Коммерциялық ұсынысты Excel-де қалай жасауға болады

Клиент баға сұрайды, ал сіз ескі ұсынысты ашып, атауларды қолмен өзгертіп, бағаларды қайта жазасыз. Сосын көріңіз: бір позиция бағасы ескі қалған, ал соманы калькулятормен есептегенде қате кеткен. Мұндай коммерциялық ұсыныс (КҰ) сенімді төмендетеді, сонымен қатар көп уақыт алады.

Excel-де КҰ жасау үдерісін екі бөлікке бөлуге болады: бағалар бір жерде сақталады (прайс), ал ұсыныс код бойынша дайын позицияларды жинайды. Бұл мақалада соны қалай құруды көрсетеміз.

Прайс-парақ: бағаның жалғыз көзі

Бірінші парақта прайс жасаңыз: код, атауы, өлшем бірлігі, бағасы. Код қысқа және бірегей болуы керек (мысалы, A001, A002). Кейін бағаны өзгерткенде оны тек бір жерде жаңартасыз.

Ұсыныс жолдары: код бойынша тарту

КҰ парағында әр жолға тек кодты және санды енгізесіз, ал атауы, өлшем бірлігі мен бағасы прайстан келеді:

=VLOOKUP($A5;Прайс!$A:$D;2;FALSE) — атауы,

=VLOOKUP($A5;Прайс!$A:$D;4;FALSE) — бағасы.

Сомасы: =D5*E5. Код қате жазылса, VLOOKUP қате береді; оны жасыру үшін =IFERROR(...;"") қолданыңыз, бірақ бос қалдыру қатені жасырып жібермеуін қадағалаңыз.

Қателікті азайту үшін код ұяшығына ашылмалы тізім қойыңыз: «Деректер → Деректерді тексеру → Тізім», көз — прайс кодтары.

Жеңілдік пен ҚҚС

Жеңілдік позицияға да, бүкіл ұсынысқа да берілуі мүмкін. Позицияға: =D5*E5*(1-F5), мұндағы F5 — жеңілдік пайызы. Бүкіл ұсынысқа: жиынтық сомадан пайызды шегересіз.

ҚҚС қолданатын компания үшін мөлшерлемені бөлек ұяшыққа (параметр) шығарыңыз және формулада соған сілтеңіз; сомаңызды қосымша қосылған немесе қосылмаған түрде көрсетіңіз. Мөлшерлемені қолданыстағы талаптармен салыстырыңыз — оны формулаға қатқыл жазбаңыз.

Мысал.

Жарамдылық мерзімі

Ұсыныста бағаның қашанға дейін жарамды екенін көрсетіңіз: ұсыныс күні плюс күн саны.

=B2+B3

Мұндағы B2 — ұсыныс күні, B3 — жарамдылық күн саны (мысалы, 10). Бұл бағаның сұранысқа қарай әрқашан өзгеруіне жол бермейді және клиентке шешім қабылдауға себеп береді.

Ұсыныстар тізілімі

Жіберілген әр ұсынысты тізілімге жазыңыз: нөмірі, күні, клиент, сомасы, күйі (Жоба, Жіберілді, Қабылданды, Бас тарту), жарамдылық күні. Мерзімі өткен «Жіберілді» ұсыныстарды белгілеу үшін:

=IF(AND(F2="Жіберілді";G2<TODAY());"Мерзімі өткен";"")

Тізілім сізге үш көрсеткіш береді:

• конверсия — қабылданған ұсыныстардың клиентке жіберілгендер ішіндегі үлесі: =COUNTIF(F2:F300;"Қабылданды")/(COUNTA(F2:F300)-COUNTIF(F2:F300;"Жоба"));
• орташа чек — қабылданған ұсыныстардың орташа сомасы: =AVERAGEIF(F:F;"Қабылданды";E:E);
• жауап күтіп тұрған ұсыныстар саны мен сомасы.

