Өрт сөндіргіштер журналын Excel-де қалай жүргізуге болады

Ұмытылған тексеру немесе уақытында зарядталмаған өрт сөндіргіш — тексерулер кезіндегі ескертулердің жиі себебі. Кеңседе, қоймада немесе дүкенде он-жиырма өрт сөндіргіш болса, әрқайсысының мерзімін есте сақтау мүмкін емес. Қағаз журнал жазады, бірақ еске салмайды.

Excel-де журнал жүргізсеңіз, мерзімдерді формулалар есептейді, мерзімі өткендер қызылға боялады, ал ең алдымен не істеу керектігі жеке тізімге жиналады. Төменде осындай журналды қалай құруды көрсетеміз.

Журналға қандай деректер қажет

Бір өрт сөндіргіш — бір жол. Минималды бағандар:

• инвентарлық нөмір (немесе зауыттық нөмір);
• түрі (мысалы, ұнтақты, көмірқышқылды, сулы);
• бөлме және орнатылған орны;
• жауапты адам;
• соңғы зарядталған күні;
• соңғы тексерілген күні;
• келесі тексеру және қайта зарядтау күндері (формулалармен);
• күй.

Түрлер, бөлмелер мен жауаптыларды ашылмалы тізімнен таңдатыңыз (Data → Data Validation → List). Сонда «ұнтақты» мен «ұнтақ» әртүрлі деп жазылып, сүзгі бұзылмайды.

Мерзімдерді түр бойынша есептеу

Әр түрдің тексеру және қайта зарядтау кезеңділігі әртүрлі болуы мүмкін. Оларды бөлек кестеге (түрі — тексеру кезеңі, айлармен — зарядтау кезеңі, айлармен) шығарыңыз. Мәндерді өндіруші нұсқаулығынан, өрт сөндіргіш төлқұжатынан және жергілікті талаптардан алыңыз: бұл мақалада нақты мерзімдер келтірмейміз, себебі олар түріне, өндірушіге және елге байланысты.

Түрі B2 ұяшығында, соңғы зарядталған күні E2 ұяшығында болса, келесі зарядтау:

=EDATE(E2;VLOOKUP(B2;Түрлер!$A:$C;3;FALSE))

Келесі тексеру да сондай (F2 — соңғы тексеру, 2-баған — тексеру кезеңі):

=EDATE(F2;VLOOKUP(B2;Түрлер!$A:$C;2;FALSE))

EDATE ай санын қосады: мысалы, 15 қаңтарға 12 ай қоссаңыз, келесі жылдың 15 қаңтары шығады. Мерзімдерді формулаға қатырмай кестеден алу — жаңа түр қосқанда немесе кезеңділікті түзеткенде журналды қайта жазбауға мүмкіндік береді.

Қалған күндер және бағдаршам

Қанша күн қалғанын есептеу үшін ең жақын мерзімді алыңыз (G2 — келесі тексеру, H2 — келесі зарядтау):

=MIN(G2;H2)-TODAY()

Мәртебе (ескерту күн саны — $K$1, әдепкі 30):

=IF(MIN(G2;H2)<TODAY();"Мерзімі өтті";IF(MIN(G2;H2)-TODAY()<=$K$1;"Жақында мерзімі";"Қалыпты"))

Conditional Formatting арқылы «Мерзімі өтті» жолын қызылға, «Жақында мерзімі» жолын сарыға, «Қалыпты» жолын жасылға бояңыз. Сонда журналды ашқан бойда қай өрт сөндіргіш назар қажет ететіні көрінеді.

Есептік күнді де параметр ұяшығына шығаруға болады: бос қалса, TODAY() алынады, ал нақты күн жазсаңыз, өткен немесе келесі айдың жай-күйін көруге болады.

