Автокөлікке техникалық қызмет көрсету мен жөндеуді Excel-де есепке алу

Автокөлік иелерінің көбі майды «жақында ауыстырғандай» сезінеді, бірақ қашан және қанша жүрісте екенін нақты айта алмайды. Сервистік кітапша жоғалады, чектер қалтада қалады, ал тарату белдігі немесе тежегіш қалақшалары кезінде ауыстырылмаса, жөндеу бірнеше есе қымбатқа түседі. Парктегі көліктер бірнешеу болса, шатасу еселенеді.

Excel-де мұны ретке келтіру қиын емес: әр қызметті журналға жазасыз, ал кесте келесі ауыстыруды жүріс пен мерзім бойынша есептеп, түсті белгі береді. Мақалада соның жолын көрсетеміз, ал соңында дайын үлгі туралы айтамыз.

Журналға не жазу керек

Әр қызмет көрсету немесе жөндеу — бір жол. Минимум деректер:

Жұмыс түрін ашылмалы тізімнен таңдаңыз. Сонда «Май», «май ауыстыру» және «Мотор майы» үш түрлі жазбаға айналмайды да, формулалар дұрыс жұмыс істейді.

Регламент: қашан ауыстыру керек

Регламент — жұмыс түрі мен аралықтардың кестесі. Әр жолда: позиция (мотор майы, ауа сүзгісі, тарату белдігі, тежегіш қалақшалары) және аралық шақырыммен және/немесе айлармен. Мысалы:

Аралықтар — мысал. Нақты сандарды көліктің сервистік кітапшасынан алыңыз.

Келесі ауыстыруды есептеу

Екі есептеу жүргіземіз. Жүріс бойынша: соңғы ауыстырудағы жүріс плюс аралық. Мерзім бойынша: соңғы ауыстыру күні плюс айлар. Қайсысы ертерек келсе, соны аламыз.

Соңғы ауыстыруды табу үшін журналдан осы автокөлік пен осы жұмыс түрінің ең үлкен жүрісін және ең кейінгі күнін алыңыз: Excel 2019 және одан жаңасында бұған MAXIFS жарайды, ал ескі нұсқаларда көмекші баған мен SUMPRODUCT/MAX қолданылады. Төмендегі формулаларда осы мәндер дайын деп алынған.

Келесі күн:

=EDATE(C2;E2)

Келесі жүріс:

=B2+D2

Мұнда B2 — соңғы жүріс, D2 — км аралығы, C2 — соңғы күн, E2 — ай аралығы. Аралықтардың біреуі бос болса, оны есептеуден шығарасыз: =IF(D2="";"";B2+D2).

Мысал. Мотор майы 85 000 км-де 15.03.2026 күні ауыстырылды. Аралық — 10 000 км немесе 12 ай. Келесі ауыстыру: 95 000 км-де немесе 15.03.2027 күні, қайсысы ертерек болса. Қазіргі жүріс 94 200 км болса, қалғаны 800 км.

Бағдаршам

Үш күй жеткілікті:

• қызыл — мерзімі өтті (жүріс не күн асып кетті);
• сары — жақында (қалған шақырым немесе күн белгіленген шектен аспайды, мысалы, 1 000 км немесе 30 күн);
• жасыл — қалыпты.

Формула: =IF(OR(G2<=0;H2<0);"Мерзімі өтті";IF(OR(G2<=$K$1;H2<=$K$2);"Жақында";"Қалыпты")), мұнда G2 — қалған шақырым, H2 — қалған күн, $K$1 және $K$2 — «жақында» шектері. Түсті «Шартты пішімдеу» береді. Егер журналда осы позиция бойынша жазба жоқ болса, «Жазбалар жоқ» деген мәртебе қойыңыз: бұл «қалыпты» дегенді білдірмейді.

