Ауысым графигін Excel-де қалай жасауға болады: 2/2, 5/2, 6/1

Ауысыммен жұмыс істейтін жерде — күзетте, диспетчерлік қызметте, ауруханада, дүкенде, өндірісте — график әр айдың басында бастың ауруына айналады. Біреуі 2/2 жұмыс істейді, екіншісі үш күн сайын тәулік, үшіншісі 5/2. Екі күнді қолмен жазып, содан кейін «қайта-қайта» көшірудің қажеті жоқ: цикл бір рет жазылады, ал график формуламен толады.

Төменде осы әдісті қадамдап түсіндіреміз және сағаттарды қалай санауды көрсетеміз.

Негізгі идея: цикл және оның басталу күні

Кез келген ауысым схемасы — қайталанатын тізбек. Оны таңбалармен жазуға болады:

Бұл жерде «К» мен «Т» — жұмыс ауысымдары, «–» — демалыс (өз таңбаларыңызды қолдана аласыз). Әр қызметкерге схема мен цикл басталатын күн беріледі: мысалы, 2/2 жұмысшы 1 қарашада бірінші ауысымын бастайды.

Формула: график өздігінен толады

Күнтізбенің бір ұяшығы үшін циклдегі позицияны табамыз: күн мен басталу күнінің айырмасы, цикл ұзындығына бөлгендегі қалдық.

=MID(Цикл;MOD(E$4-$B5;LEN(Цикл))+1;1)

Мұндағы:

• Цикл — схеманың таңбалар жолы (мысалы, «КК––»), ол ұяшықта не атаулы диапазонда тұрады;
• E$4 — күнтізбенің күні;
• $B5 — осы қызметкердің цикл басталатын күні.

Егер схема қызметкер қатарында өзгеретін болса, Цикл орнына VLOOKUP арқылы схема таңбаларын тартыңыз: =VLOOKUP($C5;Схемалар!$A:$B;2;FALSE).

Мысал. Қызметкер 2/2 схемасымен 1 қарашада бастайды. Қарашаның бірінші жеті күні мынадай болады: К К – – К К –. Бұл ай бойы автоматты түрде жалғасады.

Сағаттарды санау

Ауысымдар санын COUNTIF береді: =COUNTIF(E5:AI5;"К"). Сағаты — ауысым санын ауысымдағы сағатқа көбейтеді. 30 күндік айда 2/2 схемасы шамамен 15 ауысым береді; 12 сағаттық ауысымда ол шамамен 180 сағат.

5/2 схемасында сағат нормасы жұмыс күндерінің санына байланысты: =NETWORKDAYS(айдың_басы;айдың_соңы;Мерекелер)*8. Нақты сағатты нормамен салыстырып, ауытқуды шығарыңыз: =F5-норма.

Түнгі сағат. Ауысымның түнгі уақытпен қиылысуы ретінде есептеледі. Мысалы, түнгі уақыт 22:00-ден 06:00-ге дейін болса, 20:00–08:00 ауысымда түнгі сағат: 22:00–06:00 = 8 сағат. Түнгі уақыттың шекарасын параметрге шығарыңыз.

Мәселелі жерлерді бөлектеу

Кесте тек санамай, қателерді де көрсетуі керек:

• ауысымда адам жеткіліксіз: =COUNTIF(E$5:E$104;"К") күн бойынша сан ең аз талаптан кем болса;
• қатарынан тым көп ауысым: бір адамға берілген саннан артық ауысым қатарынан;
• апта ішінде үздіксіз демалыстың жетіспеуі — шамалы тексеру;
• ауысымдардың қабаттасуы, егер бір адам екі ауысымға жазылса.

Мұндай жерлерді шартты пішімдеумен бояңыз.

Ауыстырулар мен демалыстар

Негізгі график — идеалды схема. Ал өмірде біреуі науқастанады, біреуі демалысқа шығады, екеуі ауысымын алмастырады. Бұларды негізгі схемаға қосып өзгертпеңіз. Бөлек парақта тек ауытқуларды жазыңыз: күні, қызметкер, ауытқу түрі (ауысым ауыстыру, демалыс, науқастану, іссапар, ауысымды болдырмау). Нақты график схемадан осы түзетулерді қолданып шығады. Сонда схема өзгермейді, ал айырма әрдайым көрініп тұрады.

Жиі кездесетін қателер

• Күнтізбені қолмен толтыру. Ай сайын жұмыс қайталанады, қателер көбейеді.
• Цикл басталатын күнді жоғалту. Онсыз формула дұрыс жұмыс істемейді.
• Түнгі сағатты ескермеу. Оған басқа тарифтік шарттар болуы мүмкін.
• Демалыс пен ауыстыруды схемаға жазу. Схема бұзылып, келесі айда бәрін қайта жасау керек.
• Жұмыс сенбілері мен қысқартылған күндерді ескермеу. Ол сағат нормасына әсер етеді, оларды қолмен түзетіңіз.

Дайын Excel үлгісі

Ауысым кестесін өзіңіз құрмай-ақ, «Ауысым графигі» үлгісін пайдалана аласыз. Үлгі ақылы.

• «Параметрлер» парағында ай мен жыл, ауысымдағы сағат, түнгі уақыттың басы мен соңы, К/Т/Ә ауысымдарының басталу уақыты, өңделетін цикл үлгілері және ауысымдағы ең аз адам саны беріледі.
• «Мерекелер» парағында «Күнтізбе бойынша 5/2» үлгісі мен норманы есептеу үшін 2026 және 2027 жылдарға арналған демалыс күндері бар.
• «График» парағында 100 қызметкерге дейін, 31 күндік күнтізбе, қорытындылар (ауысым, сағат, түнгі сағат, демалыс, болмаған күндер), сағат нормасы мен ауытқу және «Тексеру» бағаны жүргізіледі.
• «Түзетулер» парағына тек ауытқулар енгізіледі: ауысым ауыстыру, демалыс (ЕД), науқастану (А), іссапар (С), ауысымды болдырмау.
• «Қамту» парағы күндер бойынша ауысымда қанша адам барын көрсетіп, толық емес күндерді бөлектейді.

Үлгі қызметкерге схеманы (2/2, үш күн сайын тәулік, 5/2, 6/1 немесе өзіңіздікін) және цикл басталатын күнді таңдауға мүмкіндік береді. Қатарынан берілген саннан артық ауысым, ауысымдардың қабаттасуы және үздіксіз демалыстың жетіспеуі бөлектеледі (соңғысы шамалы тексеру). Күзет бастықтарына, диспетчерлерге, кезекші қызметтер басшыларына және кадр мамандарына қолайлы. Файл Excel 2007 және одан жаңа нұсқаларда және LibreOffice-те жұмыс істейді, макростарсыз, қазақ тілінде. Жұмыс сенбілері мен қысқартылған мерекеалды күндер сағат нормасында ескерілмейді.

Жиі қойылатын сұрақтар

Өз график схемамды қосуға бола ма?

Иә. «Параметрлер» парағында цикл таңбалармен жазылады: К, Т, Ә — ауысым, дефис — демалыс. Кез келген схеманы осылай сипаттауға болады.

Ауыстырулар мен науқастануды қайда енгіземін?

Бөлек «Түзетулер» парағына. Тек үлгіден ауытқулар енгізіледі, қалғаны схема бойынша қала береді.

Түнгі сағаттар қалай есептеледі?

Ауысымның түнгі уақытпен қиылысуы ретінде. Түнгі уақыттың шекаралары параметрлерде беріледі.

Қанша қызметкерге есептелген?

Дайын үлгіде 100 жолға дейін, формулалар алдын ала жайылған.