Кіріс және шығыс құжаттар журналын Excel-де жүргізу: нөмірлеу және мерзім бақылауы

Хатшы мен іс жүргізушінің ең үлкен басты ауруы — құжаттың мерзімі. Хат түсті, басшы резолюция қойды, орындаушыға берілді, ал кейін ол ұмытылды. Жоғары тұрған ұйымнан сауал мерзімінен кеш жауапсыз қалса, жауапкершілік сізде. Қағаз журналда мерзімдерді қолмен санау және мерзімі өткенін іздеу қиын.

Excel-де бұл тіркеу журналын жеңіл жаңғыртуға болады: нөмірлер автоматты беріледі, орындау мерзімі есептеледі, күйі мен түсі өздігінен өзгереді. Мақалада қалай құруды көрсетеміз.

Кіріс құжаттар журналы

Бір жол — бір құжат. Негізгі бағандар:

Автоматты нөмірлеу

Нөмір префикстен, реттік нөмірден және жылдан тұрады. Қарапайым формула:

="К-"&TEXT(COUNTA($B$2:B2);"0000")&"/"&YEAR(B2)

Жол қосылған сайын нөмір келесіге ауысады. Маңызды ереже: журнал ішіндегі жолдарды сұрыптамаңыз, әйтпесе нөмір реті бұзылады. Сүзгі арқылы көруге болады, сұрыптауға болмайды. Жыл ауысқанда нөмірді 1-ден бастау үшін жаңа жылға жаңа парақ немесе жыл бойынша COUNTIFS қолданыңыз.

Орындау мерзімі мен күй

Әдепкі мерзім — түскен күннен бастап 30 күнтізбелік күн. Бұл мысал, нақты ережені өз құжаттарыңыздан алыңыз. Әр құжат түріне өз мерзімі болуы мүмкін: сауал — 10 күн, өтініш — 30 күн.

=B2+VLOOKUP(түр;Түрлер;2;0)

Күйді былай беруге болады:

=IF(I2<>"";"Орындалды";IF(H2<TODAY();"Мерзімі өтті";IF(H2-TODAY()<=3;"Мерзімі таяу";"Орындалуда")))

Мұнда H2 — мерзім, I2 — орындалған күні. Түсті «Шартты пішімдеу» береді: қызыл, сары, жасыл.

Мысал. Сауал 03.11.2026 күні келді, мерзімі 10 күн, яғни 13.11.2026. 11.11.2026 күні қалғаны 2 күн: «Мерзімі таяу» (сары). 14.11.2026-да егер орындалмаса — «Мерзімі өтті» (қызыл).

Шығыс құжаттар және байланыс

Шығыс журналында: нөмір, күні, адресат, мазмұны, орындаушы, кім қол қойды, және егер хат жауап болса, қай кіріс құжатқа жауап екені. Кіріс нөмірі ашылмалы тізімнен таңдалады. Сонда:

• кіріс журналында құжатқа жауап жіберілгені көрінеді;
• жауап күнін мерзіммен салыстыруға болады: =IF(жауап_күні>мерзім;"Кеш";"Уақытында").

Мерзімі өткен құжаттар тізімі

Жоспарлау отырысында басшыға керегі — бір ғана тізім: мерзімі өткендер және мерзімі таяғандар. Мұны күйі «Мерзімі өтті» немесе «Мерзімі таяу» жолдарды бөлек параққа тарту арқылы жасайды: көмекші бағанда =IF(OR(J2="Мерзімі өтті";J2="Мерзімі таяу");ROW();""), ал тізімде SMALL(көмекші бағана; k) және INDEX. Excel 365 болса, FILTER жеңілірек.

Істер номенклатурасы

Әр құжат белгілі іске жатады, ал істің сақтау мерзімі бар. Номенклатура кестесінде іс индексі, атауы және сақтау мерзімі тұрады, ал іс индексі журналда ашылмалы тізімнен таңдалады. COUNTIF әр істегі құжаттар санын көрсетеді. Номенклатураны және сақтау мерзімдерін өз бекітілген тізбеңізден алыңыз.