Шығындар және 1 000 км-ге құн

Шығындарды SUMIFS арқылы автокөлік, жұмыс түрі және ай бойынша жинайсыз. 1 000 км-ге құн: =SUM(шығындар)/(соңғы жүріс-бастапқы жүріс)*1000. Мысалы, жылына 480 000 ₸ жұмсалып, 24 000 км жүрілсе, 1 000 км-ге 20 000 ₸ келеді. Бұл көрсеткіш көлікті ауыстыру немесе жөндеуді жалғастыру туралы шешімге көмектеседі.

Жиі кездесетін қателер

• Жүрісті жазбау. Жүрісіз жүріс бойынша есептеу мүмкін емес. Әр жазбада одометр көрсеткіші болсын.
• Бір ғана аралықты қолдану. Жылына аз жүретін көлік үшін мерзім шешуші болады.
• Регламентті жалпы ұсынымнан алу. Өзіңіздің көлігіңіздің кітапшасын пайдаланыңыз.
• Чекті жоғалту. Жолдағы құнды сол күні жазып қойыңыз.

Дайын Excel үлгісі

Мұның бәрін өзіңіз құрмай-ақ, «Автокөлікке техникалық қызмет көрсету мен жөндеуді есепке алу» үлгісін қолдануға болады. Үлгі ақылы. Ішінде:

• «Автокөліктер» — 20 автокөлікке дейін: мемлекеттік нөмірі, маркасы, есеп басындағы және қазіргі жүріс.
• «Регламент» — 20 позицияға дейін: шақырыммен және/немесе айлармен аралықтар, «жақында» деп ескерту параметрлері, ағымдағы күн.
• «Журнал» — 500 жазбаға дейін: автокөлік, күні, жүріс, жұмыс түрі, бөлшектер мен жұмыс құны, шеберхана, ескертпе.
• «ТҚК жоспары» — әр автокөлік пен позиция бойынша келесі жүріс пен күн, қалған шақырым мен күн, мәртебе.
• «Бағдаршам» — автокөліктер мен регламент позицияларының матрицасы түспен бөлектелген.
• «Шығындар» — автокөліктер, жұмыс түрлері және айлар бойынша шығындар, 1 000 км-ге құн және диаграммалар.

Келесі қызмет көрсету жүріс бойынша (соңғы жүріс плюс аралық) және мерзім бойынша (соңғы күн плюс ай) есептеледі, ертерек келгені алынады, ал аралықтардың біреуін бос қалдыруға болады. Жинақта бос кесте және ойдан шығарылған деректері бар толтырылған үлгі бар. Бұл қарапайым формулалардағы Excel кестесі, бухгалтерлік бағдарлама емес. Файл Excel 2007 және одан жаңа нұсқаларында, LibreOffice-те жұмыс істейді, макростарсыз, қазақ тілінде. Регламенттегі аралықтар — мысал: жұмыс алдында оларды автокөлігіңіздің сервистік кітапшасымен салыстырыңыз; есептеу болжамды. Үлгі жеке көлік иелеріне, шағын автопарктерге, жеткізу қызметтеріне, таксиге және қызметтік көлігі бар кәсіпкерлерге арналған.

Жиі қойылатын сұрақтар

Майды неше шақырымнан кейін ауыстыру керек?

Бұл көлікке, мотор түріне және майға байланысты. Нақты аралықты өндірушінің нұсқаулығынан алыңыз, ал кестеге өз мәніңізді жазыңыз.

Көп жүрмейтін көлік үшін мерзімнің мәні бар ма?

Иә. Май мен тежегіш сұйықтығы жүрісіз де ескіреді, сондықтан екі аралықты да қойған дұрыс: қайсысы ертерек келсе, сол шешеді.

Егер позицияны бұрын ауыстырмаған болсам ше?

Соңғы белгілі ауыстыруды (немесе көлікті алған кездегі жүрісті) енгізіңіз. Сонда есептеу осы нүктеден басталады.

Бірнеше автокөлікті бір кестеде жүргізуге бола ма?

Иә. Журналда әр жолға автокөлікті көрсетесіз, ал бағдаршам мен шығындар әр көлік бойынша бөлек есептеледі.