KHIZHNYAKOVІс-шара бюджетін Excel-де қалай жоспарлауға болады
Excel-дегі іс-шара бюджеті мен жоспары: смета, төлемдер және дайындық чек-парағы — Үлгіні ашу →
Іс-шара ұйымдастырған адам білетін жағдай: алғашқы екі күнде бәрі түсінікті, ал үшінші аптада залға аванс төленген, жүргізушімен келісілмеген, декорға ақша қалмай қалған, ал сметаның соңғы нұсқасы үш түрлі файлда жатыр. Бюджеттен асып кету — әдетте үлкен қате емес, көптеген ұсақ ұмытылған баптардың жиынтығы.
Excel-де сметаны бір кестеде жүргізсеңіз, не жоспарланғанын, не төленгенін және қанша қалғанын әрдайым көресіз. Бұл мақалада сметаны қалай құру керегін, бір қонаққа құнын қалай есептеуді және дайындық тапсырмаларын қалай қадағалауды қарастырамыз.
Сметаны санаттарға бөліңіз
Шығыстарды ұсақ-ұсақ жазғаннан гөрі, бірден санаттарға бөлген дұрыс. Әдетте мынадай санаттар жеткілікті: зал, тамақ пен сусын, жүргізуші мен артистер, декор мен гүл, жарық пен дыбыс, көлік, сыйлықтар, күтпеген шығындар.
Әр бап үшін төрт баған: санат, баптың атауы, саны, бағасы. Қосымша — «Төленгені». Жоспарлы сома мен қалдық формуламен есептеледі:
=C2*D2 — жоспарлы сома (саны × бағасы),
=E2-F2 — әлі төленбеген қалдық.
Санаттар бойынша жиынтықты SUMIF береді:
=SUMIF($A$2:$A$60;H2;$E$2:$E$60)
Мұнда H2 — санат атауы, E бағанында жоспарлы сомалар.
Мысал. 40 қонақ, жалпы бюджет — 1 200 000 теңге, мерейтойлық кеш.
| Санат | Жоспар, ₸ | Төленді, ₸ | Қалдық, ₸ |
|---|---|---|---|
| Зал | 300 000 | 150 000 | 150 000 |
| Тамақ пен сусын | 520 000 | 100 000 | 420 000 |
| Жүргізуші, музыка | 150 000 | 50 000 | 100 000 |
| Декор | 90 000 | 0 | 90 000 |
| Сыйлықтар | 60 000 | 0 | 60 000 |
| Күтпеген шығындар (10%) | 80 000 | 0 | 80 000 |
| Барлығы | 1 200 000 | 300 000 | 900 000 |
Күтпеген шығындарға бюджеттің кемінде 5–10 пайызын қалдырыңыз: аз іс-шара ғана «жоспар бойынша» өтеді.
Бір қонаққа құнын есептеңіз
Бұл көрсеткіш бюджетті басқа іс-шарамен немесе алдыңғы жылмен салыстыруға көмектеседі. Формула қарапайым: жалпы жоспарлы сома қонақ санына бөлінеді.
=SUM(E2:E60)/B1
Мысалда 1 200 000 / 40 = 30 000 теңге. Қонақ саны өзгерсе, бір қонаққа құны бірден өзгереді, сондықтан қонақ санын жеке ұяшыққа шығарып, формулада сол ұяшыққа сілтеме жасаңыз.
Бюджеттен асып кетуді қалай көреміз
Қорытынды ұяшыққа мәртебе қосыңыз:
=IF(SUM(F2:F60)>B2;"Асып кету: "&SUM(F2:F60)-B2;"Бюджет шегінде")
Мұндағы B2 — жалпы бюджет. Мұны шартты пішімдеумен біріктіріп, асып кетсе қызыл түс көрсетуге болады.
