Жол парағын жүргізу және жанармай шығынын Excel-де нормамен есептеу

Қызметтік көлік жанармайды «қалай болса солай» жұмсайтын сияқты көрінеді, әсіресе жол парағы қағазда жазылып, соңында бухгалтерге бір үйме болып түскенде. Қанша жүрдік, қанша құйдық, нормамен салыстырғанда артық па әлде үнем бе, қысқы үстеме қалай ескерілді — бұл сұрақтарға жауап тапқанша уақыт кетеді.

Excel-де мұны қарапайым журналға салуға болады: жүріс пен құюларды жазасыз, ал норма бойынша шығынды, нақты шығынды және айырманы формула есептейді. Мақалада есептеу логикасын, мысалды және жиі кездесетін қателерді көрсетеміз, ал соңында дайын үлгіні сипаттаймыз.

Журналға не жазылады

Бір жол — бір жол парағы (бір сапар немесе бір күн). Қажетті деректер:

Автомобильдер парағында әр көліктің базалық нормасы (л/100 км) және үстемелері болуы керек.

Норма бойынша шығын

Алдымен жүріс: =оралу-шығу (мысалда 54 520 − 54 200 = 320 км). Содан кейін норма:

Норма бойынша шығын = жүріс ÷ 100 × базалық норма × (1 + үстемелер қосындысы).

Үстемелер маусымдық (қыста жылыту мен суық мотор үшін) және жағдай үстемелерінен (қала, жүк) құралады. Excel-де:

=D2/100*E2*(1+F2+G2)

Мұнда D2 — жүріс, E2 — норма, F2 — маусымдық үстеме, G2 — жағдай үстемесі.

Нақты шығын, артық шығыс және үнем

Нақты шығын = шығудағы қалдық + құйылды − оралудағы қалдық. Мысалда: 20 + 30 − 14 = 36 л.

Норма: 320 ÷ 100 × 8,5 × (1 + 0,10 + 0,05) = 31,28 л (қысқы үстеме 10%, қалалық 5%).

Айырма: 36 − 31,28 = 4,72 л артық шығыс. Жанармай бағасы 250 ₸/л деп алсақ, артық шығыс 4,72 × 250 = 1 180 ₸. Нәтиже теріс болса, ол үнем.

Формула: =H2-I2, оң сан — артық шығыс, теріс сан — үнем. Түсті «Шартты пішімдеу» береді.

Рұқсат етілген ауытқу

Нақты шығын нормадан сәл өзгеше болуы заңды. Сондықтан шек қойылады, мысалы, 5%: одан асқан артық шығыс бөлек белгіленеді.

=IF(J2>I2*$K$1;"Шектен асты";"Қалыпты")

Шек пен үстемелердің нақты мәндерін өз бұйрығыңыз бен қолданыстағы актілерден алыңыз, мақаладағы сандар — шартты.

Қатені тауып беретін тексерулер

Журналды сенімді ету үшін мына тексерулерді қосыңыз:

• оралудағы одометр шығудағыдан аз болмауы керек;
• жанармай қалдығы теріс болмауы керек;
• одометр көрсеткіші бос болмауы керек;
• жол парағының нөмірі қайталанбауы керек.

Бұл тексерулердің әрқайсысы бір қарапайым IF не COUNTIF формуласы: мысалы, қайталануды =IF(COUNTIF($A:$A;A2)>1;"Қайталану";"") табады.

Мерзімдерді бақылау

Көліктің ТҚ, сақтандыру мерзімі және жүргізушінің куәлігі мен медтексеру мерзімі жол парағымен тығыз байланысты: мерзімі өткен құжатпен сапарға шығуға болмайды. Мерзімдерді бір кестеге жинап, әр құжат үшін «қалған күн» бағанын қойыңыз: =мерзім-TODAY(). Қызыл — өтті, сары — жақында, жасыл — қалыпты.

Жиі кездесетін қателер

• Қысқы үстемені жыл бойы қолдану. Ол тек сапар айына байланысты болуы керек.
• Одометрді жазбау. Жүрісті «шамамен» қойсаңыз, норма да, шығын да жалған болады.
• Құюды екі рет есептеу. Бір чекті екі парақта көрсетпеңіз.
• Нормаларды ескі бұйрықтан алу. Нормаларды жаңартып отырыңыз.

Дайын Excel үлгісі

Мұны өзіңіз құрғыңыз келмесе, «Жол парақтары және ЖЖМ есебі» үлгісін қолданыңыз. Үлгі ақылы. Ішінде:

• «Параметрлер» — ұйым, рұқсат етілген артық шығыс шегі, ескерту мерзімі, айлар бойынша маусымдық үстемелер және отын бағалары; бәрі өңделеді.
• «Автомобильдер» — 60 автомобильге дейін: л/100 км нормасы, қала мен жүк үстемелері, ТҚ және сақтандыру мерзімдері, ағымдағы одометр.
• «Жүргізушілер» — 80 жүргізушіге дейін: куәлік пен медтексеру; медтексерудің жарамдылық мерзімі өздігінен есептеледі.
• «Жол парақтары журналы» — 800 жазбаға дейін: жүріс, норма бойынша шығыс, нақты шығыс, артық шығыс пен үнем, күйі және тексерулер.
• «Мерзім бақылауы» — ТҚ, сақтандыру, куәліктер және медтексерулер бойынша бағдаршам.
• «Жиынтық» — айлар және автомобильдер бойынша жүріс, отын, артық шығыс, л/100 км орташа шығыс және артық шығыс құны.
• «Жол парағын басып шығару» — жазба нөмірі бойынша қол қоюға арналған бағандары бар жеңілдетілген пішін.

Басып шығару пішіні — жұмыс пішіні, ресми бланк емес: міндетті деректемелер мен рәсімдеу тәртібін өз жергілікті актілеріңіз бойынша анықтаңыз. Жинақта бос кесте және ойдан шығарылған деректері бар толтырылған үлгі бар. Файл Excel 2007 және одан жаңа нұсқаларда, LibreOffice-те жұмыс істейді, макростарсыз, қазақ тілінде. Нормалар, үстемелер, медтексеру мерзімі және артық шығыс шегі шартты әдепкі мәндермен берілген, оларды өз құжаттарыңызбен салыстырыңыз. Үлгі автокөлікке жауапты адамға, гараж меңгерушісіне, механикке, жанар-жағармай материалдарын есептен шығаратын бухгалтерге және шағын автопарктегі ұйым басшысына арналған.

Жиі қойылатын сұрақтар

Қысқы үстеме қанша болу керек?

Бұл сіздің өңіріңіздегі актілер мен ұйымыңыздың бұйрығына байланысты. Кестеде үстемені айлар бойынша өзіңіз қоясыз: нақты мәнді құжаттан алыңыз.

Артық шығысты кім өтейді?

Бұл ұйымның ішкі ережелеріне байланысты. Кесте тек фактіні көрсетеді: қанша литр және қанша ақша артық шыққан.

Қала мен жүк үстемесін қашан қосады?

Сапар қала ішінде өтсе немесе көлік жүк тасыса. Екеуі бірге болса, үстемелер қосылады.

Жол парағы журналы бухгалтерияға не береді?

Айлар бойынша жүріс пен жанармай шығысының жиынтығы норма бойынша есептен шығаруды негіздеуге және есепке деректер дайындауға көмектеседі.