Сынақ мерзімін есептеу және кадр мерзімдерін Excel-де бақылау

Мерзімді еңбек шартының мерзімі өтіп кетті, медициналық тексеру кешікті, сынақ мерзімі аяқталды, бірақ шешім қабылданбады. Мұндай жағдайлар мерзімдер басыңызда немесе әртүрлі файлдарда сақталғанда болады. Шағын компанияда да, үлкен бөлімде де бұл бірдей жиі кездеседі.

Excel-де барлық мерзімді бір тізілімге жинап, олардың аяқталу күнін формуламен есептеуге болады, ал бояу назар аударуды қажет ететінін өзі көрсетеді. Мақалада қалай жасау керегін қадамдап түсіндіреміз.

Тізілім: бір жол — бір қызметкер

Бағандар:

Әр мерзім үшін бөлек баған болады. Мерзімі жоқ ұяшықты бос қалдырыңыз.

Сынақ мерзімінің соңы

Сынақ мерзімінің соңы = қабылданған күні + айлармен мерзім − 1 күн. Excel-де:

=EDATE(B2;C2)-1

Мысал. Мадина 10.03.2026 күні қабылданды, сынақ — 3 ай. EDATE(10.03.2026; 3) = 10.06.2026, минус 1 күн = 09.06.2026. Сынақ 09.06.2026 күні аяқталады.

EDATE айдың аяғымен де дұрыс жұмыс істейді: 31.01-ге 1 ай қосса, 28.02 (немесе 29.02) шығады. Бұл жағдайда нәтижені қолмен тексеріңіз.

Қалған күн

Әр мерзімге дейін қанша күн қалғанын есептеңіз:

=IF(D2="";"";D2-TODAY())

Бос ұяшық болса, формула ештеңе көрсетпейді. Теріс сан — мерзім өтті.

Мәртебе мен бояу

Жақын мерзім — барлық мерзімнің ең ерте келетіні (бос емес және әлі өтпегені немесе өткені). Қарапайым нұсқа: =MIN(Мерзімдер). Мәртебе:

=IF(F2<0;"Мерзімі өтті";IF(F2<=$K$1;"Жақында";"Қалыпты"))

$K$1 — ескерту күндерінің саны (мысалы, 30). «Шартты пішімдеу» арқылы қызыл мен сарыны қосыңыз: қызыл — мерзімі өтті, сары — жақында.

Қызметкердің сынақ мерзімі аяқталған соң, оны мерзім санатынан шығару керек, әйтпесе ол үнемі қызыл болып тұрады. Ол үшін «Сынақ аяқталды» деген күй қосыңыз немесе формулада сынақ соңын ағымдағы күннен кейін ғана тексеріңіз.

«Не істеу керек» тізімі

Тізілім ұзарған сайын қызылдар мен сарыларды іздеп отыру қиын. Сондықтан мәртебесі «Мерзімі өтті» немесе «Жақында» қызметкерлерден бөлек тізім жасаңыз. Ең шұғылдарды жоғарыға шығарады: көмекші бағанға =F2+ROW()/10000 жазып, SMALL функциясымен өсу ретімен алыңыз. Қайталанатын күндер болса да, қосылған ROW() ұқсас мәндерді ажыратады.

Жиі кездесетін қателер

• Мерзімді қолмен жазып қою. Күн мен ай өзгерсе, формула жаңарады, қолмен жазылғаны жаңармайды.
• Есептік күнді бекіту. Егер бүгінгі күнді қолмен жазсаңыз, ертеңгі күні кесте ескіреді; TODAY() қолданыңыз.
• Ұзартылған мерзімнен кейін бояуды алып тастамау. Жаңа күнді жазсаңыз, бояу жоғалады.
• Мерзімдерді тек бір адамның басында сақтау. Тізілімді ортақ қалтада ұстаңыз.
• Заңнамалық мерзімдерді тексермеу. Сынақтың ең ұзақ мерзімі мен ұзарту шарттарын жергілікті ережелермен салыстырыңыз.

Дайын Excel үлгісі

Өзіңіз құрғыңыз келмесе, «Кадр мерзімдерін бақылау» үлгісі бар. Үлгі ақылы. Ішінде:

• «Параметрлер» — ұйым, есеп күні (өздігінен жаңарады) және қанша күн бұрын ескерту керек.
• «Тізілім» — 60 қызметкерге дейін: қабылдау, сынақ мерзімі, мерзімді шарт, медициналық тексеру, оқыту немесе аттестаттау; мерзімдерге дейінгі күндер, жақын мерзім және мәртебе.
• «Не істеу керек» — мәртебесі «Мерзімі өтті» немесе «Жақында» қызметкерлердің автоматты тізімі, ең шұғылдары жоғарыда.
• «Жиынтық» — түрлері мен бөлімшелері бойынша қанша мерзім өтті және жақында аяқталады, диаграмма.

Сынақтың соңы қабылдау күні плюс айлармен мерзім минус бір күн ретінде есептеледі; сынақ аяқталғанда ол артық дабыл тудырмайды. Ескерту мерзімі әдепкі бойынша 30 күн және «Параметрлерде» өзгереді. Жаңа күнді сол ұяшыққа жазсаңыз, қызыл немесе сары бояу өздігінен жоғалады. Жинақта бос кесте және ойдан шығарылған деректері бар толтырылған үлгі бар. Бұл қарапайым формулалардағы Excel кестесі, бухгалтерлік бағдарлама емес. Файл Excel 2007 және одан жаңа нұсқаларда, LibreOffice-те жұмыс істейді, макростарсыз, қазақ тілінде. Мерзімдер мен шектерді жергілікті еңбек заңнамасымен және ұйымның ішкі актілерімен салыстырыңыз; есептеу болжамды. Үлгі кадр мамандарына, бөлім басшыларына, офис-менеджерлерге және шағын компания иелеріне арналған.

Жиі қойылатын сұрақтар

Сынақ мерзімі қанша болады?

Бұл жергілікті еңбек заңнамасы мен еңбек шартына байланысты. Кестеде мерзімді айлармен өзіңіз жазасыз, сондықтан нақты ережені құжаттардан тексеріңіз.

Күнді күн сайын жаңарту керек пе?

Жоқ. TODAY() функциясы файл әр ашылғанда жаңарады. Тек мысал көрсету үшін күнді бекітуге болады.

Сынақ мерзімін ұзартуға бола ма?

Бұл жергілікті заңнамаға байланысты. Кестеде ұзартылған мерзімді көрсету үшін айлар санын түзетсеңіз жеткілікті.

Ескерту күнін қанша қою керек?

Шешім қабылдауға қанша уақыт керек екеніне байланысты. Сынақ үшін 30 күн көп жағдайда жеткілікті, ал медтексеруге жазылу үшін көбірек қажет.