Inventario delle attrezzature d'ufficio in Excel: chi ha cosa e fino a quando è in garanzia

In un ufficio con una ventina di persone, dopo un paio d'anni nessuno sa più dove sia il vecchio notebook, chi abbia il monitor in più o se la stampante rotta sia ancora in garanzia. Quando serve il numero di serie per un'assistenza, si gira per le scrivanie con il telefono in mano.

Un inventario ben fatto elimina il problema e richiede poco: una tabella delle attrezzature, un registro dei passaggi di mano e due formule. Vediamo come impostarlo.

Due registri, non uno

L'errore più frequente è scrivere il nome del dipendente accanto all'attrezzatura. Quando l'oggetto passa a un altro collega, cancelli il vecchio nome e perdi la storia. La soluzione è tenere separati:

• Registro delle attrezzature: una riga per oggetto, con numero di inventario (unico), numero di serie, modello, data di acquisto, costo e scadenza della garanzia.
• Registro delle assegnazioni: una riga per ogni evento (consegna, trasferimento, reso a magazzino) con data, numero di inventario e dipendente.

L'assegnatario attuale non si scrive: si ricava dall'ultima riga del registro per quel numero di inventario.

Trovare chi ha l'oggetto adesso

Con le assegnazioni in un foglio con data in A, inventario in B e dipendente in C, e ordinate per data crescente, l'ultimo assegnatario di un numero in B2 (nel foglio delle attrezzature) si ricava così:

=SE.ERRORE(INDICE(Assegnazioni!C:C;CONFRONTA(2;1/(Assegnazioni!B:B=B2));1);"Magazzino")

In alcune versioni di Excel la formula va confermata con Ctrl+Maiusc+Invio. Se non vuoi formule a matrice, aggiungi in Assegnazioni una colonna d'appoggio con il numero progressivo e usa CERCA.VERT sul valore massimo. Ricorda di gestire il caso «reso a magazzino»: in quel caso l'oggetto non è più di nessuno.

Il semaforo della garanzia

Esempio: un notebook acquistato il 15/03/2024 con 24 mesi di garanzia, fino al 15/03/2026. Con la scadenza in F2 e 60 giorni di preavviso:

=SE(F2<OGGI();"Scaduta";SE(F2-OGGI()<=60;"In scadenza";"Valida"))

Aggiungi la formattazione condizionale: verde, giallo e rosso. Due mesi di anticipo bastano per decidere se rinnovare l'assistenza o pianificare la sostituzione.

Quanto vale il parco macchine

Il costo per tipo di attrezzatura e per reparto serve per i budget. Con SOMMA.SE:

=SOMMA.SE(C2:C300;"Notebook";G2:G300)

Con 12 notebook da 850 euro l'uno il totale è 10.200 euro. Fare lo stesso per reparto aiuta a capire dove si concentra la spesa e a pianificare il ricambio, per esempio dopo quattro anni.

Errori da evitare

• Numeri di inventario duplicati. Con due oggetti dallo stesso numero, tutto il sistema si confonde. Aggiungi un controllo con =CONTA.SE(A:A;A2)>1.
• Dimenticare di registrare il trasferimento. Se due colleghi si scambiano il monitor «tra loro», l'inventario diventa falso. Stabilisci una regola: nessun passaggio senza una riga nel registro.
• Non fotografare l'etichetta del numero di serie. Spesso è dietro l'apparecchio o sotto la batteria: meglio annotarla al momento dell'acquisto.
• Confondere inventario e documento ufficiale. La tabella è uno strumento di gestione: verbali di consegna e documenti contabili si redigono a parte.

Modello Excel per l'inventario d'ufficio

Il modello «Gestione dotazione d'ufficio e assegnazioni ai dipendenti» applica questo metodo:

• «Elenchi»: tipi di dotazione, reparti, dipendenti (nome, reparto, qualifica) e parametri.
• «Registro»: fino a 300 unità, con numero di inventario e di serie, modello, data di acquisto, costo, garanzia, stato. Assegnazione e semaforo della garanzia si calcolano da soli.
• «Assegnazioni»: fino a 1000 operazioni (consegna, trasferimento, reso a magazzino) con controllo delle registrazioni.
• «Riepilogo»: quantità e costo per tipo, reparto e dipendente, con grafico.
• «Scheda dipendente»: scegli il nome e vedi cosa gli è assegnato, il valore e lo storico; il foglio è comodo da stampare.

Il preavviso della garanzia si imposta nei parametri (60 giorni di default): «In scadenza» è giallo, «Scaduta» è rosso. Se l'ultima operazione è un reso a magazzino, l'unità risulta in magazzino.

Il pacchetto include un modello vuoto e un esempio compilato con dati fittizi. È un foglio Excel con formule normali, senza macro, per Excel 2007 e versioni successive e LibreOffice, in italiano. È a pagamento, con correzioni e nuove versioni gratuite. Non sostituisce i verbali di consegna; il calcolo è indicativo.

Domande frequenti

Come assegno i numeri di inventario?

Usa un prefisso per tipo e un progressivo, per esempio NB-001 per i notebook e MON-001 per i monitor. Scrivi il numero con un'etichetta adesiva sull'oggetto.

Conviene inventariare anche mouse e tastiere?

Di solito no. Inventaria ciò che ha valore, numero di serie o garanzia: computer, monitor, stampanti, telefoni. Per il materiale minuto basta un conteggio periodico.

Ogni quanto conviene fare un controllo fisico?

Una volta l'anno, confrontando l'elenco con ciò che è davvero sulle scrivanie. La scheda stampata per dipendente rende il controllo molto più rapido.

Che cosa faccio con le attrezzature dismesse?

Cambia lo stato (ad esempio «Dismesso») invece di cancellare la riga, così la storia resta e il valore non rientra nei totali in uso.