Жиі кездесетін қателер

• Нөмірді қолмен жазу. Қайталану мен олқылық пайда болады.
• Орындау мерзімін жазбау. Мерзімсіз күй мен дабыл жұмыс істемейді.
• Орындалған күнін толтырмау. Құжат орындалса да, мерзімі өткен болып көрінеді.
• Дербес деректерді артық жазу. Журналда тек қажетті мәліметті көрсетіңіз.
• Журналды сұрыптау. Нөмірлер бұзылады.

Дайын Excel үлгісі

Өзіңіз құрғыңыз келмесе, «Кіріс және шығыс құжаттар журналы» үлгісін қолданыңыз. Үлгі ақылы. Ішінде:

• «Нұсқаулық» — 5 минутта қалай толтыру керек, түстердің мәні, ескертпелер және дербес деректер туралы ескерту.
• «Параметрлер» — ұйым, жыл, әдепкі орындау мерзімі, кіріс және шығыс нөмірлерінің пішімі, құжат түрлерінің, корреспонденттердің, орындаушылардың, қол қоятындардың және жіберу тәсілдерінің анықтамалықтары.
• «Кіріс құжаттар» және «Шығыс құжаттар» — әрқайсысы 500 жазбаға дейін; кірісте автоматты күй, бағдаршам және тексерулер бар, шығыста жауап кіріс құжатпен байланысады.
• «Мерзім бақылауы» — жоспарлау отырысына арналған мерзімі өткен және мерзімі таяған құжаттардың дайын тізімі.
• «Істер номенклатурасы» — сақтау мерзімдері және істегі құжаттар санағышы бар іс индекстерінің өңделетін анықтамалығы.
• «Жиынтық» — айлар, орындаушылар және корреспонденттер бойынша, мерзімінде орындалған үлес, диаграмма.
• «Журналды басып шығару» — таңдалған ай үшін қол қоюға арналған бағандары бар кіріс құжаттарды тіркеу журналы.

Әдепкі орындау мерзімі — түскен күнінен бастап 30 күнтізбелік күн; әр құжат түріне өз мерзімін беруге немесе бақылауды өшіруге (0 күн) болады. Үлгідегі мерзімдер, нөмір пішімі, сақтау мерзімдері және номенклатура шартты: оларды өз ережелеріңізбен, құжаттарды сақтау мерзімдері тізбесімен және жергілікті талаптармен салыстырыңыз. Бұл журналдың құрылымы бойынша жұмыс пішімі, ресми бланк емес. Жинақта бос кесте және ойдан шығарылған деректері бар толтырылған үлгі бар. Файл Excel 2007 және одан жаңа нұсқаларда, LibreOffice-те жұмыс істейді, макростарсыз және сыртқы байланыстарсыз, қазақ тілінде. Үлгі хатшыға, іс жүргізушіге, басшының көмекшісіне, кеңсе маманына, мектеп пен денсаулық сақтау мекемесінің әкімшілігіне арналған.

Жиі қойылатын сұрақтар

Кіріс және шығыс нөмірлерін бөлек жүргізу керек пе?

Әдетте иә: кіріске және шығысқа әртүрлі префикс пен өз реттік нөмір беріледі. Пішімді өз тәртібіңізге сай таңдаңыз.

Жауапты кіріс құжатпен қалай байланыстырамын?

Шығыс журналында кіріс құжаттың тіркеу нөмірін таңдайсыз. Сонда кіріс журналында жауап нөмірі көрінеді, ал жауап күні мерзіммен салыстырылады.

Мерзім өзгерсе не істеймін?

Мерзімді түрі бойынша анықтамалықта түзетіңіз немесе нақты құжат үшін орындау мерзімін қолмен ауыстырыңыз.

Журналды қағазға басып шығаруға бола ма?

Иә, бірақ бланкінің ресми нысаны ұйымыңыздың талаптарына байланысты. Қол қоюға арналған бағандары бар жұмыс нысаны көмектеседі.