Scadenza dei farmaci: come controllare la cassetta di pronto soccorso con Excel

Aprire la cassetta di pronto soccorso proprio quando serve e trovare un disinfettante scaduto da due anni è un'esperienza più comune di quanto si pensi. Succede a casa, in ufficio, nell'infermeria della scuola e nella sede dell'associazione sportiva: nessuno ha il compito di controllare, quindi non lo fa nessuno.

La soluzione non richiede un software costoso. Basta una tabella con pochi campi e due o tre formule che ti dicono, a colpo d'occhio, cosa buttare e cosa ricomprare. In questa guida vedi come impostarla passo per passo.

Cosa serve annotare per ogni farmaco

Meno è meglio, altrimenti la tabella non verrà mai aggiornata. Bastano cinque colonne:

La giacenza minima è la scorta sotto la quale vuoi ricomprare. Per i cerotti può essere 2 scatole, per il disinfettante 1 flacone. La decidi tu in base a quante persone usano la cassetta.

Importante: sulla confezione la data di scadenza si riferisce al prodotto integro. Per colliri, sciroppi e pomate aperti conta spesso la scadenza dopo l'apertura, indicata nel foglietto illustrativo. In questi casi scrivi nella tabella la data più vicina tra le due.

Come calcolare lo stato di scadenza

Supponi di avere le scadenze nella colonna E e la data di oggi in una cella dedicata, per esempio H1 con =OGGI(). Per sapere quanti giorni mancano:

=E2-$H$1

Per una dicitura leggibile, con una soglia di 60 giorni di preavviso nella cella H2:

=SE(E2<$H$1;"Scaduto";SE(E2-$H$1<=$H$2;"In scadenza";"OK"))

Copia la formula verso il basso e aggiungi una formattazione condizionale: rosso per «Scaduto», giallo per «In scadenza». In pochi secondi vedi dove intervenire.

Giacenze e consumi senza fare conti a mano

Il modo più affidabile per tenere aggiornata la giacenza è non modificarla direttamente. Tieni un secondo elenco in cui annoti ogni confezione consumata (data, farmaco, quantità) e calcola la giacenza per differenza.

Esempio: hai ricevuto 3 confezioni di cerotti e nel registro dei consumi ne risultano 2 usate. La giacenza è 1. Con la funzione SOMMA.SE:

=C2-SOMMA.SE(Consumi!B:B;A2;Consumi!C:C)

dove C2 è la quantità, A2 il nome del farmaco, la colonna B dei consumi contiene i nomi e la C le quantità consumate.

Per l'elenco della spesa basta un confronto:

=SE(F2<D2;"Da riacquistare";"")

con F2 giacenza e D2 giacenza minima.

Errori da evitare

• Nomi scritti in modo diverso. «Paracetamolo», «paracetamolo 500» e «Tachipirina» per Excel sono tre farmaci diversi, e i consumi non si sommano. Usa sempre lo stesso nome, meglio da un elenco a tendina.
• Dimenticare il registro dei consumi. Se prendi una compressa e non lo scrivi, la giacenza resta falsa. Un foglio di carta appeso alla cassetta e un aggiornamento settimanale bastano.
• Controllare solo una volta l'anno. Una verifica ogni tre o sei mesi, con la tabella aperta, richiede dieci minuti.
• Buttare i farmaci nel cestino normale. I medicinali scaduti vanno portati negli appositi contenitori, di solito presenti in farmacia.
• Usare la tabella come fonte medica. Un inventario dice cosa hai, non cosa devi prendere: per dosi e terapie ci sono il medico e il foglietto illustrativo.

Modello Excel per la cassetta di pronto soccorso

Se preferisci non costruire tutto da zero, il modello «Inventario farmaci e scadenze» è già pronto. Funziona così:

• «Farmaci»: nome, forma, quantità, giacenza minima e scadenza di ogni prodotto.
• «Consumi»: registri le confezioni usate e la giacenza si aggiorna da sola.
• «Da smaltire»: elenco automatico dei farmaci con scadenza superata o in scadenza.
• «Da riacquistare»: i prodotti sotto la giacenza minima, con un riepilogo.

I giorni di preavviso e le soglie sono parametri che puoi modificare, e i fogli «Da smaltire» e «Da riacquistare» sono pronti per la stampa: comodi da appendere o da portare in farmacia. Nel pacchetto trovi una tabella vuota e un esempio compilato con dati fittizi per capire come funzionano formule e controlli.

È un foglio Excel con formule normali, senza macro, compatibile con Excel 2007 e versioni successive e con LibreOffice. Il file è in italiano. Il modello è a pagamento e comprende correzioni e nuove versioni gratuite. Ricorda che il calcolo è indicativo e che non si tratta di un programma medico: non contiene dosaggi né prescrizioni.

Domande frequenti

Ogni quanto conviene controllare la cassetta?

Ogni tre o sei mesi va bene per la maggior parte delle famiglie. In ufficio o in una società sportiva, dove la cassetta si usa di più, meglio una volta al mese. Con un elenco che evidenzia le scadenze il controllo dura pochi minuti.

Quanti giorni di preavviso conviene impostare?

Sessanta giorni sono un buon compromesso: hai il tempo di andare in farmacia senza buttare confezioni ancora valide. Per farmaci che compri raramente puoi salire a 90 giorni.

Cosa metto nella cassetta di una piccola azienda?

Dipende dalla normativa applicabile e dal tipo di attività, quindi chiedi al responsabile della sicurezza o al medico competente. La tabella serve a tenere traccia di ciò che hai, non a stabilire cosa devi avere.

Posso usare lo stesso metodo per i cosmetici o gli alimenti?

Sì. Lo schema nome, quantità, minimo e scadenza vale per qualsiasi scorta con una data limite: dispensa, trucchi, prodotti per l'igiene.