KHIZHNYAKOVGestione immobili e visite per l'agente immobiliare: guida con Excel
Gestione immobili e visite per agenti immobiliari in Excel — Modello Excel — Vedi il modello →
Un agente immobiliare indipendente gestisce in contemporanea decine di immobili, proprietari, acquirenti e visite. Le informazioni stanno in rubrica, in WhatsApp, su un'agenda cartacea: finché i numeri sono pochi funziona, poi arriva il giorno in cui un cliente interessato non viene richiamato e compra da un altro.
Non serve per forza un CRM da centinaia di euro l'anno. Un foglio Excel ben impostato risponde alle domande che contano: quali immobili ho, a chi devo telefonare oggi, quanto posso incassare se chiudo le trattative aperte. Qui vedi come costruirlo.
Le quattro tabelle di base
Evita il foglio unico con trenta colonne. Funziona meglio dividere i dati in quattro elenchi collegati:
- Immobili: indirizzo, tipo, prezzo richiesto, stato (libero, in trattativa, venduto), proprietario, percentuale di provvigione.
- Visite: data, cliente, immobile visitato, esito, data del prossimo contatto.
- Compravendite: immobili venduti, prezzo finale, provvigione incassata.
- Da richiamare: l'elenco dei clienti da contattare oggi.
L'idea è registrare ogni dato una volta sola. Se il prezzo cambia, lo modifichi in «Immobili» e tutto il resto si aggiorna.
La provvigione attesa, con un esempio
Immagina un bilocale a 180.000 euro con provvigione del 3% a carico del venditore (le percentuali reali dipendono dal tuo incarico: qui è solo un esempio).
Provvigione = 180.000 × 3% = 5.400 euro.
Con il prezzo in D2 e la percentuale in H2:
=D2*H2
Per la provvigione attesa dell'intero portafoglio considera solo gli immobili «in trattativa». Se lo stato è nella colonna E:
=SOMMA.PRODOTTO((E2:E101="In trattativa")*D2:D101*H2:H101)
Moltiplicando per una probabilità di chiusura (ad esempio 50%) ottieni una stima prudente degli incassi dei prossimi mesi. È una stima, non una promessa: serve per pianificare, non per spendere in anticipo.
Il promemoria «Da richiamare oggi»
È la parte che fa la differenza. In ogni visita annoti la data del prossimo contatto. La formula più semplice per segnalare le scadenze è:
=SE(F2<=OGGI();"Richiamare";"")
Dove F2 è la data concordata con il cliente. Filtrando la colonna per «Richiamare» ottieni la lista della giornata. Se lasci una data vuota, la formula la tratta come zero e segnala tutto: aggiungi quindi un controllo con
=SE(E(F2<>"";F2<=OGGI());"Richiamare";"")
Misurare le visite: l'imbuto di vendita
Una volta registrate le visite, conta quante arrivano a ogni fase. Esempio su un mese:
| Fase | Numero |
|---|---|
| Visite effettuate | 24 |
| Clienti che richiedono una seconda visita | 9 |
| Proposte presentate | 4 |
| Compravendite concluse | 1 |
Da 24 visite ad 1 vendita: la conversione è circa il 4%. Con =CONTA.SE(D2:D200;"Proposta") conti le righe per esito. Se dopo tre mesi vedi che le proposte sono tante ma le vendite poche, il problema è nella trattativa; se le visite sono poche, il problema è a monte (annunci, prezzo, foto).
Errori comuni
- Mescolare dati di clienti e immobili nella stessa riga. Quando un cliente visita tre immobili, copi i suoi dati tre volte e prima o poi sbagli un numero di telefono.
- Non scrivere l'esito della visita. «Ha detto che ci pensa» non basta: segna se ha chiesto sconto, se serve un mutuo, quando ti ha detto di richiamare.
- Stati scritti a mano. «Venduto», «venduto!» e «Venduta» rompono ogni conteggio. Usa un elenco a tendina.
- Dimenticare la privacy. Il file contiene dati personali di clienti e proprietari: proteggilo con password e fanne una copia di sicurezza.
Modello Excel per agenti immobiliari
Il modello «Gestione immobili e visite» riunisce tutto questo in un unico file:
- «Immobili»: indirizzo, tipo, prezzo, stato, proprietario e provvigione.
- «Visite»: data, cliente, immobile ed esito.
- «Compravendite»: vendite concluse e provvigione.
- «Da richiamare»: i clienti da chiamare e un riepilogo dell'imbuto di vendita.
La provvigione attesa si calcola applicando la percentuale impostata nei «Parametri» al prezzo dell'immobile, e quando arriva la data del prossimo contatto il cliente compare da solo in «Da richiamare». Puoi gestire fino a 100 immobili e 400 visite.
Il pacchetto contiene un foglio vuoto e un esempio compilato con dati fittizi. È un foglio Excel con formule normali, senza macro, per Excel 2007 e versioni successive e LibreOffice, in italiano. È un modello a pagamento; correzioni e nuove versioni sono incluse. I valori sono nei parametri e il calcolo è indicativo.
Domande frequenti
Excel basta o devo passare a un CRM?
Fino a qualche decina di immobili e a un paio di visite al giorno, Excel è più che sufficiente e molto più veloce da personalizzare. Un CRM diventa utile quando lavorano più persone contemporaneamente sugli stessi dati.
Come proteggo i dati dei clienti nel file?
Salva il file con una password (File, Informazioni, Proteggi cartella di lavoro), conservalo solo su dispositivi tuoi e fai una copia di sicurezza regolare.
Quanto spesso devo aggiornare la tabella?
Subito dopo ogni visita o telefonata, in due minuti. Aggiornare a fine settimana significa dimenticare i dettagli e perdere il valore del promemoria.
Posso calcolare provvigioni diverse per ogni immobile?
Sì: basta una colonna con la percentuale per immobile, come nell'esempio sopra, invece di una percentuale unica.
