Материалдық құндылықтарды Excel-де есепке алу және есептен шығару актісін жасау

Мектептің, ауруханың немесе шағын кеңсенің шаруашылық меңгерушісі үшін ең жағымсыз сұрақ: «Бізде қағаз, шам немесе жуу құралы қанша қалды?» Қойма дәптерде, кірістер жеке қағаздарда, ал есептен шығару актісі комиссия жиналған күні асығыс жазылады. Түгендеу кезінде есеп пен нақты қалдық сәйкес келмейді, ал кінәлісін табу қиын.

Ауыр бағдарлама үшін ақша төлемей-ақ, Excel-де тәртіп орнатуға болады. Негізгі идея қарапайым: қалдықты қолмен жазбайсыз, оны кіріс пен шығыс журналынан формула есептейді. Төменде осы жүйені қалай құруға болатынын көрсетеміз, ал соңында дайын үлгі туралы айтамыз.

Жүйенің үш бөлігі

Қойма есебі үш нәрседен тұрады:

1. Номенклатура — не есепке алынатыны: коды, атауы, өлшем бірлігі, санаты, есептік бағасы, ең аз қалдығы және бастапқы қалдығы.
2. Операциялар журналы — әр қозғалыс бір жолмен: күні, позиция, түрі (кіріс, шығыс, есептен шығару, орын ауыстыру), саны, қойма.
3. Қалдықтар — журналдан формуламен жиналатын нәтиже.

Номенклатураға кодты міндетті түрде беріңіз. Атау бойынша іздеу қателерге әкеледі: «Қағаз А4» мен «А4 қағазы» екі түрлі позиция болып кетеді.

Қалдық формуласы

Ағымдағы қалдық = бастапқы қалдық + кіріс − шығыс − есептен шығару. Excel-де:

=D2+SUMIFS(Журнал!$E:$E;Журнал!$B:$B;A2;Журнал!$C:$C;"Кіріс")-SUMIFS(Журнал!$E:$E;Журнал!$B:$B;A2;Журнал!$C:$C;"Шығыс")-SUMIFS(Журнал!$E:$E;Журнал!$B:$B;A2;Журнал!$C:$C;"Есептен шығару")

Мұнда A2 — позиция коды, D2 — бастапқы қалдық, журналдың B бағанында код, C бағанында операция түрі, E бағанында саны.

Мысал. «А4 қағазы», бастапқы қалдық 20 бума, ең аз қалдық 15. Айда 50 бума келді, 38 бума берілді, 2 бума зақымданып есептен шығарылды. Қалдық: 20 + 50 − 38 − 2 = 30 бума. Қалдық ең аздан көп, сондықтан тапсырыс беру қажет емес. Келесі айда шығыс 25 бума болса, қалдық 5 буммаға түседі, ал ең аз қалдық 15: бағанға «таусылып барады» белгісін қою керек.

Ең аз қалдық пен тапсырыс мөлшері

Қор таусылғанда емес, таусылмай тұрып ескерту алу маңызды. Екі қарапайым формула жеткілікті:

• белгі: =IF(F2<0;"Теріс!";IF(F2<E2;"Тапсырыс беру";"Қалыпты"));
• қосымша қанша керек: =MAX(0;E2-F2).

Теріс қалдық — ең қауіпті сигнал. Ол шығыстың кірістен көп жазылғанын немесе кіріс тіркелмегенін білдіреді. Бұл жолды қызылмен бөлектеңіз («Басты бет → Шартты пішімдеу»).

Есептен шығару актісі

Есептен шығару кезінде акт нөмірі, күні, себебі (тозу, бүліну, мерзімі өту және т.б.), позициялар тізімі және комиссия қолдары керек. Ең ыңғайлы тәсіл: журналда есептен шығару жолдарына акт нөмірін жазып қою, ал баспа парағында нөмірді таңдап, жолдарды FILTER, INDEX немесе SMALL арқылы тарту. Көптеген адам актіні қолмен қайта теріп шығады, сондықтан қате мен қайталану көп болады. Ресми бланк пен тәртіпті ұйымыңыздың есеп саясаты және жергілікті ережелер айқындайды, сондықтан өз талаптарыңызды тексеріп алыңыз.

