Тауардың жарамдылық мерзімін Excel-де қалай бақылауға болады

Дүкен иелері үшін ең ащы шығын — сөреде мерзімі өтіп кеткен тауар. Йогурт, ірімшік, шарап, дәрі-дәрмек, консерві — олардың бәрінің мерзімі бар, ал қоймада бір атаудың үш түрлі топтамасы жатуы мүмкін. Кез келген сатушы «мен қарап отырамын» дейді, бірақ алдағы аптада нақты қайсысы бітетінін ешкім білмейді.

Excel-де мерзімді бақылау екі қадамға келеді: топтамаларды жазу және қалған күнді автоматты есептеу. Нәтижесінде кесте өзі «мынаны тез сатыңыз, мынаны арзандатыңыз, мынаны есептен шығарыңыз» деп айтады.

Неге топтамалар бойынша жүргізу керек

Тауардың атауы бірдей болғанымен, мерзімі әртүрлі топтамалар болады. «Айран 500 мл — 30 дана» деп жазсаңыз, ішінде мерзімі ертең біткені бар-жоғын білмейсіз. Сондықтан әр жеткізу бір жол: тауар, жеткізу күні, жарамдылық мерзімі, саны, бағасы.

Қалған күндерді есептеу

Қалған күн — жарамдылық мерзімі мен бүгінгі күннің айырмасы:

=C2-TODAY()

Нәтиже теріс болса, мерзім өткен. Одан әрі статусты шектермен береміз. Екі шек жеткілікті: «Сын» (мысалы, 7 күннен аз) және «Жақында» (мысалы, 30 күннен аз). Шектерді жеке ұяшықтарға шығарыңыз, формулаға қатқыл жазбаңыз:

=IF(F2<0;"Мерзімі өтті";IF(F2<=$J$1;"Сын";IF(F2<=$J$2;"Жақында";"Қалыпты")))

Мұндағы F2 — қалған күн, J1 — «Сын» шегі, J2 — «Жақында» шегі.

Мысал. Бақылау күні — 1 қараша 2026, шектер: «Сын» — 7 күн, «Жақында» — 30 күн.

Әрекетті ұсыну

Статусқа сәйкес әрекет жазылады: «Қалыпты» — әрекет қажет емес; «Жақында» — сөрені алдыға қою, сатуды күшейту; «Сын» — жеңілдік беру; «Мерзімі өтті» — сөреден алу және есептен шығару. Жеңілдік пайызын статусқа байлауға болады. Мысалы, «Жақында» үшін 15%, «Сын» үшін 40% (бұл — мысал, өз маржаңызға қарай қойыңыз):

=IF(G2="Сын";D2*E2*(1-0,4);...)

Шығын құнын көру

Қорытындыда екі сан бар, олар жағдайды бір қарағанда көрсетеді: тәуекелдегі тауардың құны («Сын» және «Жақында») және мерзімі өткен тауардың құны, яғни тікелей шығын.

=SUMIF(Статус;"Мерзімі өтті";Құны), мұндағы құн = саны × бағасы.

Мысалда йогурттың құны 40 × 280 = 11 200 теңге, айранның бірінші топтамасы 30 × 350 = 10 500 теңге; олар «Сын» санатында, яғни шамамен 21 700 теңгелік тауарды дәл қазір сату керек.

Сатудың жолдары

• FEFO қағидасы: «мерзімі бірінші біткен — бірінші шығады». Сөреге ескі топтаманы алдыға қойыңыз.
• Жеңілдік — тауарды толық шығынмен есептен шығарғаннан гөрі үнемді.
• Жиынтықтау: мерзімі таяу тауарды сатылатын тауармен бірге ұсыну.
• Тапсырысты азайту: мерзімі жиі өтетін тауарды аз партиямен алыңыз.

Жиі кездесетін қателер

• Жарамдылық мерзімін емес, өндіру күнін жазу. Қалған күн дұрыс шықпайды.
• Топтамаларды біріктіру. Мерзімі әртүрлі тауар бір жолға түсіп кетеді.
• Шектерді формулаға қатқыл жазу. Әртүрлі тауарға әртүрлі шек керек болуы мүмкін.
• Кестені тек бір рет толтыру. Жаңа жеткізуді әр қабылдауда қосып, сатылғанын азайту керек.
• Құнсыз бақылау. Қанша ақша қауіпте екенін білмесеңіз, мәселенің ауқымы түсініксіз.

Дайын Excel үлгісі

Кестені қолмен құрмай, «Тауарлардың жарамдылық мерзімін бақылау» үлгісін қолдануға болады. Үлгі ақылы:

• «Параметрлер» парағында «Сын» және «Жақында» мәртебелерінің күн шектері және осы мәртебелерге жеңілдіктер беріледі.
• «Топтамалар» парағында тауар, жеткізу, жарамдылық мерзімі, саны мен бағасы жазылады; 300 топтамаға дейін.
• «Бүгін әрекет ету» парағында топтамалардың автоматты тізімі және әрқайсысы бойынша әрекет көрсетіледі.
• «Қорытынды» парағында тәуекел мен шығындар құны және санаттар бойынша диаграмма бар.

Әрекет қалған мерзімнің күніне қарай таңдалады. Штрихкод керек емес: топтамалар атауы мен жеткізу нөмірі бойынша жазылады. Үлгі дүкен иелеріне, қойма меңгерушілеріне, азық-түлік, кафе және дәріхана сатушыларына арналған. Жинақта бос кесте және ойдан алынған деректері бар толтырылған үлгі бар. Файл Excel 2007 және одан жаңа нұсқаларда және LibreOffice-те жұмыс істейді, макростарсыз, қазақ тілінде. Жобаның түзетулері мен жаңа нұсқаларын тегін аласыз.

Жиі қойылатын сұрақтар

Жарамдылық мерзімі өткен тауарды сатуға бола ма?

Жоқ. Мерзімі өткен тауарды сөреден алып, есептен шығару керек; әсіресе азық-түлік пен дәрілерге қатысты. Кестенің мақсаты — сол сәтке дейін, мерзім біткенше, тауарды сатып жіберу.

Шектерді қанша күн етіп қою керек?

Тауардың мерзіміне байланысты. Сүт өнімі үшін 3–7 күн сын болуы мүмкін, консерві мен құрғақ тауар үшін бірнеше апта. Өз тәжірибеңізге қарап белгілеңіз және жиі қайта қараңыз.

Бірнеше дүкен үшін бір кестені қолдануға бола ма?

Иә, «Орналасқан жері» бағанын қосып, сүзгімен таңдауға болады. Бірақ әр дүкенге бөлек файл жүргізу тәртіпті сақтауды жеңілдетеді.

Кестені қаншалықты жиі қарау керек?

Күнде таңертең «Бүгін әрекет ету» тізімін қарау жеткілікті. Бір минут алады, ал мерзімі өтіп бара жатқан тауарды сатып жіберуге көмектеседі.