Мысалы, 20 ұсыныстың 6-ы қабылданса, конверсия — 30%. Бұл сан қай клиенттерге жиі жіберетініңізді және қашан хабарласу керегін түсінуге көмектеседі.

Жиі кездесетін қателер

• Бағаны ұсыныстың өзіне қолмен жазу. Бағаның бір көзі — прайс болуы керек.
• Жарамдылық мерзімін көрсетпеу. Клиент «осы бағамен» ұзақ уақыттан кейін келуі мүмкін.
• Ұсыныс нөмірін бермеу. Нөмірсіз кейін оны тізілімнен табу қиын.
• Жіберген ұсыныстарды бақыламау. Жауап күтіп тұрғанға екінші рет хабарласу — сатылымның жартысы.
• Бір файлды көшіріп, клиент атын ауыстыруды ұмыту. Жолдың басқа клиентке кетуі ұят жағдай.

Дайын Excel үлгісі

Жүйені өзіңіз құрмай, «Коммерциялық ұсыныс және прайс-парақ» үлгісін қолдануға болады. Үлгі ақылы және мына құрылымды береді:

• «Деректемелер» парағында компания, байланыстар, төлем шарттары, мерзімдер және ҚҚС беріледі.
• «Прайс» және «Клиенттер» парақтарында 200 позицияға және 100 клиентке дейін сақтауға болады.
• «Тізілім» және «Позициялар» парақтарында 300 КҰ және 1500 позицияға дейін жүргізіледі; күйлері: Жоба, Жіберілді, Қабылданды, Бас тарту.
• «КҰ» парағы нөмір бойынша A4 пішіміндегі баспа нысанын жинайды.
• «Жиынтық» парағында күйлер бойынша КҰ мен сомалар, конверсия, мерзімі өткендер және орташа чек көрсетіледі.

КҰ-ны «Тізілімге» қосасыз, позицияларды «Позициялар» парағына прайс кодтары бойынша енгізесіз, содан кейін «КҰ» парағында нөмірді енгізіп, A4 пішімінде басып шығарасыз. Жарамдылық мерзімі ұсыныс күні мен күн санынан есептеледі, жеңілдікті позицияға да, бүкіл КҰ-ға да беруге болады. Үлгі сату менеджерлеріне, жеке кәсіпкерлер мен шағын компанияларға, фрилансерлер мен агенттіктерге жарайды. Жинақта бос кесте және ойдан шығарылған деректері бар толтырылған үлгі бар. Файл Excel 2007 және одан жаңа нұсқаларда және LibreOffice-те жұмыс істейді, макростарсыз, қазақ тілінде. ҚҚС мөлшерлемесін қолданыстағы талаптармен салыстырыңыз.

Жиі қойылатын сұрақтар

Коммерциялық ұсыныста не болуы керек?

Компания деректемелері, ұсыныс нөмірі мен күні, клиент, позициялар тізімі (атауы, саны, бағасы, сомасы), жалпы сома, төлем және жеткізу шарттары, жарамдылық мерзімі және байланыс адамы. Артық мәтін жазбаңыз: КҰ қысқа болғаны жөн.

КҰ-ны PDF ретінде жіберген дұрыс па?

Иә, әдетте дұрыс: Excel файлын өзгертуге болады, ал PDF-те бағаңыз бекітілген. Басып шығару кезінде «PDF ретінде сақтау» таңдаңыз.

Клиент жауап бермесе, қашан еске саламын?

Жарамдылық мерзімі біткенге дейін 2–3 күн қалғанда: «баға әлі күшінде, шешім қабылдауға көмектесейік». Тізілімде мерзімі таяу ұсыныстарды сүзгімен таңдаңыз.

Бағаны өзгерткенде ескі ұсыныстар өзгере ме?

Excel-де формула тікелей прайсқа сілтейді, сондықтан ескі КҰ-ны ашсаңыз, жаңа баға көрінуі мүмкін. Жіберілген ұсыныстың PDF көшірмесін сақтап қойыңыз.