Түгендеу

Түгендеуде үш баған жеткілікті: есептік қалдық (кестеден), нақты қалдық (санап жазасыз), айырма. Артық пен жетіспеушілікті ақшамен көрсету үшін айырманы есептік бағаға көбейтіңіз: =(H2-G2)*D2. Сонда басшыға «қанша зат жетпейді» деп емес, «қанша теңгеге» деп айтуға болады.

Жиі кездесетін қателер

• Код жоқ, тек атау. Бір зат бірнеше атаумен жазылады, қалдық бөлшектеніп кетеді.
• Бағасыз кіріс. Құнды есептей алмайсыз, актіде баға бос қалады.
• Негізсіз есептен шығару. Себеп пен акт нөмірі болмаса, кейін түсіндіру қиын.
• Журналдағы жолдарды қолмен өшіру. Қалдық бұрмаланады. Қате операцияны өшірмей, қарама-қарсы жолмен түзетіңіз.
• Түгендеуді тек жылдың соңында жүргізу. Тоқсан сайын бір рет санау ауытқуды ерте көрсетеді.

Дайын Excel үлгісі

Бәрін өзіңіз құрғыңыз келмесе, «Материалдық құндылықтарды есепке алу және есептен шығару актілері» үлгісі бар. Үлгі ақылы. Ішінде мынадай парақтар бар:

• «Параметрлер» — ұйым, қоймалар мен сақтау орындары, материалдық жауапты тұлға, есептен шығару негіздері, санаттар, комиссия құрамы және «таусылып барады» шегі.
• «Номенклатура» — 300 позицияға дейін; қайталанулар мен олқылықтар тексеріледі.
• «Операциялар журналы» — 1500 жолға дейін: кіріс, шығыс, есептен шығару, қоймалар арасындағы орын ауыстыру; әр операциядан кейінгі қалдық есептеледі, ал шығыс қалдықтан көп болса немесе есептен шығару актісіз жасалса, кесте ескертеді.
• «Қалдықтар» — әр позиция бойынша кіріс, шығыс, ағымдағы қалдық және құны, ең азынан төмен және теріс қалдықтар бөлектеледі, қанша қосымша тапсырыс беру керек екені көрінеді.
• «Есептен шығару актісі» — акт нөмірін таңдайсыз, жолдар журналдан тартылады, қорытындылар мен комиссия қолдарына арналған орын шығады.
• «Негізгі құралдар» — 200 объектіге дейінгі тізілім, сызықтық амортизация және қалдық құн.
• «Түгендеу карточкасы» және «Түгендеу» — карточка баспа нысанымен, ал түгендеуде есептік және нақты саны, артық пен жетіспеушілік дана мен ақшамен көрсетіледі.
• «Жиынтық» — қоймалар мен санаттар бойынша қалдықтар, айлар бойынша қозғалыс пен есептен шығарулар.

Баспа нысандары — үлгілік құжаттардың құрылымы бойынша жасалған жұмыс нысандары, ресми бланктер емес. Файл Excel 2007 және одан жаңа нұсқаларда, LibreOffice-те жұмыс істейді, макростарсыз, қазақ тілінде. Үлгі шаруашылық меңгерушісіне, қойма меңгерушісіне, материалдық жауапты тұлғаға, мектептің, балабақшаның, ауруханаларының әкімшілік-шаруашылық бөліміне және шағын ұйымдарға жарайды.

Жиі қойылатын сұрақтар

Қойма есебін Excel-де жүргізу жеткілікті ме?

Шағын қойма үшін иә, егер журналдың жолдарын реттемей, қателерді өшірмей, қарама-қарсы жазбамен түзетсеңіз. Мыңдаған позиция мен көп қолданушы болса, арнайы бағдарлама қажет.

Есептен шығару актісіне кімнің қолы керек?

Бұл ұйымның есеп саясатына және жергілікті ережелерге байланысты. Әдетте комиссия мүшелері мен материалдық жауапты тұлға қол қояды. Құрамды өз құжаттарыңыздан тексеріп алыңыз.

Ең аз қалдықты қалай анықтауға болады?

Жеткізу уақытына және тұтыну жылдамдығына қарап. Егер зат аптасына 10 дана кетіп, жеткізу екі апта алса, ең аз қалдық кемінде 20 дана болуы керек, тағы бір қосымша қор қосқан жөн.

Түгендеуді қаншалықты жиі жүргізу керек?

Жылына кемінде бір рет, ал қозғалысы жылдам позициялар бойынша жиірек. Нақты талаптарды өз ережелеріңізден қараңыз.