Қызметкерлердің демалысы мен болмауын Excel-де есепке алу: қалдық пен күнтізбе

«Бүгін кім жоқ?», «Айгүлдің демалысы қанша күн қалды?», «Келесі аптада бөлімде кім қалады?» Мұндай сұрақтарға жауапты әдетте есте сақтаумен және шашыраңқы бұйрықтармен іздейді. Екі адам бір мезгілде демалысқа кетіп қалады, ал біреудің демалыс қалдығы жылдар бойы жиналып, соңында үлкен мәселеге айналады.

Excel-де мұны бір жүйеге салуға болады: әр болмау бір жол, қалдықты формула есептейді, ал күнтізбе соның негізінде өздігінен сызылады. Мақалада қалай құру керегін көрсетеміз.

Болмаулар журналы

Бір жол — бір болмау. Бағандар:

Түрін ашылмалы тізімнен таңдаңыз: демалыс, ауру демалысы, өтемақы демалысы, іссапар. Сонда есеп түр бойынша дұрыс жиналады.

Күндер санын есептеу

Күнтізбелік күн: =D2-C2+1.

Жұмыс күндері керек болса, NETWORKDAYS қолданыңыз, мереке күндерінің тізімін үшінші аргумент етіп беріңіз:

=NETWORKDAYS(C2;D2;Мерекелер)

Кейбір ережелерде демалыстың күнтізбелік күндерінен мереке күндері алынады. Мұны мереке күндерін санау арқылы жасауға болады:

=D2-C2+1-COUNTIFS(Мерекелер;">="&C2;Мерекелер;"<="&D2)

Қайсысы дұрыс екенін өз ережеңізден тексеріңіз; кестеде екі нұсқаны да бір формуламен ауыстыруға болады.

Демалыс қалдығы

Қалдық = тиесілі күндер + өткен жылдан көшірілген − пайдаланылған − жоспарланған.

=B2+C2-D2-E2

Мысал. Тиесілі — 24 күн (норманы өзіңіз белгілейсіз), өткен жылдан 6 күн көшірілген, пайдаланылған 14, жоспарланған 7. Қалдық: 24 + 6 − 14 − 7 = 9 күн.

Пайдаланылғанды журналдан SUMIFS жинайды:

=SUMIFS(Журнал!$F:$F;Журнал!$A:$A;A2;Журнал!$B:$B;"Демалыс";Журнал!$C:$C;"<="&TODAY())

Жоспарланғанды сол формуламен аласыз, тек күн шарты ">"&TODAY() болады. Демалыс бөліктерге бөлінсе, әр бөлікті жеке жолға жазыңыз: қалдық бөліктер қосындысы бойынша азаяды.

Қиылысуды тексеру

Бір адамның екі болмауы бірін-бірі қайталауы мүмкін: қате түрде бір демалыс екі рет енгізілген. Мұны COUNTIFS табады:

=IF(COUNTIFS($A:$A;A2;$C:$C;"<="&D2;$D:$D;">="&C2)>1;"Қиылысу!";"")

Қосымша: =IF(D2<C2;"Күн қате";"").

Күнтізбе: күн сайын кім жоқ

Күнтізбеде жолдар — қызметкерлер, бағандар — айдың күндері. Әр ұяшыққа болмау кодын шығарамыз (мысалы, демалысқа бір әріп, ауру демалысына екінші). Формула әр қызметкер мен күн бойынша журналға қарайды:

=IFERROR(INDEX(Түр_коды;MATCH(1;INDEX((Журнал!$A$2:$A$800=$A2)*(Журнал!$C$2:$C$800<=E$1)*(Журнал!$D$2:$D$800>=E$1);0);0));"")

Төменгі жолда әр күнгі болмайтындар саны: =COUNTIF(E2:E61;"?*"). Егер бір мезгілде болмауға рұқсат етілген адам саны (мысалы, 3) асып кетсе, бағанды қызылмен бөлектеңіз.

Жиі кездесетін қателер

• Мереке күндерін ескермеу. Тізімге жылдың мерекелерін енгізіңіз.
• Өткен жылдың қалдығын ұмыту. Көшірілген күндерді бөлек баған етіңіз.
• Күн мәтін болып жазылған. Формулалар жұмыс істемейді; пішімді тексеріңіз.
• Ауру демалысын демалыспен араластыру. Түрлері бөлек есептелуі керек, әйтпесе демалыс қалдығы бұрмаланады.

Дайын Excel үлгісі

Өзіңіз құрғыңыз келмесе, «Қызметкерлердің болмауын есепке алу» үлгісі бар. Үлгі ақылы. Ішінде:

• «Параметрлер» — жыл, демалыс нормасы, бір мезгілде болмауға рұқсат етілген адам саны, үлкен қалдық шегі, мереке күндері, бөлімдер.
• «Қызметкерлер» — 60 адамға дейін: аты-жөні, лауазымы, бөлімі, демалыстың көшірілуі, пайдаланылғаны, жоспарланғаны, қалдығы, ауру демалысы, өтемақы демалысы, іссапарлар, бүгінгі күйі және бақылау.
• «Болмаулар» — 800 жазбаға дейін: қызметкер, түрі, күндері, негізі; күнтізбелік және жұмыс күндері, күйі және қиылысуларды тексеру.
• «Күнтізбе» — кез келген айға бөлімнің жұмыста болуы Д, А, Ө, І кодтарымен, күндер бойынша болмайтындар саны және қызметкерлер бойынша қорытындылар.
• «Жиынтық» — айлар және түрлер бойынша болмаулар, бөлімдер бойынша бақылау, екі диаграмма.

«Күнтізбе» парағында қажетті айдың кез келген күнін жазсаңыз, кесте әр қызметкер бойынша кодтарды және әр күнгі болмайтындар санын көрсетеді. Егер бір адамның екі болмауы күндері бойынша қиылысса, журналда кеңес пайда болады, ал бір мезгілде болмайтындардың жалпы саны шектен асса, күнтізбеде қызылмен ерекшеленеді. Демалыс қалдығынан тізіміңіздегі мереке күндерінсіз демалыстың күнтізбелік күндері шегеріледі, ал нормаңызды өзіңіз белгілейсіз. Жинақта бос кесте және ойдан шығарылған деректері бар толтырылған үлгі бар. Файл Excel 2007 және одан жаңа нұсқаларда, LibreOffice-те жұмыс істейді, макростарсыз, қазақ тілінде. Нормаларды қолданыстағы ережелермен салыстырыңыз; есептеу болжамды. Үлгі кадр мамандарына, бөлімше басшыларына, мемлекеттік және бюджеттік мекемелерге, шағын ұйымдарға арналған.

Жиі қойылатын сұрақтар

Демалыс нормасы қанша?

Бұл жергілікті ережелер мен еңбек шартына байланысты. Кестеде нормаңызды «Параметрлерге» өзіңіз жазасыз.

Кім қашан жоқ екенін қалай тез көрем?

Күнтізбе парағында айды таңдайсыз: әр қызметкердің қатарында болмау коды, төменде әр күнгі жоқ адамдар саны көрінеді.

Бір бөлімнен бірден көп адам кетпеуін қалай қадағалаймын?

Параметрде бір мезгілде болмауға рұқсат етілген санды қойыңыз. Күнтізбеде осы шектен асқан күн қызыл түспен көрінеді.

Бөліп алынған демалысты қалай енгізем?

Әр бөлікті күндерімен бөлек жолға жазыңыз: қалдық бөліктердің қосындысы бойынша есептен шығады.