«Назар аударыңыз» тізімі

Аптасына бір рет жауапты адам тек мерзімі өткендер мен жақындағыларды көргісі келеді. Ол үшін журналды «Күй» бағаны бойынша сүзсеңіз жеткілікті. Ал автоматты тізімді көмекші бағанмен жасайсыз: мерзімі өткен немесе жақын жолдарға реттік нөмір беріп, INDEX/MATCH арқылы жеке параққа тартасыз. Тізімді ең көп мерзімі өткеннен бастап реттеу тиімді: ең ескі проблема үстінде тұрады.

Мысал:

Жиынтық

Түрлер бойынша өрт сөндіргіш саны (COUNTIF), мерзімі өткендер, жақындағылар және қалыпты санаттар — бес минутта басшыға көрсетуге болатын қорытынды. Бөлмелер бойынша бөлу қай орында назар керек екенін көрсетеді.

Жиі кездесетін қателер

• Мерзімді «жылына бір рет» деп жалпылап жазу: түр бойынша дәл кезеңділікті қолдану керек.
• Орнын немесе бөлмені өзгерткенде журналды жаңартпау.
• Зарядтау мен тексеру күндерін бір бағанға араластыру.
• Өрт сөндіргішті ауыстырғанда ескі жолды өшіру. Мәртебесін өзгертіңіз, тарихы сақталсын.
• Күндерді мәтін ретінде жазу: формулалар мұндай ұяшықпен есептемейді.

Дайын үлгі: өрт сөндіргіштер журналы

Формулаларды өзіңіз құрғыңыз келмесе, дайын кестені алуға болады. Үлгі ақылы және төрт парақтан тұрады.

«Параметрлер» парағында есептік күн, қанша күн бұрын ескерту керек, түрлері бойынша тексеру және қайта зарядтау кезеңділігі және бөлмелер тізімі беріледі. «Журнал» парағы 200 өрт сөндіргішке дейін сыяды: инвентарлық нөмір, түрі, бөлме, орнатылған орны, жауапты, зарядтау және тексеру күндері, мерзімдер және бағдаршам. «Назар аударуды қажет етеді» парағында мерзімі өткен және мерзімі жақын өрт сөндіргіштер ең көп мерзімі өткендерден бастап ретімен жиналады. «Жиынтық» парағында түрлері мен бөлмелері бойынша саны, мерзімі өткен, мерзімі жақын және қалыпты өрт сөндіргіштер және диаграмма бар.

Өз өрт сөндіргіш түрін қосуға болады: түр мен мерзімдерді түрлер кестесінің бос жолына жазсаңыз, ол журналдағы таңдау тізімінде пайда болады. Жинақта бос кесте және ойдан шығарылған деректері бар толтырылған үлгі бар. Файл қазақ тілінде, Excel 2007 және одан жаңа нұсқаларда және LibreOffice-те макростарсыз жұмыс істейді. Бұл қарапайым формулалардағы Excel кестесі, еске салатын журнал. Кезеңділік пен мерзімдер параметрлерге шығарылған: жұмыс алдында оларды төлқұжатпен, өндіруші нұсқаулығымен және жергілікті талаптармен салыстырыңыз.

Жиі қойылатын сұрақтар

Журнал тексеру актілерін алмастыра ма?

Жоқ. Журнал тек мерзімдерді еске салады. Тексеру мен қызмет көрсетуді талаптарға сай және оған құқығы барлардың күшімен орындаңыз, ал актілер өз пішімімен жүреді.

Өрт сөндіргішті қаншалықты жиі көзбен қарау керек?

Бұл жергілікті талаптарға және өрт сөндіргіш түріне байланысты. Кесте көзбен қарауды алмастырмайды, тек кейінгі тексеру күнін есептеп береді.

Өрт сөндіргіш ауыстырылса, журналға қалай жазу керек?

Ескі жолға ауыстырылғаны туралы ескертпе жазып, жаңасына жаңа жол ашыңыз. Инвентарлық нөмір мен зарядтау күні жаңа өрт сөндіргіштікі болуы тиіс.

Журналды бірнеше бөлмеге бөліп жүргізуге бола ма?

Бір журнал жеткілікті: «Бөлме» бағанына сүзгі қойсаңыз, әр жауапты өз бөлмесінің өрт сөндіргіштерін көре алады.