Қызметкерлердің кешігуі мен тәртібін Excel-де есепке алу

Қызметкермен тәртіп туралы сөйлесу керек болғанда, көбіне сүйенетін ештеңе болмайды: «ол көп кешіктіреді» деген әсер бар, бірақ нақты қанша рет, қанша минут және қай айда екені белгісіз. Шашыраңқы жазбалар мен «есімде» сақталған оқиғалар сөйлесуді ұрыс-керіске айналдырады.

Excel-де бұл ретке келеді: оқиғаларды бір журналға жазасыз, ал кесте кезең бойынша санын, минутын және балын есептейді. Мақалада қалай құруды және нені ескеру керегін көрсетеміз.

Журнал: бір жол — бір оқиға

Қажетті бағандар:

Түрін ашылмалы тізімнен таңдаңыз: кешігу, ерте кету, жұмысқа шықпау, артық жұмыс. Түрлердің жазылуы бірдей болмаса, сандар дұрыс жиналмайды.

Балдар жүйесі

Оқиғалардың әртүрлі салмағы бар. Қарапайым балл жүйесі көрнекі: әр түрге бал беріп, оны оқиғалар санына көбейтесіз. Мысалы (шартты):

Артық жұмыс бұзушылық емес, сондықтан оған 0 қойылады. Балдарды жеке «Параметрлер» кестесінде сақтаңыз.

Журналдағы әр жолға бал: =VLOOKUP(C2;Балдар;2;0).

Кезең бойынша жиынтық

Таңдалған кезеңде әр қызметкердің оқиғалары, минуттары мен балдары:

• оқиғалар саны: =COUNTIFS(Журнал!$B:$B;A2;Журнал!$A:$A;">="&$B$1;Журнал!$A:$A;"<="&$B$2;Журнал!$C:$C;"Кешігу");
• минуттар: =SUMIFS(Журнал!$D:$D;Журнал!$B:$B;A2;Журнал!$A:$A;">="&$B$1;Журнал!$A:$A;"<="&$B$2);
• балдар: =SUMIFS(Журнал!$F:$F;Журнал!$B:$B;A2;Журнал!$A:$A;">="&$B$1;Журнал!$A:$A;"<="&$B$2).

Кезеңнің басы мен соңы екі ұяшықта тұрсын. Басқа айды көру үшін екі күнді ауыстыру жеткілікті.

Мысал. Қараша айында Дәурен 3 рет кешікті (25, 10 және 15 минут), 1 рет ерте кетті (30 минут). Оқиғалар: 4, минуттар: 80, балдар: 3 × 1 + 1 × 1 = 4.

Күй шектері

Нәтижені түсінікті ету үшін екі шек қойыңыз:

=IF(F2>=$K$2;"Жаза қарастырылады";IF(F2>=$K$1;"Ескерту";"Қалыпты"))

Мұнда F2 — балдар, $K$1 — ескерту шегі (мысалы, 3), $K$2 — қатаң шара шегі (мысалы, 6). Мысалымызда 4 бал «Ескерту» береді. Шектерді өз ішкі ережелеріңізге сай қойыңыз.

Бөлімшелерді салыстыру

Қызметкердің бөлімі жолға автоматты қойылса, бөлімше бойынша бұзушылықтарды жинау оңай: SUMIFS бөлімше бойынша. Бұл бір қызметкер емес, ұжымдағы жүйелі мәселені көрсетеді: мысалы, бір бөлімде кешігу жиі болса, себеп графикте немесе көлікте болуы мүмкін.

Қызметкерге қандай да бір шара қолданар алдында

Кесте фактілерді тіркейді, бірақ шешім қабылдамайды. Тәртіптік шара қолдану тәртібін жергілікті еңбек заңнамасы мен ішкі ережелер айқындайды: әдетте алдымен қызметкерден түсініктеме сұратады. Кестеден алынған сандарды әңгімеге дайындық ретінде қолданыңыз.

Жиі кездесетін қателер

• Оқиғаны кейін еске алып жазу. Сол күні жазыңыз, әйтпесе дерек дәл болмайды.
• Барлық оқиғаға бірдей бал беру. Жұмысқа шықпау мен 5 минут кешігу бірдей емес.
• Себепті жазбау. Түсініктеме бағанында себепті көрсетіңіз (хабарлаған ба, жоқ па).
• Шекті көрмей, сандарды ғана санау. Шектің мағынасы ұжымға алдын ала түсіндірілуі керек.

Дайын Excel үлгісі

Өзіңіз құрғыңыз келмесе, «Қызметкерлердің кешігуі мен тәртібін есепке алу» үлгісін қолданыңыз. Үлгі ақылы. Ішінде:

• «Параметрлер» — ұйым, кезең, оқиғаның әр түрі үшін балдар, «ескерту» және «жаза» шектері.
• «Қызметкерлер» — 60 адамға дейін: аты-жөні, бөлімше, лауазым.
• «Журнал» — 1500 оқиғаға дейін: күні, қызметкер, түрі, минуттар, түсініктеме; балдар мен бөлімше өзі қойылады.
• «Жиынтық» — кезең бойынша әр қызметкер: оқиғалар, минуттар, балдар және күй.
• «Бөлімшелер бойынша» — бөлімшелер бойынша бұзушылықтар және диаграмма.

Артық жұмыс балға кірмейді. Басқа айды көру үшін «Параметрлерде» «Кезең басы» мен «Кезең соңы» күндерін өзгерту жеткілікті: жиынтық қайта есептеледі. Кесте жаза қолдануға негіз емес: ол фактілерді тіркейді және статистиканы көрсетеді, ал тәртіптік шара жергілікті заңнама мен ішкі ережелерге сәйкес қолданылады. Жинақта бос кесте және ойдан шығарылған деректері бар толтырылған үлгі бар. Бұл қарапайым формулалардағы Excel кестесі, бухгалтерлік бағдарлама емес. Файл Excel 2007 және одан жаңа нұсқаларда, LibreOffice-те жұмыс істейді, макростарсыз, қазақ тілінде. Шектерді өз ережелеріңізбен салыстырыңыз; есептеу бағдарлы. Үлгі бөлім және шағын компания басшыларына, кадр қызметкерлеріне, дүкендер, қоймалар мен салондардың әкімшілеріне арналған.

Жиі қойылатын сұрақтар

Кешігуді қалай жазған дұрыс?

Күні, қызметкер, кешіккен минут және қысқа түсініктеме. Қызметкер алдын ала хабарлаған болса, оны да көрсетіңіз.

Балл жүйесі әділ бола ала ма?

Егер ереже алдын ала жазбаша келісілсе және бәріне бірдей қолданылса, иә. Балдар мен шектерді ұжыммен талқылаған жөн.

Жұмысқа шықпауды кешігумен қосып санау керек пе?

Жоқ, бұл бөлек түрлер. Оларға әртүрлі бал беріп, бөлек санаған дұрыс.

Деректерді қанша уақыт сақтау керек?

Бұл жергілікті талаптар мен ұйымның ішкі ережелеріне байланысты. Өз құжаттарыңызды тексеріңіз.