Дайындық чек-парағы
Смета ақшаны қадағалайды, ал мерзімді қадағалау үшін бөлек тапсырмалар тізімі керек: тапсырма, жауапты адам, мерзімі, мәртебесі («Жасалмады», «Жұмыста», «Дайын»). Мерзімі жақындаған тапсырмаларды бөлектеу үшін қосымша баған жасаңыз:
=IF(D2="Дайын";"";IF(C2<TODAY();"Мерзімі өтті";IF(C2-TODAY()<=3;"Мерзімі жақын";"")))
Дайындық пайызын COUNTIF-пен есептейсіз: =COUNTIF(D2:D41;"Дайын")/COUNTA(A2:A41).
Жиі кездесетін қателер
- Тек жоспарды жазып, төленгенді жазбау. Қалдықты көрмесеңіз, сметаның қанша «тірі» екенін білмейсіз.
- Бағаны қонақ санына байламау. Тамақ пен сусын бағасы қонақ санына тікелей байланысты; санды бір жерде жазып, формуламен тартыңыз.
- Күтпеген шығындар жолын ұмыту.
- Тапсырманың жауаптысын көрсетпеу. Жауапсыз тапсырма орындалмайды.
- Бірнеше сметаны бір-біріне көшіру. Нұсқаларды файл атауына күнін қосып сақтаңыз.
Дайын Excel үлгісі
Кестені нөлден құрмай, «Іс-шара бюджеті мен жоспары» үлгісін пайдалануға болады. Үлгі ақылы, ал ішінде мыналар бар:
- «Параметрлер» парағында іс-шара атауы, күні, қонақ саны, жалпы бюджет және санаттар тізімі енгізіледі.
- «Смета» парағында 60 бапқа дейін жүргізуге болады: санат, саны, бағасы, төленгені көрсетіледі, ал жоспар, қалдық және мәртебе өздігінен есептеледі.
- «Чек-парақ» парағында 40 тапсырмаға дейін: жауапты, мерзімі, мәртебесі және «Мерзімі жақын» мен «Мерзімі өтті» сигналы.
- «Қорытынды» парағында санаттар бойынша жоспар мен факт, бюджет қалдығы, бір қонаққа құны, дайындық деңгейі және диаграмма көрсетіледі.
Үлгі корпоративтер, мерейтойлар, конференциялар мен мерекелерді ұйымдастырушыларға, кеңсе менеджерлеріне, әкімшілерге және ата-аналар комитеттеріне қолайлы. Жинақта бос кесте және ойдан алынған деректері бар толтырылған үлгі бар. Файл Excel 2007 және одан жаңа нұсқаларда және LibreOffice-те жұмыс істейді, макростарсыз, қазақ тілінде. Жобаның барлық түзетулері мен жаңа нұсқаларын тегін аласыз.
Жиі қойылатын сұрақтар
Бюджеттің қанша бөлігін резервке қалдыру керек?
Қатаң ереже жоқ. Практикада кемінде 5–10 пайыз қалдырады; ұйымдастырушы алғаш рет жасап жатса немесе іс-шара үлкен болса, көбірек. Оны жеке «Күтпеген шығындар» жолымен көрсетіңіз.
Қонақ саны әлі белгісіз болса, қалай есептеймін?
Үш сценарий жасаңыз: ең аз, күтілетін және ең көп қонақ саны. Қонақ санының бір ұяшығын өзгертіп, бір қонаққа құнын салыстырыңыз. Төлемді қажет еткен сәтте нақты санды жаңартасыз.
Аванс пен толық төлемді қалай бөлек жазамын?
«Төленгені» бағанына аванс сомасын жазып, кейін жолды өзгерту арқылы толық төлемді көрсетіңіз. Қалдық формуласы өздігінен жаңарады.
Чек-парақты қашан бастау керек?
Бюджетпен бір мезгілде. Тапсырмалардың көбі (залды брондау, жүргізушімен келісу) мерзімі қысқа тұрған кезде қиын болады, сондықтан бірінші апта ішінде тізімді толтырыңыз.
