KHIZHNYAKOVGestione di magazzino in Excel: giacenze, scorta minima e riordino
Gestione di magazzino in Excel — modello — Vedi il modello →
Per un piccolo magazzino, un negozio o un ufficio il gestionale completo è spesso eccessivo: costa, richiede formazione e si usa a metà. Eppure quasi ogni giorno qualcuno chiede "ce n'è ancora?" e nessuno sa rispondere con certezza.
Un foglio Excel ben progettato basta per sapere cosa c'è, quanto vale e cosa ordinare. La regola d'oro: nessuno scrive la giacenza a mano. Si registrano solo entrate e uscite, e la giacenza è sempre il risultato di un calcolo.
La struttura: tre elenchi
1. Anagrafica
Una riga per articolo:
| Codice | Descrizione | Gruppo | Unità | Scorta minima | Prezzo |
|---|---|---|---|---|---|
| A001 | Carta A4 | Cancelleria | risma | 20 | 4,20 € |
| A002 | Toner nero | Stampa | pz | 3 | 65,00 € |
Il codice deve essere univoco e non cambiare mai. La scorta minima è la quantità sotto la quale devi riordinare.
2. Entrate
Data, codice, quantità, eventualmente fornitore e documento. La descrizione puoi recuperarla in automatico:
=SE.ERRORE(CERCA.VERT(B2; Anagrafica!$A$2:$B$300; 2; FALSO); "")
3. Uscite
Stessa struttura. Qui aggiungi un controllo importante: se la quantità uscita supera la giacenza, la riga si colora di rosso.
Il calcolo della giacenza
Nell'anagrafica, accanto a ogni articolo:
giacenza = SOMMA.SE(Entrate!B:B; A2; Entrate!C:C) − SOMMA.SE(Uscite!B:B; A2; Uscite!C:C)
In forma di formula Excel:
=SOMMA.SE(Entrate!$B:$B; A2; Entrate!$C:$C)-SOMMA.SE(Uscite!$B:$B; A2; Uscite!$C:$C)
Il valore a magazzino è giacenza per prezzo: =G2*F2. La somma per gruppo si ottiene con SOMMA.SE sulla colonna del gruppo.
Lo stato «Riordinare»
=SE(G2<=0; "Esaurito"; SE(G2<=E2; "Riordinare"; "OK"))
Con una formattazione condizionale arancione per "Riordinare" e rossa per "Esaurito" vedi subito dove intervenire. Per sapere quanti articoli sono da ordinare: =CONTA.SE(H2:H300; "Riordinare").
Esempio con numeri
Toner nero, scorta minima 3.
| Movimento | Quantità |
|---|---|
| Entrata 10/01 | 6 |
| Uscita 15/01 | 2 |
| Uscita 28/01 | 2 |
| Giacenza | 2 |
Con giacenza 2 e scorta minima 3 il foglio mostra "Riordinare". Il valore a magazzino è 2 × 65 = 130 €.
Come fissare la scorta minima
Non esiste un numero universale. Un criterio pratico: consumo medio nel tempo di consegna del fornitore, più una piccola riserva. Se consumi 4 toner al mese e il fornitore consegna in 10 giorni, servono circa 1,5 toner per il tempo di consegna: con una riserva di sicurezza di 1-2 pezzi, una scorta minima di 3 è ragionevole. Rivedi i valori ogni tanto, perché i consumi cambiano.
Errori da evitare
- Modificare la giacenza a mano: rompe la tracciabilità. Correggi sempre con un movimento.
- Codici non univoci o scritti in modo diverso ("A001" e "a001 "): usa un elenco a discesa.
- Registrare in ritardo: il magazzino perde senso se le uscite entrano in settimana dopo.
- Un unico foglio per tutto: separa anagrafica e movimenti.
- Nessun inventario periodico: anche con il foglio perfetto, un conteggio fisico ogni tanto serve a riallineare le differenze.
Il modello Excel già pronto
Il modello "Gestione di magazzino" è a pagamento e ha già tutto questo impostato. È un foglio Excel con formule normali, senza macro.
- Parametri: gruppi di prodotti, unità di misura, organizzazione.
- Anagrafica: fino a 300 prodotti con scorta minima, prezzo, giacenza, valore e stato.
- Entrate e Uscite: 1000 righe ciascuna, codice da elenco, denominazione automatica e controllo delle uscite oltre la giacenza.
- Riepilogo: valore delle giacenze per gruppo, numero di articoli da ordinare, movimenti per mese e grafico.
Se un'uscita supera la giacenza la riga è evidenziata in rosso con una nota e in anagrafica compare lo stato «Esaurito». Il pacchetto comprende un modello vuoto e un esempio compilato con dati fittizi. Per il confronto delle giacenze con il conteggio fisico esiste un progetto separato «Inventario». Compatibile con Excel 2007 e successivi e con LibreOffice.
Domande frequenti
Excel va bene per un magazzino con molti movimenti?
Per un piccolo magazzino sì. Il limite pratico è la gestione contemporanea da più persone e il numero di righe: se ti servono lotti, ubicazioni e utenti multipli, valuta un gestionale.
Come gestisco i resi dei clienti?
Come un'entrata, con una nota nel campo documento o motivo. Così la giacenza torna corretta.
Come valuto il magazzino?
Nel modo più semplice, giacenza per prezzo unitario. Per bilanci o scopi fiscali servono criteri specifici da concordare con il commercialista.
Ogni quanto conviene fare l'inventario fisico?
Almeno una volta all'anno, e più spesso per gli articoli di maggior valore o rotazione.
