KHIZHNYAKOVКезекшілік кестесін Excel-де қалай жасауға болады
Excel-дегі кезекшілік кестесі: ауыстырулар, жүктеме және басып шығару нысаны — Excel үлгісі — Үлгіні ашу →
Кезекшілік кестесін жасау — қағаз жүзінде оңай, ал іс жүзінде жағымсыз жұмыс. Біреуі демалыста, біреуі ауырып қалды, біреуі «менде үш рет болды, ал сізде екі рет» дейді. Мектепте, ауруханада, әкімшілікте немесе кез келген ұйымда жауапты кезекшілердің кестесін жасайтын адам әр айдың басында осы жағдайға тап болады.
Excel-де кестені айдың басында қайта құрмай-ақ жүргізуге болады, егер жүктемені санайтын формулалар мен қолжетімсіздік күндері бөлек жазылса. Төменде осындай кестенің логикасын түсіндіреміз.
Кезекшілік пен ауысым кестесі бірдей емес
Бұл екі түрлі міндет. Ауысым кестесінде (2/2, 5/2) схема циклмен қайталанады. Кезекшілік кестесінде әр күнге бір-екі адам тағайындалады, ал басты талап — әділдік: бәріне шамамен бірдей жүктеме, демалыс пен мереке күндерінде әділ бөлу, қатарынан кезекшілік болмауы. Төмендегі әдіс осы екінші жағдайға арналған.
Кесте құрылымы
Кемінде төрт бөлік керек:
- Қызметкерлер тізімі: аты-жөні, лауазымы, телефоны, «кезекшілікке қатысады» белгісі.
- Қолжетімсіздік: демалыс, еңбекке жарамсыздық, іссапар, оқу күндері. Мұндай күндерге адамды тағайындамау керек.
- Күнтізбе: кезеңнің әр күні, күн түрі (жұмыс, демалыс, мереке) және тағайындалған кезекші.
- Жиынтық: әр адамға кезекшілік саны, сағаты, демалыс және мереке күндері.
Күн түрін WEEKDAY функциясы береді: =IF(WEEKDAY(A2;2)>5;"Демалыс";"Жұмыс"), мереке күндері үшін тізім қосыңыз: =IF(COUNTIF(Мерекелер!$A:$A;A2)>0;"Мереке";...).
Әділ бөлуді қалай санаймыз
Қарапайым көрсеткіш — әр адамға келетін күтілетін кезекшілік саны. Мұны қолжетімсіз күндерді шегеріп есептеген дұрыс:
=COUNTIF(Кесте!$C$2:$C$32;A2) — нақты кезекшілік саны,
=Жалпы_кезекшілік*Қолжетімді_күндер_адам/Қолжетімді_күндер_барлығы — күтілетін сан.
Нақты мен күтілетін сан арасындағы айырма артық немесе жеткіліксіз жүктемені көрсетеді.
Мысал. 30 күндік кезең, күніне 1 кезекші, 5 қызметкер, барлығы 30 кезекшілік. Төрт адам барлық 30 күнде қолжетімді, біреуі 10 күн демалыста (20 күн қолжетімді).
Қолжетімді күндердің жалпы жиынтығы: 4 × 30 + 20 = 140.
| Қызметкер | Қолжетімді күн | Күтілетін кезекшілік | Нақты | Күйі |
|---|---|---|---|---|
| А | 30 | 30 × 30 / 140 ≈ 6,4 | 6 | қалыпты |
| Б | 30 | 6,4 | 6 | қалыпты |
| В | 30 | 6,4 | 8 | шамадан тыс |
| Г | 30 | 6,4 | 6 | қалыпты |
| Д | 20 | 30 × 20 / 140 ≈ 4,3 | 4 | қалыпты |
Рұқсат етілген ауытқуды алдын ала келісіңіз (мысалы, ±1 кезекшілік): =IF(D2-C2>1;"Шамадан тыс";IF(C2-D2>1;"Жеткіліксіз";"Қалыпты")).
Тексерулер
Кесте тек санамай, қателерді де көрсетуі керек:
- күнде кезекші жоқ;
- кезекшілік демалыс немесе еңбекке жарамсыздық күніне тағайындалған;
- адам қатарынан екі күн кезекші;
- бір күнге бір адам екі рет жазылған.
