Штат кестесін Excel-де жасау: бос ставкалар мен еңбекақы қорын есептеу

Штат кестесі бір құжатта, қызметкерлер тізімі екіншісінде, еңбекақы туралы деректер үшіншісінде жатады. Нәтижесінде «бізде қанша бос орын бар?» және «штат қанша тұрады?» деген қарапайым сұраққа жауап беру үшін үш файлды қатар ашуға тура келеді. Қызметкерді қабылдағанда лауазымның бос екені немесе штаттың асып кеткені кейін ғана анықталады.

Excel-де екі кестені байланыстыру жеткілікті: біріншісінде лауазымдар мен штаттық бірліктер, екіншісінде нақты қызметкерлер. Қалғанын формула есептейді. Төменде жүйені қалай құру керегін көрсетеміз.

Бірінші кесте: штат кестесі

Бір жол — бір лауазым. Бағандар:

Сандар шартты. Нақты оклад пен үстемеақыларды өз бұйрықтарыңыз бен құжаттарыңыздан алыңыз.

Бір бірлікке есептелген сома

Бір штаттық бірлікке есептелген сома = оклад плюс пайыздық үстемеақы плюс ақшалай үстемеақы. Өңірлік коэффициент болса, оған көбейтіледі:

=(D2+D2*E2+F2)*$K$1

Мұнда D2 — оклад, E2 — пайыздық үстемеақы, F2 — ақшалай үстемеақы, $K$1 — өңірлік коэффициент (коэффициент жоқ болса, 1).

Мысал: (250 000 + 250 000 × 0,2 + 0) × 1 = 300 000 ₸ бір бірлікке.

Еңбекақы қоры

Айлық қор = бір бірлікке есептелген сома × штаттық бірліктер санына: 300 000 × 2 = 600 000 ₸. Жылдық қор — осыны 12-ге көбейту: 7 200 000 ₸. Бұл есепке сыйлықақылар мен ауыспалы төлемдер кірмейтінін ескеріңіз: олар жеке бөлек жоспарланады. Жарналар мен салықтардың мөлшерлемелерін өз елдің ережелерінен алып, жеке ұяшыққа қойыңыз.

Екінші кесте: орналастыру

Мұнда нақты қызметкерлер жазылады: аты-жөні, лауазымы (тізімнен таңдалады), ставка үлесі, қабылданған күні. Лауазым бағанына ашылмалы тізім қойыңыз, сонда атау штат кестесіндегімен дәл сәйкес келеді.

Ставка үлесі: 1 — толық ставка, 0,5 — жарты ставка. Қоса атқарушылар мен жарты ставкамен жұмыс істейтіндерді осылай жүргізуге болады.

Толтырылған және бос ставкалар

Толтырылған ставка = лауазымдағы қызметкерлердің ставка үлестерінің қосындысы:

=SUMIFS(Орналастыру!$D:$D;Орналастыру!$B:$B;B2)

Бос ставка = штаттық бірліктер − толтырылған: =C2-G2.

Мысал. «Менеджер» лауазымында 2 бірлік бар. Біреуі толық ставкамен, екіншісі жарты ставкамен жұмыс істейді. Толтырылған: 1 + 0,5 = 1,5. Бос: 2 − 1,5 = 0,5 ставка. Күйін былай беруге болады:

=IF(H2>0;"Бос орын бар";IF(H2<0;"Штат асып кетті";"Толық"))

Нақты еңбекақы қоры толтырылған ставкалар бойынша есептеледі: 1,5 × 300 000 = 450 000 ₸. Жоспарлы қор (600 000 ₸) мен нақты қордың айырмасы — 150 000 ₸ — бос ставканың құны.

Бөлімше бойынша жасақталу

Жасақталу = толтырылған ÷ штаттық бірліктер. Бөлімше бойынша:

=SUMIFS(толтырылған;бөлімше;A2)/SUMIFS(бірліктер;бөлімше;A2)

Мысалы, 18 бірліктің 15-і толтырылса, жасақталу 83%. Бұл көрсеткіш қай бөлімде кадр жетіспейтінін бірден көрсетеді.

Жиі кездесетін қателер

• Лауазымның атауын қолмен теру. «Менеджер» және «менеджер » әртүрлі деп саналады. Тізім қолданыңыз.
• Ставка үлесін ескермеу. Жарты ставкалы адамды толық адам деп санасаңыз, бос орын жоғалады.
• Жылдық қорға бонусты қосу. Бонус пен ауыспалы төлемді бөлек жоспарлаңыз.
• Бекітілген құжат пен кестені шатастыру. Кесте талдауға арналған; бекітілген штат кестесі бұйрықпен ресімделеді.

Дайын Excel үлгісі

Өзіңіз құрғыңыз келмесе, «Штат кестесі» үлгісін қолдануға болады. Үлгі ақылы. Ішінде:

• «Параметрлер» — ұйым, бұйрық, өңірлік коэффициент, жарна мөлшерлемесі және бөлімшелер анықтамалығы.
• «Штат кестесі» — 120 лауазымға дейін: штаттық бірліктер, оклад, пайыздық және ақшалай үстемеақылар, айлық және жылдық еңбекақы қоры, әр позиция бойынша толтырылған, бос және күйі.
• «Орналастыру» — 300 жазбаға дейін: аты-жөні, тізімнен лауазымы, ставка үлесі, қабылдау күні, бөлімше, оклад және есептеулер; штаттың асып кетуі тексеріледі.
• «Жиынтық» — бөлімшелер бойынша штаттық бірліктер, толтырылған, бос, жасақталу, жоспарлы және нақты еңбекақы қоры, жарналар және диаграмма.

Кесте үлгілік нысанды алмастырмайды: ол штат кестесін жасауға және талдауға көмектеседі, ал бекітілген құжатты басшының бұйрығымен қажетті нысан бойынша ресімдейсіз. Жинақта бос кесте және ойдан шығарылған деректері бар толтырылған үлгі бар. Бұл қарапайым формулалардағы Excel кестесі, бухгалтерлік бағдарлама емес. Файл Excel 2007 және одан жаңа нұсқаларда, LibreOffice-те жұмыс істейді, макростарсыз, қазақ тілінде. Мөлшерлемелер мен коэффициенттерді қолданыстағы актілермен салыстырыңыз; есептеу бағдарлы. Үлгі штат кестесін жасайтын немесе қайта қарайтын басшыларға, кадр қызметкерлеріне, бухгалтерлерге және шағын бизнес иелеріне арналған. Барлық түзетулер мен жаңа нұсқаларды тегін аласыз.

Жиі қойылатын сұрақтар

Штат кестесі мен қызметкерлер тізімінің айырмашылығы неде?

Штат кестесі — қанша және қандай лауазым болуы керек екенін көрсететін жоспар. Қызметкерлер тізімі — нақты кім жұмыс істейтіні. Екеуін салыстырғанда бос орындар көрінеді.

Жарты ставканы қалай көрсетемін?

Ставка үлесіне 0,5 жазыңыз. Нақты еңбекақы қоры толтырылған ставкалар бойынша есептеледі.

Жоспарлы және нақты еңбекақы қорының айырмашылығы не?

Жоспарлы қор — барлық штаттық бірліктер толық болған жағдайдағы сома. Нақты қор — қазір жұмыс істеп тұрған ставкалар бойынша. Айырма — бос орындардың құны.

Өңірлік коэффициент не үшін керек?

Егер сіздің өңірде қосымша коэффициент қолданылса, ол сомаға көбейтіледі. Қолданылмаса, 1 қойыңыз.