Түгендеуді Excel-де қалай жүргізуге болады

Түгендеу — көпшілік жек көретін жұмыс: қоймада бірнеше күн санайсыз, қағазға жазасыз, сосын бухгалтерия есебімен салыстырасыз, ал сәйкессіздікті табу үшін тағы екі күн кетеді. Мәселе санауда емес, салыстыруда: әр позицияны көзбен қарап шығу қателіктерге және кешігуге әкеледі.

Excel-де салыстыру автоматты болады. Есепті мәліметті бір рет енгізесіз, нақты санды санағаныңызда жазасыз, ал артықтар мен кемшіліктерді формула өзі тауып, ақшалай құнын береді. Қалай жұмыс істейтінін қарастырайық.

Түгендеуге дайындық

Санауды бастамас бұрын мыналарды анықтаңыз:

• түгендеу күні мен қай кезеңді қамтитыны;
• комиссия құрамы: төраға мен мүшелер;
• материалдық жауапты тұлға;
• санау тәртібі (қойманың қай бөлігінен бастайсыз, қалай белгілейсіз);
• түгендеу кезінде жаңа қозғалысты тоқтату немесе оны бөлек жазу.

Бұл қарапайым шарттар көп мәселенің алдын алады: түгендеу кезінде тауар шығып кетсе, сан дұрыс шықпайды.

Тізімдеме кестесі

Негізгі кесте мынадай бағандардан тұрады:

Формулалар қарапайым: =E2-D2 — айырма данамен, =F2*C2 — айырма ақшамен. Нәтиже оң болса — артық, теріс болса — кемшілік. Мәртебені бір бағанда көрсетуге болады:

=IF(E2="";"Тексерілмеді";IF(E2>D2;"Артық";IF(E2<D2;"Кемшілік";"Сәйкес")))

Бос «нақты» ұяшық «Тексерілмеді» береді: бұл маңызды, себебі санау бітпеген позицияны «кемшілік» деп есептемеу керек.

Мысал.

Қорытынды: кемшілік −9 900 теңге, артық +1 600 теңге, таза нәтиже −8 300 теңге. Сәйкессіздік үлесін есептеу үшін: =SUMPRODUCT(ABS(G2:G5))/SUMPRODUCT(C2:C5*D2:D5) — айырмалардың абсолютті сомасын есеп бойынша жалпы құнға бөлесіз. Мысалда 11 500 / 154 500 ≈ 7,4%.

Салыстыру ведомосы

Барлық 500 позицияның жиынтығын басып шығарудың қажеті жоқ. Ведомоста тек сәйкессіздігі барлар болуы керек. Excel-де оны сүзгіден (айырма нөлге тең емес) немесе FILTER функциясынан (Microsoft 365) алуға болады. Ескірек нұсқада көмекші баған қолданыңыз: =IF(F2<>0;COUNTIF($F$2:F2;"<>0");"") — сәйкессіз жолдарға ретімен нөмір береді, содан кейін INDEX/MATCH арқылы тізім жиналады.

Ведомост соңында қорытынды (артық сомасы, кемшілік сомасы) және комиссия мүшелерінің қолдары үшін орын болсын.

Жиі кездесетін қателер

• Санау кезінде қозғалыстың болуы. Түгендеу күні тауарды шығарып-кіргізбеңіз немесе бөлек белгілеңіз.
• Позицияларды екі рет санау. Қоймада бір тауар екі жерде тұрса, екеуін қосыңыз, бірақ бір жолға.
• Өлшем бірліктерінің сәйкессіздігі. Есепте «кг», фактіде «дана» болса, салыстыру мағынасыз.
• Тексерілмеген позицияны кемшілікке жатқызу. Бос ұяшықты нөл емес, «тексерілмеді» деп қарау керек.
• Қорытындыны қағазға көшірмеу. Бекітілген бланк қажет болса, қорытындыны соған көшіріңіз.

Дайын Excel үлгісі

Барлығын нөлден құрмау үшін «Түгендеу» үлгісін пайдаланыңыз. Үлгі ақылы және мынадай құрылымға ие:

• «Деректемелер» парағында ұйым, бұйрық, күндер, комиссия және материалдық жауапты тұлға туралы мәліметтер енгізіледі.
• «Тізімдеме» парағында есептегі және нақты саны бар 500 позицияға дейін жүргізіледі.
• «Салыстыру ведомосы» парағы тек сәйкессіздігі бар позицияларды (100 жолға дейін) көрсетеді және басып шығаруға арналған.
• «Қорытынды» парағында есеп және факт бойынша сомалар, артықтар мен кемшіліктер, сәйкессіздік үлесі және қол қоюға арналған орын бар.

Кесте артықтар мен кемшіліктерді дана және ақшалай өзі табады. Бөліп-бөліп тексеруге болады: факті жоқ тексерілмеген позициялар сәйкессіздікке кірмейді, ал «Қорытындыда» қанша қалғаны көрінеді. Үлгі ұйымдар мен бюджеттік мекемелердегі, дүкендер мен қоймалардағы шаруашылық меңгерушілеріне, қойма меңгерушілеріне, бухгалтерлерге және комиссия төрағаларына жарайды. Бұл ресми түгендеу нысандарының үлгісі бойынша жасалған жұмыс нысандары, бекітілген бланк қажет болса, қорытындыларды соған көшіресіз. Файл Excel 2007 және одан жаңа нұсқаларда және LibreOffice-те жұмыс істейді, макростарсыз, қазақ тілінде. Жинақта бос кесте және ойдан шығарылған деректері бар толтырылған үлгі бар.

Жиі қойылатын сұрақтар

Түгендеуді қаншалықты жиі жүргізу керек?

Жиілікті ұйым өзі белгілейді, ол ішкі ережелеріңізге және қолданыстағы талаптарға байланысты. Көптеген дүкендер мен қоймалар жылына бір рет немесе жиірек, қайта санауды ауқымды өзгерістерден (материалдық жауапты тұлғаның ауысуы) кейін жүргізеді.

Қоймада тауар көп болса, қалай бөліп санаймын?

Қойманы бөлімдерге бөліп, әр бөлімді бөлек күні санаңыз. Кестеде тексерілмеген позициялар «Тексерілмеді» күйінде қалады, сондықтан жұмыстың қанша бөлігі бітті — көресіз.

Артық пен кемшілік қалай бағаланады?

Айырма данамен бағаға көбейтіледі. Артықты кіріске алу немесе кемшілікті есептен шығару тәртібі бухгалтерлік ережелерге және ішкі құжаттарға байланысты, оны бухгалтеріңізбен нақтылаңыз.

Excel-ді штрихкод сканерімен пайдалануға бола ма?

Сканер кодты ұяшыққа жазатын клавиатура сияқты жұмыс істейді, сондықтан код бағанына сканерлеп, сан енгізуге болады. Бұл ыңғайлы, бірақ сканер мен қоймадағы кодтардың сәйкестігін алдын ала тексеріңіз.