Бөлімнің жылдық жұмыс жоспары мен орындалу туралы есепті Excel-де жасау

Жылдық жұмыс жоспары көбіне қаңтарда бір рет жазылып, содан кейін есеп алдында ғана ашылады. Сонда жылдың аяғында «бұл іс-шара орындалды ма, кім жауапты еді, неге кешікті» деген сұрақтарға жауапты қайта жинауға тура келеді. Жоспар жұмыс құралы болу үшін оның күйі іс-шара мерзімі мен орындалған күніне қарай өздігінен жаңарып отыруы керек.

Бұл мақалада бөлімнің жылдық жоспарын Excel-де қалай құруды, күйлер мен орындалу пайызын формулалармен қалай есептеуді және басшыға баяндама үшін қандай жиынтық қажет екенін қарастырамыз.

Жоспар кестесінің құрылымы

Бір іс-шара — бір жол. Бағандар мынадай болғаны жеткілікті:

• жоспар бөлімі (мысалы, «Кадр», «Қаржы», «Есеп беру»);
• іс-шараның тұжырымы: қысқа, нәтижесі көрінетіндей («Жылдық есепті дайындау», «Курс өткізу» емес, «10 қызметкерді оқыту»);
• жауапты адам;
• мерзімі (нақты күн);
• орындалған күні (орындалғанда толтырылады);
• дайындық пайызы (0–100);
• тоқсан, күй, кешігу (формулалармен есептеледі).

Бөлімдер мен жауаптыларды бөлек парақтағы анықтамалықтан ашылмалы тізім ретінде қойыңыз. Жауапты бір жерде «Асқар», екінші жерде «Асқаров А.» болып жазылса, жауаптылар бойынша жиынтық дұрыс шықпайды.

Тоқсан мен күйді формуламен есептеу

Мерзім D2 ұяшығында болсын. Тоқсанды былай шығарамыз:

=ROUNDUP(MONTH(D2)/3;0)

Енді күй. Орындалған күні E2 ұяшығында, дайындық пайызы F2, ал «мерзімі таяу» дегенді 7 күн деп алайық (оны жеке ұяшыққа, мысалы $K$1, шығарыңыз):

=IF(OR(E2<>"";F2=1);"Орындалды";IF(D2<TODAY();"Кешіктірілді";IF(D2-TODAY()<=$K$1;"Мерзімі таяу";IF(F2>0;"Орындалуда";"Басталмаған"))))

Күйлердің реті маңызды: Excel шарттарды солдан оңға тексереді. Алдымен «орындалды» тексеріледі, әйтпесе орындалған, бірақ кеш болған іс-шара «кешіктірілді» болып қалады. Кешігіп орындалғанын көрсеткіңіз келсе, бөлек баған қосыңыз: =IF(AND(E2<>"";E2>D2);"кешіп";"").

Орындалу пайызы

Бір іс-шара үшін ереже қарапайым: орындалған күні бар болса, ол 100%, әйтпесе қолмен енгізілген дайындық. Көмекші бағанға:

=IF(E2<>"";1;F2)

Жалпы орындалу — осы бағанның орташасы: =AVERAGE(G2:G300). Тоқсан немесе жауапты бойынша: =AVERAGEIFS(G2:G300;H2:H300;1), мұндағы H — тоқсан бағаны.

Мысал:

Бұл жерде орташа пайыз іс-шара санынан емес, әр іс-шараның дайындығынан шығады, сондықтан жартылай орындалған жұмыс та есепке кіреді.

Бағдаршам және қызыл тізім

Бағдаршамды шартты пішімдеумен жасаңыз: Conditional Formatting → New Rule → Use a formula. Кешіктірілген жолдарды қызылға бояу үшін =$H2="Кешіктірілді", мерзімі таяуларды сарыға бояу үшін =$H2="Мерзімі таяу". Аптасына бір рет «күй» бағанын сүзсеңіз, жұма күнгі жиналысқа дайын тізім шығады.

Есепте кешіктірілген іс-шаралардың жеке тізімі керек болады. Ең қарапайым жолы: сүзгі арқылы көшіру. Ал автоматты тізім үшін көмекші бағанға кешіктірілген жолдардың реттік нөмірін жазып (=IF(H2="Кешіктірілді";COUNTIF(H$2:H2;"Кешіктірілді");"")), содан кейін INDEX және MATCH арқылы жеке параққа тартасыз.

Жиі кездесетін қателер

• Тұжырымдары тым жалпы іс-шаралар: «Жұмысты жақсарту» орындалды ма, жоқ па, ешкім айта алмайды.
• Мерзімнің орнына «II тоқсан» деп жазу. Сонда кешігуді есептеу мүмкін емес, нақты күн қажет.
• Бір іс-шараға бірнеше жауапты жазу. Жауапты біреу болуы керек, қалғандарын тұжырымда көрсетіңіз.
• Күйді қолмен жазу: ол ескіреді де, жоспар шындықтан алыстайды.

Дайын үлгі: бөлімнің жылдық жұмыс жоспары

Егер бәрін өзіңіз құрғыңыз келмесе, дайын кестені алуға болады. Үлгі ақылы және төрт парақтан тұрады.

«Анықтамалықтар» парағында ұйым, жыл, «мерзімі таяу» параметрі, жоспар бөлімдері (8-ге дейін) және жауаптылар (10-ға дейін) беріледі, олар ашылмалы тізімдерде шығады. «Жоспар» парағы 500 іс-шараға дейін сыяды: бөлім, тұжырым, жауапты, мерзім, орындалған күні немесе дайындық пайызы; тоқсан, күй және кешігу өздігінен есептеледі. «Жиынтық» парағында қорытындылар, тоқсандар мен жауаптылар бойынша орындалу, күйлер және екі диаграмма бар. «Есеп» парағы бөлімдер бойынша орындалуды, кешіктірілген іс-шаралар тізбесін және қол қоюға арналған жолдарды береді.

Файл қазақ тілінде, Excel 2007 және одан жаңа нұсқаларда және LibreOffice-те макростарсыз жұмыс істейді. Кесте — жұмыс құралы, ол жоспардың бекітілген пішімін алмастырмайды: тұжырымдарды, баған атауларын және бекіту тәртібін ұйымыңыздың жергілікті актілерімен салыстырыңыз.

Жиі қойылатын сұрақтар

Жоспарды қашан құру керек?

Жыл басталмай тұрып, іс-шараларды бөлімдер бойынша жинап, әрқайсысына жауапты мен нақты мерзім қойған жөн. Жыл ішінде тек өзгерістерді енгізесіз.

Жоспардан тыс тапсырма келсе не істеу керек?

Оны жаңа жол ретінде қосып, бөлімін таңдаңыз. Сонда жоспардан тыс жұмыс та жиынтыққа кіреді, ал жыл соңында бөлімнің нақты жүктемесі көрінеді.

Орындалуды пайызбен өлшеу әділ ме?

Іс-шаралар салмағы бірдей емес, сондықтан пайыздың өзіне сүйеніп қана қоймаңыз. Кешіктірілген іс-шаралар тізімін қосыңыз: басшыға жалпы сан да, нақты проблемалар да керек.

Есепті басшыға қалай беру керек?

Бөлімдер бойынша орындалу кестесін, кешіктірілген іс-шаралар тізімін және қысқа түсіндірме жолын жіберсеңіз жеткілікті. Толық жоспарды қосымша ретінде тіркейсіз.