Тапсырмалар мен құжаттардың мерзімін Excel-де бақылау: «бағдаршам»

Басшының тапсырмасы, кіріс хат, бөлім міндеті — бәрінің орындалу мерзімі бар, ал мерзімді қағаз журналмен немесе есте сақтаумен бақылау сенімсіз. «Үш жұмыс күні ішінде жауап беріңіз» деген тапсырма келгенде, нақты қай күні соңғы мерзім екенін санау — бұл бір ұсақ, бірақ жиі қате жіберілетін жұмыс.

Excel-де мұны «бағдаршам» тізілімі шешеді: сіз келіп түскен күн мен мерзімді жазасыз, ал кесте соңғы күнді санап, жолды бояйды: қызыл — мерзімі өткен, сары — таяп қалған, жасыл — уақыт бар. Қалай жасалатынын қарастырайық.

Тізілімнің құрылымы

Бір кесте әмбебап: тапсырма, құжат немесе міндет — бәрі бір форматта. Бағандар:

Соңғы күнді қалай есептейміз

Күнтізбелік күнмен есептеу қарапайым: =D2+E2. Жұмыс күнімен — WORKDAY функциясы демалыс күндерін өткізіп жібереді:

=WORKDAY(D2;E2;Мерекелер!$A$2:$A$30)

Үшінші аргумент — мереке күндерінің тізімі. Функция келіп түскен күнді есепке кіргізбейді: тапсырма дүйсенбіде келіп, мерзімі 3 жұмыс күн болса, соңғы күн — бейсенбі. Екі режимді бір бағанға біріктіруге болады:

=IF(F2="жұмыс";WORKDAY(D2;E2;Мерекелер!$A$2:$A$30);D2+E2)

Кейде бұйрықта нақты күн көрсетіледі («15 қарашаға дейін»). Ол үшін «нақты күн» бағанын қосыңыз және формула оны басымырақ етіп алсын: =IF(H2<>"";H2;...).

Мысал. Дүйсенбі, 2 қараша 2026, 3 жұмыс күні мерзімі бар тапсырма келді.

=WORKDAY(DATE(2026;11;2);3) = 5 қараша 2026 (бейсенбі).

Мереке күні ортасына түссе, функция оны өткізеді, егер ол «Мерекелер» тізімінде тұрса. Ауыстырылған жұмыс сенбілері WORKDAY-да ескерілмейді, оларды қолмен түзетіңіз.

Бағдаршам: мәртебе және түс

Мәртебені бүгінгі күнмен салыстырамыз:

=IF(I2<>"";"Орындалды";IF(G2<TODAY();"Мерзімі өткен";IF(G2-TODAY()<=2;"Таяп қалды";"Қор бар")))

Мұндағы G2 — орындау мерзімі, I2 — орындалған күні, 2 — «сары аймақ» шегі (күн). Шекті жеке ұяшыққа шығарыңыз.

Түсті шартты пішімдеумен береміз: ұяшық ауқымын белгілеп, «Басты → Шартты пішімдеу → Жаңа ереже → Формула арқылы» таңдаңыз.

• қызыл: =$J2="Мерзімі өткен"
• сары: =$J2="Таяп қалды"
• жасыл: =$J2="Қор бар"

Ереже бүкіл жолға қолданылса, тізімді қарағанда бірден көресіз. Тексеру үшін бір «Күнге есептеу» ұяшығын жасап, бүгінгі күн орнына соны қолдануға болады: =IF(Параметрлер!$B$1="";TODAY();Параметрлер!$B$1) — сонда келесі аптаның жағдайын алдын ала көре аласыз.

Басшыға арналған қорытынды

Әр жауапты бойынша бес сан жеткілікті: барлығы, орындалған, жұмыстағы, мерзімі өткен және мерзімінде орындалу пайызы.

=COUNTIFS(C:C;A2) — барлығы,

=COUNTIFS(C:C;A2;J:J;"Мерзімі өткен") — мерзімі өткен.

Мерзімінде орындалу пайызы: орындалғандардың ішінде соңғы күннен кеш болмағандар үлесі. Мерзімі ең көп өткен 10 тапсырманың тізімін LARGE немесе сүзгі арқылы аласыз.

Жиі кездесетін қателер

• Мерекелерді ескермеу. Жұмыс күнін санағанда мереке күндері тізімде болмаса, мерзім қате шығады.
• Келіп түскен күнді санау. Мерзім қай күннен басталатынын бір рет келісіңіз (әдетте келесі жұмыс күнінен).
• Орындалғанын белгілемеу. Жабылмаған тапсырма «мерзімі өткен» болып қала береді.
• Түсті қолмен бояу. Түс мәртебеден келуі керек, әйтпесе жаңармайды.
• Мәртебені бір рет қана тексеру. TODAY() файлды ашқан сайын қайта есептеледі; кестені күнде ашыңыз.

Дайын Excel үлгісі

Бұл тізілім тегін үлгі ретінде дайын, оны өзіңіз құрмай-ақ жүктеп алуға болады:

• «Тізілім» парағы 500 жолға дейін сыяды; мерзім күнтізбелік немесе жұмыс күн санымен не нақты күнмен беріледі.
• «Мерекелер» парағында 2026 және 2027 жылдардың демалыс күндері бар, жұмыс күндерін есептеуге арналған өңделетін тізім.
• «Параметрлер» парағында жауаптылар (ашылмалы тізім), «сары аймақ» шегі және «күнге есептеу» режимі (бүгін немесе қолмен енгізілген күн) бапталады.
• «Қорытынды» парағында әр жауапты бойынша барлығы, орындалған, жұмыста, мерзімі өткен, мерзімінде орындалу пайызы; мерзімі ең көп өткен 10 тапсырма және диаграммалар бар.

Жұмыс күндері WORKDAY функциясымен есептеледі: келіп түскен күн кірмейді, демалыс — сенбі мен жексенбі, сонымен қатар «Мерекелер» парағындағы күндер. Жұмыс сенбілерінің ауыстырылуы ескерілмейді. Мерзімді нақты күнмен де беруге болады. Үлгі бөлімше басшыларына, хатшыларға, бақылау мамандарына және көмекшілерге жарайды. Файл Excel 2007 және одан жаңа нұсқаларда және LibreOffice-те жұмыс істейді, макростарсыз және сыртқы байланыстарсыз, қазақ тілінде. Мерекелік күндерді өзекті күнтізбемен салыстырыңыз.

Жиі қойылатын сұрақтар

Сары аймақ шегін қанша күн етіп қою керек?

Тапсырманың орташа ұзақтығына байланысты. Көп жағдайда 2–3 жұмыс күні жеткілікті; ұзақ мерзімді міндеттер үшін бір апта алуға болады. Шек параметрде тұрса, оны кез келген уақытта өзгертесіз.

Орындалған тапсырмалар тізімнен жойылуы керек пе?

Жоқ, оларды сақтаған дұрыс: қорытынды мерзімінде орындалу пайызын тарихтан есептейді. Тізім ұзарса, жылына бір рет мұрағатқа бөлек файлға көшіріңіз.

Мерзімді нақты күнмен бергенде не болады?

Нақты күн көрсетілсе, ол күн санынан басым болады, ал есептеу осы күнге сүйенеді.

Мәртебелерді басқа күнге тексеруге бола ма?

Иә: «Параметрлер» парағында «Күнге есептеу» ұяшығына күнді жазыңыз; бос қалдырсаңыз, бүгінгі күн алынады.