Қатарынан кезекшілікті тексеру: =IF(AND(B3<>"";B3=B2);"Қатарынан";""). Бәрін бір «Тексеру» бағанына біріктіріп, шартты пішімдеумен қызыл түсті береді.
Ауыстырулар
Кезекшілікті ауыстыру — міндетті түрде болатын нәрсе. Бастапқы жоспарды өзгертпей, ауыстыруларды бөлек жазыңыз: күні, кім кімді ауыстырды. Кестеде жоспар мен нақты екі баған болсын: жоспар ауыстырусыз қалады, нақты — ауыстырулармен. Сонда кейін «кім кімнің орнына шықты» деген дау болмайды.
Жиі кездесетін қателер
- Жүктемені «көзбен» бөлу. Санамайынша, кімнің артық кезекшілік алғаны байқалмайды.
- Демалыс және мереке күндерін жай күн ретінде санау. Олар ауыр, сондықтан жеке есептеледі.
- Ауыстыруды бастапқы кестенің үстіне жазу. Дерек жоғалады.
- Басып шығарылатын нысанды соңына қалдыру. Бекіту үшін қол қоюға болатын нысан алдын ала қарастырылсын.
Дайын Excel үлгісі
Бұл логиканың бәрі «Кезекшілік кестесі» үлгісінде дайын. Үлгі ақылы.
- «Параметрлер» парағында кезең (92 күнге дейін), тәулігіне 1 немесе 2 кезекші, көрші күндері кезекшілікке тыйым, жұмыс, демалыс және мереке күніндегі сағаттар, жүктеменің рұқсат етілген ауытқуы беріледі.
- «Мерекелер» парағында 2026 және 2027 жылдарға арналған анықтамалық бар, оны өңдеуге болады.
- «Қызметкерлер» парағы 100 адамға дейін сыяды.
- «Қолжетімділік» парағына демалыстар, еңбекке жарамсыздық парақтары, іссапарлар, оқу енгізіледі — мұндай күндерге тағайындау ерекшеленеді.
- «Кесте» парағында күн түрі бар кезең күнтізбесі, жоспар мен нақты және әр күн бойынша тексеру көрсетіледі.
- «Ауыстырулар» парағында кім кімді ауыстырғаны жазылады, кестеде ауыстыру автоматты түрде қолданылады, ал жоспар көрініп тұрады.
- «Жиынтық» парағында әр адамға кезекшіліктер, сағаттар, демалыс және мереке күндері, ауытқу және «шамадан тыс / жеткіліксіз / қалыпты» күйі шығады.
- «Кестені басып шығару» парағында «Жасаған», «Бекітемін», телефондар және қол қою бағаны бар нысан бар.
Ойдан шығарылған деректері бар үлгі бөлек файл ретінде қоса беріледі. Мерекелер 2026–2027 жылдарға енгізілген; ауыстырылған жұмыс сенбілері мен қысқартылған күндер ескерілмейді. Кезекшілік үшін төлем мен тәртіпті еңбек заңнамасы және сіздің ішкі актілеріңіз анықтайды, кестеге олар енгізілмеген. Файл Excel 2007 және одан жаңа нұсқаларда және LibreOffice-те жұмыс істейді, макростарсыз, қазақ тілінде.
Жиі қойылатын сұрақтар
Кезекшілік пен ауысым кестесінің айырмасы неде?
Ауысым кестесі циклге (мысалы, 2/2) негізделеді, ал кезекшілік кестесі әр күнге жауапты адамды әділ тағайындайды. Екіншісінде демалыстар, ауыстырулар мен жүктеме теңдігі маңызды.
Кезеңді ай емес, тоқсанға жасауға бола ма?
Иә, кезең басталу және аяқталу күнімен беріледі. Үлгіде ол 92 күнге дейін: ай, тоқсан, демалыс немесе апта.
Қатарынан екі күн кезекшілікке тыйым салуға бола ма?
Иә. Үлгіде «Көрші күндері кезекшілікке тыйым салу» параметрі бар, бұзушылық кестеде және «Тексеру» бағанында ерекшеленеді.
Мектепке немесе ауруханаға жарай ма?
Иә, жауапты кезекшілердің кестесі бірдей құрылады: қызметкерлер, қолжетімділік, тағайындау, ауыстырулар және бекітуге арналған басып шығару нысаны.
