Қызметкерлерді оқыту мен аттестация мерзімін Excel-де бақылау

Еңбекті қорғау, өрт қауіпсіздігі, электр қауіпсіздігі және басқа курстар бойынша оқыту мерзімі бар. Куәліктер әртүрлі папкаларда жатады, кімнің мерзімі қашан бітетінін ешкім дәл білмейді, ал мерзімі өтіп кеткені тексеру келген кезде ғана анықталады. Қызметкерлер көп болса, бұл дәстүрлі проблема.

Excel-де мұны жүйелеу қиын емес: әр оқыту бір жолмен жазылады, ал кесте аяқталу күнін, қалған күндерді және түсті мәртебені өзі есептейді. Мақалада соның жолын көрсетіп, соңында дайын үлгіні сипаттаймыз.

Қандай деректер керек

Екі кесте жеткілікті.

Курстар анықтамалығы: курстың атауы және жарамдылық мерзімі (айлармен).

Мерзімдер бұл жерде мысал ретінде берілген. Оларды өз саланыздың талаптарымен және жергілікті құжаттармен салыстырыңыз.

Оқыту журналы: бір жол — бір оқыту. Бағандар: қызметкер, курс, өту күні, құжат (куәлік нөмірі).

Аяқталу күнін есептеу

Аяқталу күні = өту күні + курс мерзімі (ай). Excel-де EDATE функциясы дәл осыны жасайды:

=EDATE(C2;VLOOKUP(B2;Курстар;2;0))

Мұнда C2 — өту күні, B2 — курс. Мерзім 0 болса, оқыту мерзімсіз деп есептеледі:

=IF(VLOOKUP(B2;Курстар;2;0)=0;"";EDATE(C2;VLOOKUP(B2;Курстар;2;0)))

Мысал. Қызметкер еңбекті қорғау курсын 20.02.2026 күні өтті. Мерзім — 12 ай. Аяқталу күні: 20.02.2027.

Қалған күн және бағдаршам

Қалған күн: =D2-TODAY(), мұнда D2 — аяқталу күні. Күйді үш деңгейге бөлеміз:

=IF(D2="";"Мерзімсіз";IF(E2<0;"Мерзімі өтті";IF(E2<=$K$1;"Жақында аяқталады";"Жарамды")))

$K$1 — ескерту күндерінің саны, мысалы, 60. Яғни аяқталуға 60 күн қалғанда ұяшық сары болады және оқытуды жоспарлауға уақыт қалады. Түстер «Шартты пішімдеу» арқылы беріледі: жасыл, сары, қызыл.

Мысал: аяқталу күні 20.02.2027, бүгін 15.12.2026. Қалғаны 67 күн: «Жарамды». 21.12.2026 күні қалғаны 61 күн, ал 22.12.2026-да 60 күн болады, сонда мәртебе «Жақында аяқталады» болады.

Қайта оқытудан кейін жалған дабылды болдырмау

Типтік қате: қызметкер курсты қайта өтті, ал ескі жазба кестеде қызыл тұр. Шешімі: сол қызметкер мен сол курс бойынша ең соңғы жазбаны ғана есептеу. Көмекші бағанда:

=IF(C2=MAXIFS($C:$C;$A:$A;A2;$B:$B;B2);"Ағымдағы";"Ауыстырылған")

MAXIFS жоқ ескі Excel-де бұл үшін SUMPRODUCT(MAX(…)) қолданылады. «Ауыстырылған» жолдарды мерзімі өткендер қатарына қоспаңыз.

Алдағы айлардағы жоспар

Қанша оқыту қай айда аяқталатынын көру үшін айлар бойынша COUNTIFS қолданыңыз:

=COUNTIFS($D:$D;">="&F1;$D:$D;"<"&EDATE(F1;1))

Мұнда F1 — айдың бірінші күні. Бұл кесте жылына оқыту бюджетін жоспарлауға және тобымен жіберуге көмектеседі.

Жиі кездесетін қателер

• Күндерді мәтін ретінде жазу. EDATE мен TODAY дұрыс жұмыс істемейді.
• Бір қызметкерге бір жол ғана. Қызметкердің бірнеше курсы бар: журналда бір оқыту — бір жол.
• Курс мерзімін формулаға тігіп қою. Мерзім өзгерсе, барлығын түзетуге тура келеді; анықтамалықта сақтаңыз.
• Құжат нөмірін жазбау. Тексеру кезінде куәлікті табу қиын болады.

Дайын Excel үлгісі

Өзіңіз құрғыңыз келмесе, «Қызметкерлерді оқыту және аттестаттауды есепке алу» үлгісін қолданыңыз. Үлгі ақылы. Ішінде:

• «Параметрлер» — жарамдылық мерзімі бар бөлімшелер мен курстар анықтамалығы, ескерту күндерінің саны, ағымдағы күн.
• «Қызметкерлер» — 200 адамға дейін: бөлімше, лауазым, жазбалар саны, мерзімі өткендер және әрқайсысы бойынша жақын мерзім.
• «Оқыту» — 1000 жазбаға дейін: қызметкер, курс, күні, құжат, мерзімі, аяқталу күні, қанша күн қалды және бағдаршам-мәртебе.
• «Жиынтық» — бөлімшелер мен курстар бойынша мәртебелер, диаграмма.
• «Кесте» — алдағы 12 айдың әрқайсысында қанша оқыту аяқталады және жинақталған жиын.

Жасыл — оқыту жарамды, сары — аяқталуға берілген күн санынан көп қалмады (әдепкі бойынша 60), қызыл — мерзімі өтті; күн санын параметрлерде өзгертуге болады. Қызметкер курсты қайта өтсе, сол курс бойынша ескі жазба «Жаңасымен ауыстырылған» мәртебесін алады және мерзімі өткен болып саналмайды. Жинақта бос кесте және ойдан шығарылған деректері бар толтырылған үлгі бар. Бұл қарапайым формулалардағы Excel кестесі, бухгалтерлік бағдарлама емес. Файл Excel 2007 және одан жаңа нұсқаларында, LibreOffice-те жұмыс істейді, макростарсыз, қазақ тілінде. Есептеу болжамды. Үлгі еңбекті қорғау және кадр мамандарына, өндіріс, қойма, автопарк және ұйым басшыларына арналған.

Жиі қойылатын сұрақтар

Оқыту мерзімін қайдан білуге болады?

Саланың талаптарынан, бұйрықтардан және ұйымның ішкі құжаттарынан. Кестеде мерзімді өзіңіз қоясыз, сондықтан оны жергілікті талаптармен салыстырып алыңыз.

Оқыту мерзімсіз болса ше?

Анықтамалықта мерзімге 0 қойыңыз, сонда жазба «Мерзімсіз» болады және дабыл бермейді.

Ескерту күнін қанша қою керек?

Оқытуды ұйымдастыруға кететін уақытқа байланысты. Курсты жеке жіберу үшін 30 күн жетеді, ал топ жинау керек болса — 60 және одан көп.

Бір қызметкердің бірнеше курсы болса, қалай көремін?

Журналда әр оқыту бөлек жол, ал сүзгі арқылы қызметкерді таңдасаңыз, оның барлық курстары мен мерзімдері көрінеді.