KHIZHNYAKOVGaranzie e scontrini in Excel: non perdere più una scadenza
Gestione di garanzie e scontrini in Excel — modello — Vedi il modello →
Il frigorifero smette di raffreddare e si scopre che la garanzia è scaduta da tre settimane. Oppure la garanzia c'è ancora, ma lo scontrino non si trova più. Sono situazioni comunissime, e quasi sempre evitabili con un po' di ordine.
Un elenco in Excel con data di acquisto, durata e posizione dei documenti costa pochi minuti per ogni acquisto e può farti risparmiare centinaia di euro. Ecco come impostarlo.
Le colonne che servono
| Colonna | Esempio |
|---|---|
| Oggetto | Lavatrice |
| Negozio | Elettro Centro |
| Data d'acquisto | 14/03/2024 |
| Prezzo | 480 € |
| Durata garanzia (mesi) | 24 |
| Numero di serie | LW-558201 |
| Dove si trova lo scontrino | Cartella "Casa" nel cloud |
| Categoria | Elettrodomestici |
Alle colonne inserite a mano si aggiungono tre colonne calcolate: scadenza, giorni residui e stato.
Calcolare la scadenza
La scadenza è la data d'acquisto più la durata in mesi. In Excel esiste una funzione pensata proprio per questo:
=DATA.MESE(C2; E2)
Con acquisto il 14/03/2024 e 24 mesi, la scadenza è il 14/03/2026. I giorni residui sono =G2-OGGI().
Un avvertimento: la durata della garanzia può dipendere dal tipo di prodotto, dall'uso e dalla normativa applicabile, e a volte il periodo si conta in modo diverso. Verifica sempre sul certificato di garanzia o sullo scontrino e, nel dubbio, informati presso il venditore o un'associazione di consumatori.
Lo stato che ti avvisa
=SE(G2<OGGI(); "Scaduta"; SE(G2-OGGI()<=60; "In scadenza"; "In garanzia"))
Con 60 giorni di anticipo hai il tempo di far controllare un apparecchio che dà segni di cedimento e di far valere la garanzia prima che finisca. Colora le righe: rosso per scadute, arancione per in scadenza.
Per un quadro d'insieme usa CONTA.SE sulla colonna dello stato e SOMMA.SE per il valore dei beni ancora in garanzia:
=SOMMA.SE(H2:H300; "In garanzia"; D2:D300)
Esempio
| Oggetto | Acquisto | Mesi | Scadenza | Stato |
|---|---|---|---|---|
| Lavatrice | 14/03/2024 | 24 | 14/03/2026 | in scadenza |
| Smartphone | 10/11/2024 | 24 | 10/11/2026 | in garanzia |
| Aspirapolvere | 02/05/2022 | 24 | 02/05/2024 | scaduta |
Se oggi fosse il 1° gennaio 2026, la lavatrice avrebbe ancora 72 giorni di garanzia e comparirebbe con lo stato "in scadenza".
Dove tenere i documenti
La tabella è l'indice, i documenti stanno altrove. Un metodo semplice: fotografa lo scontrino e il certificato appena torni a casa, salvali in una cartella con il nome "anno-oggetto" (per esempio "2024-lavatrice") e scrivi nella colonna dedicata il nome della cartella o la scatola in cui tieni l'originale. Gli scontrini termici si sbiadiscono col tempo: la foto è un'ottima assicurazione.
Errori da evitare
- Annotare solo l'oggetto, senza data di acquisto e durata.
- Non indicare dove sta lo scontrino: la garanzia senza prova d'acquisto spesso vale poco.
- Fidarsi della memoria per la scadenza.
- Non controllare mai il foglio: mettilo come promemoria nel calendario una volta al mese.
- Aspettare l'ultimo giorno: un difetto va segnalato appena compare.
Il modello Excel già pronto
Il modello "Garanzie e scontrini" è a pagamento e ha già tutto impostato. È un foglio Excel con formule normali, senza macro.
- Parametri: la data del rapporto, quanti giorni prima avvisare e le categorie.
- Acquisti: fino a 300 acquisti con negozio, prezzo, durata della garanzia, numero di serie e luogo dello scontrino; la data di scadenza e lo stato si calcolano da soli.
- Riepilogo: quanti acquisti sono in garanzia, quanti in scadenza e scaduti, e il valore dei beni in garanzia.
L'avviso scatta per impostazione predefinita 60 giorni prima della scadenza, valore modificabile nei parametri. Il pacchetto comprende un modello vuoto e un esempio compilato con dati fittizi. Correzioni e nuove versioni sono gratuite. Compatibile con Excel 2007 e successivi e con LibreOffice. La data di scadenza è acquisto più durata in mesi: confrontala sempre con il certificato di garanzia.
Domande frequenti
Serve conservare lo scontrino anche con il foglio?
Sì. Il foglio ti dice quando scade e dove cercare, ma la prova d'acquisto resta lo scontrino o la fattura. Una foto è un buon backup.
Posso registrare anche una garanzia estesa?
Basta indicare la durata complessiva in mesi e, nelle note, che si tratta di estensione. Controlla le condizioni del contratto.
Conviene inserire anche gli acquisti piccoli?
Solo quelli per cui la garanzia ha un senso economico: elettrodomestici, elettronica, utensili, mobili, attrezzature.
Come uso il foglio in un'attività?
Per le attrezzature aziendali funziona allo stesso modo: indica negozio, serie e documento, così quando un macchinario si rompe sai subito se è coperto.
