Құрал-сайман прокатын Excel-де есепке алу: кепілақы, мерзім және қосымша төлем

Прокат пунктінде күніне бірнеше рет беріп, қайтарып алады. Дәптерде жазылған «перфоратор — Сәуле, 3 күн» деген жазба бір аптадан соң түсініксіз болады: қайтарды ма, кепілақы қайда, мерзімін өткізген күндерге қанша есептеу керек. Мұндай есеп Excel кестесіне өте жақсы сыяды.

Мақалада прокат пунктінің төрт негізгі есебін қарастырамыз: каталог, берілімдер журналы, жалға алу мен мерзімін өткізуді есептеу және жабдықтың бос қалдығы.

Каталог: жабдық және тариф

Алдымен әр жабдық үшін бір рет толтыратын анықтамалық жасаңыз:

Тариф пен кепілақыны тек осы жерде жазыңыз. Беру журналында оларды қайта қолмен енгізбеңіз, тізімнен жабдықты таңдағанда формула өзі алады. Сонда баға өзгергенде бір жерді түзетесіз.

Берілімдер журналы

Әр беру бір жол: клиент, телефон, жабдық, берген күні, жоспарлы қайтару күні, нақты қайтару күні, саны. Мерзімді тәуліктермен есептейсіз:

=жоспарлы_қайтару - берген_күні

Егер жабдық бір күнде берілсе де қайтарылса, ең болмағанда 1 тәулік алатыныңызды ескеріңіз: көпшілік пункт кемінде бір тәулікті есептейді. Бұл ережені өзіңіз шешіп, формулаға жазыңыз, мысалы =MAX(1;C2-B2).

Жалға алу ақысы

Қарапайым формула: тариф × саны × тәулік.

Мысал: перфоратор, тариф 3 500 ₸, 1 дана, 3 тәулік. Жалға алу = 3 500 × 1 × 3 = 10 500 ₸. Кепілақы бөлек: 15 000 ₸ алынады, және оны сіздің табысыңыз деп санауға болмайды, себебі клиентке қайтарылады. Сондықтан кестеде кепілақы мен жалға алу ақысын екі бөлек бағанға жазыңыз да, түсімді тек жалға алудан есептеңіз.

Мерзімін өткізу және қосымша төлем

Клиент жабдықты уақытында қайтармаса, мерзімін өткізген күндерге әдетте жоғарылатылған тариф қолданылады.

• мерзімін өткізу, күн = нақты қайтару − жоспарлы қайтару;
• егер әлі қайтармаса, нақты күннің орнына бүгінгі күн алынады: =IF(F2="";TODAY();F2)-E2;
• қосымша төлем = мерзімін өткізу × тариф × саны × көбейткіш.

Көбейткішті (мысалы, 1,5) бір ұяшыққа шығарыңыз және клиентпен келісімде жазыңыз. Мысал: перфоратор 2 күн кешіксе, көбейткіш 1,5 болғанда: 2 × 3 500 × 1 × 1,5 = 10 500 ₸. Кесте мұны автоматты шығарады, ал сіз клиентке «міне, санау» деп көрсете аласыз.

Күйді түспен белгілеңіз: қайтарылған — жасыл, мерзімі жақындаған — сары, мерзімі өткен — қызыл. Қызыл жолдарды сүзсеңіз, күнде кімге хабарласу керек екенін көресіз.

Бос қалдықты есептеу

Каталогтағы 3 перфораторның қазір неше данасы қолда екенін білу үшін:

=C2-SUMIFS(Берілімдер!G:G;Берілімдер!C:C;A2;Берілімдер!F:F;"")

Яғни парктегі саннан әлі қайтарылмаған (нақты қайтару күні бос) даналарды алып тастайсыз. Нәтиже нөл болса, жабдық түгел жолда. Сонымен қатар жүктемені де қарауға болады: жабдықтың қаншасы жалға берілді, ал қаншасы жатыр. Көп жатқан құрал ақша әкелмейді.

Жиі кездесетін қателер

• Кепілақыны түсімге қосу.
• Нақты қайтару күнін жазбау, сонда жабдық әрдайым «қолда» болып көрінеді.
• Бір жабдықты екі түрлі атаумен жазу.
• Мерзімін өткізу көбейткішін клиентке алдын ала айтпау.

Дайын үлгі: прокатты есепке алу

Дайын Excel кестесі де бар. Үлгі ақылы. Онда төрт парақ бар.

• «Анықтамалықтар»: мерзімін өткізгені үшін қосымша төлем көбейткіші, «жақында қайтару» шегі, есептің бірінші айы және жабдық санаттары.
• «Каталог»: 40 позицияға дейін; тәулік тарифі, кепілақы, парктегі саны. «Қолда», «бос», жүктеме, берілім саны және позиция бойынша түсім өздігінен есептеледі.
• «Берілімдер»: 1000 берілімге дейін; клиент, телефон, жабдық, мерзімі, жоспарлы және нақты қайтару, кепілақы, жалға алу, мерзімін өткізу, қосымша төлем, жиыны және түсті күй.
• «Жиынтық»: қолдағысы, кепілақы, мерзімін өткізулер, айлар мен санаттар бойынша түсім, орташа чек және екі диаграмма.

Жиынтықта әлі қайтарылмаған жабдық бойынша кепілақы бөлек көрсетіледі және ол түсімге кірмейді. Анықтамалықта 8 санатқа дейін қолдау бар. Файл қазақ тілінде, Excel 2007 және одан жаңа нұсқаларда және LibreOffice-те макростарсыз жұмыс істейді. Жинақта бос кесте және ойдан шығарылған деректері бар толтырылған үлгі бар. Құрал-сайман, құрылыс және бау-бақша жабдығын, велосипедтер мен іс-шара жабдығын жалға беру пункттерінің иелері мен әкімшілеріне жарайды.

Жиі қойылатын сұрақтар

Кепілақы қанша болу керек?

Жабдықтың құнына және жоғалу қаупіне байланысты. Көпшілік қымбат емес құралға төмен кепілақы, қымбат құралға құнына жақынын алады. Шешімді өзіңіз қабылдайсыз.

Клиент жабдықты бұзып қайтарса не істеу керек?

Мұны шартта алдын ала жазыңыз. Кестеге бұзылу сомасын қосымша ескертпе ретінде жазып, кепілақымен есепке алуға болады.

Прокат пунктінде қандай құжат керек?

Бұл кесте құқықтық құжаттарды алмастырмайды. Жалға беру шарттары мен талаптарын маманнан нақтылаңыз.

Бір кестеде бірнеше санатты жүргізуге бола ма?

Иә, санат бағаны арқылы құрал-сайман, бау-бақша және басқа топтарды бөлек көре аласыз.