Сенімхаттар мен құжат мерзімдерін Excel-де бақылау: бағдаршам және ұзарту тізімі

Сенімхаттың мерзімі өтіп кетсе, өкіл қол қойған келісімнің заңдылығына күмән туады. Сатып алу тоқтайды, құжат қайта рәсімделеді, уақыт кетеді. Бірақ мерзімдер көп болғанда оларды есте сақтау мүмкін емес: сенімхаттар бір папкада, лицензиялар екіншіде, жалға алу шарттары үшіншіде.

Шешімі — барлық мерзімді бір тізілімде жинау. Excel қалған күнді өзі есептейді, түс береді және алдымен ұзарту керек құжаттардың тізімін ұсынады. Мақалада қалай құруды көрсетеміз.

Тізілімнің құрылымы

Бір жол — бір құжат. Бағандар:

Түрі бағанына ашылмалы тізім қойыңыз. Бұл тізілімде тек сенімхаттар емес, электрондық қолтаңбалар, лицензиялар, сертификаттар, полистер, жалдау шарттары және аяқталу күні бар кез келген құжат жүргізіле алады.

Қалған күн

Қалған күн = қолданылу мерзімі − бүгінгі күн:

=IF(G2="";"Мерзімсіз";G2-TODAY())

Егер мерзім көрсетілмесе, құжат «Мерзімсіз» мәртебесін алады. Сенімхатта мерзім көрсетілмеген болса, оның қолданылу мерзімі жергілікті заңнамаға байланысты: мұны тексеріп, күнді қолмен жазыңыз.

Бағдаршам

Үш күй жеткілікті:

• қызыл — мерзімі өтті (қалған күн 0-ден аз);
• сары — аяқталуда (қалғаны ескерту шегінен аспайды);
• жасыл — қалған құжаттар.

Ескерту шегі әр түрге әртүрлі болады: сенімхатқа 30 күн, лицензияға 60 күн. Мұны анықтамалықта сақтаймыз:

=IF(H2="Мерзімсіз";"Мерзімсіз";IF(H2<0;"Өтіп кетті";IF(H2<=VLOOKUP(A2;Түрлер;2;0);"Аяқталуда";"Қалыпты")))

Мысал. Сенімхат 31.12.2026 күні аяқталады, ескерту шегі 30 күн. 15.11.2026 күні қалғаны 46 күн: жасыл. 05.12.2026 күні қалғаны 26 күн: «Аяқталуда» (сары). 02.01.2027 күні мерзім өтті: қызыл.

«Мерзімі жақындар» парағы

Тізілім ұзарған сайын қызыл мен сарыны көзбен іздеу қиын. Бөлек парақта тек мерзімі өткен және аяқталатын құжаттарды, аяқталу күнінің ретімен көрсетіңіз. Excel 365 болса, FILTER және SORT қолданыңыз. Ескі нұсқаларда көмекші баған арқылы жасайды: =IF(OR(I2="Өтіп кетті";I2="Аяқталуда");G2+ROW()/10000;""), ал парақта SMALL(көмекші баған; k) және INDEX/MATCH. Күнге ROW()/10000 қосу бірдей күндердің қайталанбауына көмектеседі.

Айлар бойынша аяқталулар

Алдағы бір жылдағы аяқталуларды COUNTIFS айлар бойынша санайды:

=COUNTIFS($G:$G;">="&A2;$G:$G;"<"&EDATE(A2;1))

Мұнда A2 — айдың бірінші күні. Диаграмма қай айда ұзартулар көп болатынын бірден көрсетеді.

Жиі кездесетін қателер

• Мерзімді мәтін етіп жазу. «31 желтоқсан» формулаға түсінікті емес, күн пішімін қолданыңыз.
• Ұзартылған құжаттың жолын өшіру. Тарих жоғалады. Жаңа құжатты жаңа жолмен жазыңыз.
• Шекті бәріне бірдей қою. Сенімхат пен лицензияның ескерту мерзімі әртүрлі.
• Өкілеттіктерді жазбау. Қай құжат нені береді — кейін табу қиын.
• Мерзімді тек жылмен есептеу. Нақты күнді жазыңыз.

Дайын Excel үлгісі

Өзіңіз құрғыңыз келмесе, «Сенімхаттар мен құжат мерзімдерін есепке алу» үлгісін қолданыңыз. Үлгі ақылы. Ішінде:

• «Анықтамалықтар» — құжат түрлері және әр түр үшін күнмен ескерту шегі, ағымдағы күн.
• «Тізілім» — 500 құжатқа дейін: түрі, нөмірі, берілген күні, сенім білдіруші, өкіл, өкілеттіктері, қолданылу мерзімі, қалған күндер және бағдаршам.
• «Мерзімі жақындар» — аяқталу күні ретімен мерзімі өткен және аяқталатын құжаттардың автоматты тізімі.
• «Жиынтық» — түрлер мен күйлер бойынша саны, алға қарай бір жылға айлар бойынша аяқталулар, екі диаграмма.

Егер мерзім өтсе, күйі «Өтіп кетті» және ұяшық қызыл; аяқталуға түр шегінен аспайтын уақыт қалса, күйі «Аяқталуда» және ұяшық сары; қалғандары жасыл. «Мерзімі жақындар» парағы тізілімнен массив формулаларымен жиналады және тізілімдегі әр өзгерісте жаңарады. Аяқталу күні бос болса, құжат «Мерзімсіз» күйін алады. Жинақта бос кесте және ойдан шығарылған деректері бар толтырылған үлгі бар. Бұл қарапайым формулалардағы Excel кестесі, бухгалтерлік бағдарлама емес. Файл Excel 2007 және одан жаңа нұсқаларда, LibreOffice-те жұмыс істейді, макростарсыз, қазақ тілінде. Шектерді қолданыстағы ережелермен салыстырыңыз; есептеу болжамды. Үлгі хатшыларға, заңгерлерге, бухгалтерлерге, сатып алу және кадр мамандарына, шағын ұйымдардың басшылары мен жеке кәсіпкерлерге арналған.

Жиі қойылатын сұрақтар

Сенімхаттың мерзімі қанша болады?

Бұл жергілікті заңнамаға және сенімхаттың мәтініне байланысты. Мерзім көрсетілмесе, ережені құжаттардан тексеріп, күнді кестеге қолмен жазыңыз.

Сенімхаттан басқа құжатты жүргізуге бола ма?

Иә. Электрондық қолтаңбалар, лицензиялар, сертификаттар, полистер, жалдау шарттары — аяқталу күні бар кез келген құжат. Түрлерді анықтамалыққа қосасыз.

Қай күннен бастап ескерту керек?

Ұзартуға қанша уақыт кететініне қарай. Тез рәсімделетін сенімхатқа 30 күн жеткілікті, ал лицензияға көбірек қор қойған дұрыс.

Мерзімі өткен құжатпен не істеу керек?

Жаңасын рәсімдеп, тізілімге жаңа жол қосыңыз. Ескісін өшірмеңіз: тарих пайдалы болады.