Басшы тапсырмаларын Excel-де бақылау: мерзімдер, ұзартулар, мерзімі өткендер

Жиналыс біткен соң бес-алты тапсырма қалады. Бір аптадан кейін ешкім «кім қайсысына жауапты еді?» деп нақты айта алмайды. Мерзімдер үнсіз ауысады, ұзартулар ауызша келісіледі, ал аптаның соңында басшы мерзімі өткен тапсырмаларды кездейсоқ біліп қалады.

Бір журнал бұл мәселенің басым бөлігін шешеді: әр тапсырманың көзі, жауаптысы, мерзімі және орындалу фактісі бір жолда тұрады. Қалғанын формулалар есептейді. Төменде қалай жасау керегін көрсетеміз.

Журнал құрылымы

Бір жол — бір тапсырма. Бағандар:

Жауапты бағанына ашылмалы тізім қойыңыз, сонда есімдер бірдей жазылады.

Қолданыстағы мерзім

Мерзім ауысқанда бастапқы күнді өшірмеңіз, ол талдау үшін қажет. Ұзартуды жеке бағандарға жазыңыз. Қолданыстағы мерзім — ең кейінгі күн:

=MAX(E2:G2)

Мысалда: бастапқы мерзім 09.11.2026, ұзартылған 12.11.2026, демек, қолданыстағы мерзім 12.11.2026.

Күй мен кешігу

Күйді былай есептейміз:

=IF(H2<>"";IF(H2<=I2;"Мерзімінде орындалды";"Кеш орындалды");IF(I2<TODAY();"Мерзімі өтті";"Орындалуда"))

Мұнда H2 — орындалған күні, I2 — қолданыстағы мерзім. Кешігу күндері: =IF(J2="Мерзімі өтті";TODAY()-I2;IF(J2="Кеш орындалды";H2-I2;0)). Ұзартулар саны: =COUNT(F2:G2).

Мерзімі өткендер тізімі

Басшыға ұзын журнал емес, мерзімі өткен тапсырмалар тізімі керек. Оған орындалу фактісі жоқ, қолданыстағы мерзімі бүгіннен ерте тапсырмалар түседі. Көмекші бағанға =IF(J2="Мерзімі өтті";I2+ROW()/10000;"") жазып, SMALL функциясымен ең ескілерін жоғарыға шығарасыз.

Мерзімінде орындау үлесі

Негізгі көрсеткіш — әр жауапты бойынша мерзімінде орындалған тапсырмалар үлесі. Есептеу ережесі маңызды:

Мерзімінде орындау % = мерзімінде орындалғандар ÷ (орындалғандар + мерзімі өткендер).

Мерзімі әлі өтпеген «орындалуда» тапсырмалар есепке кірмейді: олардың нәтижесі белгісіз. Excel-де:

=COUNTIFS(Жауапты;A2;Күй;"Мерзімінде орындалды")/(COUNTIFS(Жауапты;A2;Күй;"Мерзімінде орындалды")+COUNTIFS(Жауапты;A2;Күй;"Кеш орындалды")+COUNTIFS(Жауапты;A2;Күй;"Мерзімі өтті"))

Мысал. Нұрланда 10 тапсырма: 6 мерзімінде орындалды, 2 кеш орындалды, 1 мерзімі өтті, 1 әлі орындалуда. Үлес: 6 ÷ (6 + 2 + 1) = 67%.

Екі нұсқаны салыстыру да пайдалы: бастапқы мерзім бойынша және ұзартуды ескергенде. Егер ұзартумен 90%, ал ұзартусыз 55% болса, мерзімді көбіне ауыстырып отыратыны көрінеді.

Басқа күнге жағдайды көру

Формулаларда TODAY() орнына «Ағымдағы күн» ұяшығын қолданыңыз. Онда қазіргі күнді қалдырсаңыз, тірі жағдай көрінеді, ал өткен күнді жазсаңыз, сол күндегі жағдайды көресіз.

Жиі кездесетін қателер

• Ұзарту кезінде бастапқы мерзімді өшіру. Кейін талдау мүмкін болмайды.
• Жауаптыны «бөлім» деп жазу. Нақты адам болуы керек.
• Орындау фактісіз «жабу». Күн болмаса, күй өзгермейді; орындалған күнін жазыңыз.
• Тапсырманы анық емес жазу. «Қарау» емес, «5 қарашаға дейін есеп дайындау».
• Жаңартылмайтын журнал. Жиналыс сайын 10 минут бөліңіз.

Дайын Excel үлгісі

Өзіңіз құрғыңыз келмесе, «Басшы тапсырмаларын бақылау» үлгісін қолданыңыз. Үлгі ақылы. Ішінде:

• «Анықтамалықтар» — жауапты тұлғалар, тапсырма көздері, ағымдағы күн және айлар бойынша бөлуге арналған жыл.
• «Тапсырмалар» — 500 тапсырмаға дейін: көзі, деректемелері, күні, мазмұны, жауаптысы, мерзімі, екі ұзарту, орындалу фактісі, күйі, кешігу және ұзартулар саны.
• «Мерзімі өткендер» — мерзімі өткен орындалмаған тапсырмалардың автоматты тізімі, ең ескілері жоғарыда.
• «Жиынтық» — жауаптылар және айлар бойынша мерзімінде орындалу үлесі (ұзартумен және ұзартусыз), диаграммалар.

«Дейін ұзартылды» бағанына жаңа күнді жазасыз (екі ұзарту қолдау тапқан): қолданыстағы мерзім ретінде ең кейінгі күн саналады, ал жиынтықта «бастапқы мерзімде» көрсеткіші де көрінеді. Жинақта бос кесте және ойдан шығарылған деректері бар толтырылған үлгі бар. Бұл қарапайым формулалардағы Excel кестесі, бухгалтерлік бағдарлама емес. Файл Excel 2007 және одан жаңа нұсқаларда, LibreOffice-те жұмыс істейді, макростарсыз, қазақ тілінде. Есептеу бағдарлы. Үлгі басшылар мен орынбасарларға, көмекшілер мен хатшыларға, кеңсе және бақылау бөлімшелерінің мамандарына, жоба менеджерлеріне арналған. Барлық түзетулер мен жаңа нұсқаларды тегін аласыз.

Жиі қойылатын сұрақтар

Тапсырмаларды қаншалықты жиі жаңарту керек?

Әр жиналыстан кейін жаңа тапсырмаларды қосыңыз, ал орындалу күндерін апта сайын жаңартыңыз. Ең дұрысы — аптасына бір рет мерзімі өткендер тізімін қарау.

Мерзімі өткен тапсырма қашан «жабылады»?

Орындалған күні жазылғанда. Тапсырма кеш орындалса да, «Кеш орындалды» күйімен тарихта қалады.

Бірнеше адамға берілген тапсырманы қалай жазам?

Ең қарапайымы — әр жауапты үшін бөлек жол, немесе бас жауаптыны көрсетіп, қосымша жауаптыларды мазмұнда атау.

Мерзімінде орындау үлесі қандай болуы керек?

Бұл ұйымға байланысты. Нақты мақсатты шекті өзіңіз қойыңыз, ал кесте тек үрдісті көрсетеді.