Excel-де қойма есебін қалай жүргізуге болады

Шағын дүкенде, шеберханада немесе кеңсе қоймасында «бұл тауардан қанша қалды?» деген сұрақ күніне он рет қойылады. Жауап көбіне «көріп келейін» болады. Ал тауар таусылғаны өткізіп қойған тапсырыстан кейін ғана анықталады.

Мұндай жерге қымбат бағдарлама артық. Excel-дегі үш-төрт парақ қалдықты өзі санайды, нені тапсырыс беру керегін айтады және айлар бойынша айналымды көрсетеді. Негізгі шарт — тәртіп: әр қозғалыс бір рет, сол күні жазылады.

Мақалада кестенің құрылымын, қалдық пен тапсырыс белгісінің формулаларын, санмен мысалды және жиі қателерді көрсетеміз. Соңында дайын үлгіні сипаттаймыз.

Қойма кестесінің үш бөлігі

Жүйе үш тізімнен тұрады.

1. Номенклатура: тауардың коды, атауы, тобы, өлшем бірлігі, ең аз қалдық, баға.
2. Кіріс журналы: күні, тауар коды, саны, жеткізуші.
3. Шығыс журналы: күні, тауар коды, саны, мақсаты немесе алушы.

Тауар коды барлығын байланыстырады. Кодсыз тек атау арқылы жұмыс істесеңіз, «Қағаз А4», «А4 қағаз» және «Бумага А4» үш түрлі тауар болып кетеді. Сондықтан кодты тізімнен таңдатыңыз (Data Validation), ал атауын формуламен қойдырыңыз:

=VLOOKUP(B2;Номенклатура!A:B;2;0)

Қалдықты есептеу

Қалдықты ешқашан қолмен жазбаңыз, оны журналдардан санаңыз:

=SUMIFS(Кіріс!C:C;Кіріс!B:B;A2)-SUMIFS(Шығыс!C:C;Шығыс!B:B;A2)

Мұнда A2 — тауар коды, C — саны, B — код бағаны. Қалдық құны: =D2*E2, мұнда D2 — қалдық, E2 — баға.

Егер бастапқы қалдық болса, оны алғашқы кіріс ретінде жазыңыз. Сонда барлық қозғалыс бір жүйемен жүреді.

Ең аз қор және «Тапсырыс беру»

Әр тауарға ең аз қалдық қойыңыз: оның астына түсу — тапсырыс беру уақыты. Мәртебе формуласы:

=IF(D2<0;"Қоймада жоқ";IF(D2<=F2;"Тапсырыс беру";"Жеткілікті"))

Мұнда F2 — ең аз қалдық. Ең аз қалдықты ойдан емес, шығынға қарап қойыңыз: жеткізу уақыты (күн) × орташа тәуліктік шығыс. Мысалы, жеткізу 5 күн, күніне 4 дана кетсе, шек 20 дана болады, ал ол кейін апаттық қорды қосып, 25 данаға дейін өседі.

Санмен мысал

Қағаз А4 қаптамасы (500 парақ).

Қалдық: 40 − 12 − 15 − 8 = 5 қаптама. Ең аз қалдық 10 болса, мәртебе «Тапсырыс беру». Баға 2 300 ₸ болса, қалдық құны 5 × 2 300 = 11 500 ₸. Үш жолдың орнына бір ұяшықты қарайсыз, ал тапсырыс уақытын өткізіп алмайсыз.

Жиі кездесетін қателер

• Қалдықты қолмен жаңартып тұру. Бір рет қате жазсаңыз, ол жүйеде мәңгі қалады.
• Шығысты қалдықтан артық жазу. Тексеру қосыңыз: шығыс қалдықтан көп болса, жол қызылға боялсын.
• Бір тауарға әртүрлі код беру.
• Журналдарды ай сайын бөлек файлға көшіру. Бір файлда жүргізіп, айды формуламен шығарған жеңіл.
• Түгендеуді мүлде жасамау. Жылына кемінде бір рет нақты санап, кестемен салыстырыңыз.

Ай сайынғы қарап шығу

Апта сайын бес минут «Тапсырыс беру» мәртебесіндегі тауарларды сүзіп, жеткізушіге тапсырыс тізімін жіберіңіз. Айдың соңында айналымға қараңыз: қай топ ең көп шығады, қай тауар айлап орнында тұр. Қозғалмайтын тауар ақшаны байлап қояды, оны жеңілдікпен сатқан немесе бұдан былай алмаған жөн.

Тағы бір пайдалы әдет: тауарға жаңа код беру ережесін бір рет белгілеп алу. Мысалы, топ әрпі мен реттік нөмір (К-001, К-002). Сонда тізім өскен сайын тәртіп бұзылмайды.

Дайын қойма есебі үлгісі

Өз кестеңізді құрғыңыз келмесе, дайын ақылы үлгіні қолдануға болады.

• «Параметрлер»: тауар топтары, өлшем бірліктері, ұйым.
• «Номенклатура»: 300 тауарға дейін. Ең аз қалдық, баға, қалдық, құн және мәртебе.
• «Кіріс» және «Шығыс»: әрқайсысы 1000 жолдан, код тізімнен таңдалады, атауы өздігінен қойылады, ал қалдықтан артық шығыс тексеріледі.
• «Жиынтық»: топтар бойынша қалдық құны, тапсырыс беру керек позициялар саны, айлар бойынша айналым және график.

Қалдық = код бойынша кірістер минус шығыстар, ол әр жазбадан кейін жаңарады. Шығыс қалдықтан көп болса, жол қызылмен бөлектеледі, ал номенклатурада «Қоймада жоқ» мәртебесі пайда болады. Есептен шығару шығыс жолымен енгізіледі. Қалдықтарды нақты санақпен салыстыру үшін бөлек «Түгендеу» үлгісі бар. Макростарсыз, Excel 2007 және одан жаңа нұсқаларда және LibreOffice-те жұмыс істейді. Файл қазақ тілінде.

Жиі қойылатын сұрақтар

Қойма есебі үшін Excel жете ме?

Бірнеше жүз позиция мен күніне бірнеше операцияға жеткілікті. Ал көп қойма, партия мен серия есебі, штрихкод керек болса, арнайы жүйе қажет.

Қандай бағамен санау керек?

Қарапайым жағдайда соңғы сатып алу бағасы жеткілікті. Бағасы жиі өзгерсе, орташа өлшенген бағаны қолданып көріңіз, бірақ бұл күрделірек.

Мерзімі бар тауарды қалай ескеру керек?

Тауарға жарамдылық мерзімі бағанын қосып, оны түсінікті бағдаршамға байланыстыруға болады. Дегенмен партиялық есеп жүргізу кестені күрделендіреді.

Түгендеуді қалай жүргізу керек?

Нақты санақты бөлек бағанға жазып, айырмашылықты есептеңіз. Үлкен ауытқу — қателік немесе шығын белгісі, оны себебін іздеу керек.