Курс пен студияда тыңдаушылар, топтар және төлемдерді Excel-де есепке алу

Курс не студия әкімшісінің басты қиындығы: тыңдаушы көп, топтар бірнеше, төлемдер бөлшектеп, әртүрлі күні түседі. Блокнотта жазылған «Айгүл — 20 000 төледі» деген жазба екі аптадан соң түсініксіз: қай топ, қай ай, қанша қалды?

Мақалада тыңдаушылар мен төлемдер есебінің тұрақты схемасын көрсетеміз. Бұл тіл орталығына, би мектебіне, балалар студиясына, үйірмеге де жарайды.

Үш тізім: топтар, тыңдаушылар, төлемдер

Бәрін бір кестеге тықпай, деректі үш бөлек тізімге бөліңіз.

Топтар — курс туралы мәлімет:

Тыңдаушылар — әр адамға бір жол: аты, топ, жеңілдік, қатысқан сабақ саны.

Төлемдер — әр төлем бөлек жол: күні, тыңдаушы, сома, төлем тәсілі. Бір адам үш рет бөліп төлесе, үш жол болады. Бұл тарихты сақтайды және қарызды дәл есептеуге мүмкіндік береді.

Қарызды есептеу

Алдымен әр тыңдаушының төлеуге тиіс сомасы: топ құны минус жеңілдік.

=VLOOKUP(B2;Топтар!A:C;3;FALSE)*(1-C2)

Мысал: «Ағылшын А2» курсы 60 000 ₸, жеңілдік 10%. Төлеуге тиіс: 60 000 × 0,9 = 54 000 ₸.

Содан кейін төленген сома:

=SUMIF(Төлемдер!B:B;A2;Төлемдер!C:C)

Қарыз = төлеуге тиіс − төленген. Тыңдаушы 30 000 ₸ төлесе, қарыз 24 000 ₸. Артық төлесе, нәтиже теріс болады және артық төлемді білдіреді.

Мәртебе

Мәртебені формула беріп отырсын:

=IF(F2<=0;"Төленді";IF(E2=0;"Төленбеді";"Ішінара"))

Мұндағы E — төленген, F — қарыз. «Ішінара» мәртебесі қарыз жабылғанша тұрады. Мәртебе бойынша сүзгі күнделікті «кімге еске салу керек» тізімін береді.

Қатысуды бақылау

Қатысу екі себеп бойынша маңызды: ата-ана оны сұрайды, ал ұйым төлемді тексереді. Тыңдаушының қатысқан сабақ санын енгізіп, оны курстағы сабақ санына бөліңіз:

=D2/VLOOKUP(B2;Топтар!A:D;4;FALSE)

Мысалы, 24 сабақтың 14-іне қатысқан тыңдаушының қатысуы 14 / 24 = 58,3%. Егер шекті 60% деп алсаңыз, бұл жол қызыл болады. Шекті өзіңіздің тәртібіңізге сай қойыңыз. Төмен қатысу көбіне кетіп қалу қаупінің белгісі: ондай адамға оқытушы мен әкімші ертерек қоңырау шалуы керек.

Топтар бойынша жиынтық

Әр топ үшін бір қатарда көрсетіңіз: тыңдаушы саны, есептелген сома, төленген сома, қарыз, орташа қатысу.

• саны: =COUNTIF(Тыңдаушылар!B:B;A2)
• есептелгені: =SUMIF(Тыңдаушылар!B:B;A2;Тыңдаушылар!E:E)
• қарыз: =SUMIF(Тыңдаушылар!B:B;A2;Тыңдаушылар!G:G)

Мысал: 12 тыңдаушы, есептелгені 640 000 ₸, төленгені 520 000 ₸. Қарыз 120 000 ₸, яғни сомасының 18,75%-ы. Қай топта қарыз көп екенін көргенде, қайда назар аудару керегін білесіз.

Ең көп қарызы бар тыңдаушылар тізімін LARGE немесе сүзгі арқылы алуға болады. Бұл әкімшіге ай сайын бір қарағанда барлық «ескертетін» адамды береді.

Жиі кездесетін қателер

• Төлемді «жалпы» жазып, қай топқа жатқанын көрсетпеу.
• Жеңілдікті қолмен төлеу сомасынан алу: жеңілдік пайызы бөлек бағанда тұрсын.
• Тыңдаушы атын әр жерде басқаша жазу. Төлемдерде тізімнен таңдатыңыз.
• Топ құнын өзгерткенде ескі есептердің өзгеретінін ескермеу.

Апта сайынғы әкімші тәртібі

Кестені үш қадаммен ұстаңыз. Дүйсенбіде алдыңғы аптаның төлемдері мен қатысуын енгізіңіз. Сейсенбіде мәртебесі «Ішінара» және «Төленбеді» тыңдаушылардың тізімін сүзіп, еске салу хабарламасын жіберіңіз. Айдың соңында топтар бойынша қарызды жиынтықпен салыстырыңыз. Осындай қысқа ритуал қарыздың үйіліп қалуына жол бермейді.

Дайын үлгі: тыңдаушылар, топтар және төлемдер

Дайын Excel кестесін алуға болады. Үлгі ақылы. Онда бес парақ бар.

• «Параметрлер»: мектептің немесе студияның атауы және әкімші.
• «Топтар»: 8 топқа дейін; оқытушы, курс құны, сабақ саны.
• «Тыңдаушылар»: 150 адамға дейін; тізімнен топ, жеңілдік және қатысқан сабақтар таңдалады, ал төлеуге, төленді, қарыз және мәртебе өздігінен есептеледі.
• «Төлемдер»: 500 төлемге дейін; күні, тыңдаушы, сома, тәсіл.
• «Жиынтық»: топтар бойынша адам, есептелді, төленді, қарыз, қатысу; қарызгерлер тізімі және диаграмма.

Төлемді бөлшектеп қабылдауға болады: әр төлем жеке жолмен жазылады, қарыз жабылғанша мәртебе «Ішінара» болады. Қатысуы 60%-дан азы қызылмен белгіленеді. Жинақта бос кесте және ойдан шығарылған деректері бар толтырылған үлгі бар. Файл қазақ тілінде, Excel 2007 және жаңарақ нұсқаларда және LibreOffice-те макростарсыз жұмыс істейді. Тіл және оқу орталықтарының, би және өнер мектептерінің, балалар студияларының, үйірмелер мен спорт секцияларының әкімшілеріне жарайды.

Жиі қойылатын сұрақтар

Төлемді алдын ала алған дұрыс па, әлде сабақтан кейін бе?

Көпшілік ұйым алдын ала алады, өйткені топ құрып, оқытушыға жалақы төлеуге ақша керек. Бірақ шешім сіздің ережеңізге байланысты.

Тыңдаушы кетіп қалса, ақшасын қайтару керек пе?

Мұны шартта алдын ала жазыңыз. Кестеде артық төлем теріс қарыз ретінде көрінеді, соған қарап қайтарылатын соманы анықтайсыз.

Бір тыңдаушы екі топта оқыса ше?

Екі жол жасаңыз: әр топқа бөлек. Қарыз да әр топ бойынша бөлек есептеледі.

Қанша тыңдаушыға жетеді?

Үлгіде 150 тыңдаушы, 8 топ және 500 төлем жолы сияды.