorno? Imposta il numero massimo e usa la formattazione condizionale per colorare in rosso i giorni in cui la riga «assenti» supera il limite. Così, prima di approvare una richiesta, vedi subito se il calendario regge.

Sovrapposizioni ed errori

Due assenze della stessa persona nello stesso giorno sono quasi sempre un errore. Una formula di controllo:

=SE(CONTA.PIÙ.SE(A:A; A2; C:C; "<="&D2; D:D; ">="&C2)>1; "Sovrapposizione"; "")

Controlla anche che la data di fine non preceda quella di inizio.

Errori comuni

• Festivi non aggiornati: i giorni lavorativi risultano sbagliati.
• Ferie senza tipo: non si riesce a separare ferie, malattia e permessi.
• Un file per ogni reparto, senza regole comuni: i dati non si confrontano.
• Dati sanitari in chiaro: per le malattie registra solo il tipo e le date, non la diagnosi, e proteggi il file.

Modello Excel già pronto

Il modello «Gestione assenze dei dipendenti» include tutta questa struttura. «Parametri» contiene anno, monte ferie, numero massimo di assenti contemporaneamente, soglia di residuo elevato, giorni festivi e reparti. «Dipendenti» gestisce fino a 60 persone con riporto ferie, godute, pianificate, residuo, malattie, permessi, trasferte, stato di oggi e controllo.

In «Assenze» inserisci fino a 800 registrazioni con tipo, date e riferimento; giorni di calendario e lavorativi, stato e controllo delle sovrapposizioni sono automatici. «Calendario» mostra le presenze del reparto per qualsiasi mese con i codici F, M, P, T, il numero di assenti per giorno e i totali per dipendente, mentre «Riepilogo» dà assenze per mese e tipo, controllo per reparto e due grafici.

Nel pacchetto: una tabella vuota e un esempio compilato con dati fittizi. Funziona con Excel 2007 e successivi e con LibreOffice, senza macro, ed è a pagamento. È un foglio di calcolo, non un software gestionale; i valori nei parametri vanno confrontati con le norme in vigore.

FAQ

Come gestisco le mezze giornate?

Se ti servono, usa una colonna «giorni» che puoi compilare a mano con 0,5 e sommala al posto del calcolo automatico. Va concordato prima come contarle.

Le malattie si sottraggono dalle ferie?

Dipende dal contratto e dalle norme del tuo paese. Nel registro tieni i tipi separati e decidi nella formula del residuo quali tipi detrarre.

Quanti giorni di preavviso per chiedere le ferie?

È una regola interna o contrattuale, non del foglio. Il calendario ti aiuta a valutare la richiesta, non a stabilirne i termini.

Posso vedere un mese passato o futuro?

Sì: nel calendario basta inserire una data del mese desiderato e la matrice si ridisegna.