KHIZHNYAKOVРекрутинг воронкасы Excel-де: вакансиялар мен кандидаттарды бақылау
Excel-дегі рекрутинг воронкасы: вакансиялар мен кандидаттар — Үлгіні ашу →
Бос орынға жиырма резюме түседі, оның бесеуімен сөйлесесіз, екеуін сұхбатқа шақырасыз. Бір аптадан соң кімге жауап беріп, кімге жазбағаныңызды есте сақтау мүмкін емес. Кандидат дұрыс уақытта жауап алмаса, басқа жұмыс берушіге кетеді. HR-маман үшін бұл нақты шығын.
Мақалада рекрутинг воронкасын Excel-де құрудың қарапайым жолын көрсетеміз: қандай кезеңдер қажет, кандидатқа қашан қайта жазу керегін қалай еске салады, конверсияны қалай есептейді және қай көздің тиімді екенін қалай көреді.
Воронка кезеңдері
Воронка кандидаттың жолын көрсетеді: әр кезеңде бірнешесі қалып қояды. Әдеттегі кезеңдер:
- Үн қосу: кандидат өтінім берді немесе сізге жазды.
- Сұхбат: алғашқы әңгіме өтті.
- Тест: тапсырма немесе екінші кезең.
- Оффер: ұсыныс жіберілді.
- Жұмысқа шығу: кандидат келісті және жұмысқа шықты.
Өзіңіздің процесіңізге сай кезеңдерді өзгертіңіз, бірақ атауларын тізімнен таңдатыңыз. Еркін жазбада «сұхбат», «Сұхбат өтті», «собес» түрлі жазылып, санау бұзылады.
Екі тізім: вакансиялар және кандидаттар
Вакансиялар: лауазымы, бөлім, жалақы жиегі, мәртебе («Ашық», «Тоқтатылды», «Жабылды»), жауапты адам.
Кандидаттар: аты, вакансия, көз (қайдан келді), кезең, соңғы байланыс күні, келесі қадам.
Мысал жолы: Айдос, «Сату менеджері», көз — еңбек сайты, кезең — Сұхбат, соңғы байланыс 28.10, келесі қадам — «тест тапсырмасын жіберу».
Еске салу: кімге бүгін жазу керек
Рекрутингтегі ең көп қателік — кандидатты ұмыту. Ереже қарапайым: соңғы байланыстан бері белгілі күн өтсе, кандидатқа хабарласу керек.
=IF(AND(E2<>"Жұмысқа шықты";TODAY()-F2>=$J$1);"Байланысу";"")
Мұндағы F — соңғы байланыс күні, J1 — күн саны (мысалы, 3). Нәтижесінде «Байланысу» деп белгіленген жолдарды сүзсеңіз, күн сайынғы тізім дайын. Бұл тізім кандидатқа жауапты болудың ең арзан жолы.
Тұрақты байланыс кандидатты ұстайды: жауапсыз қалған адам басқа ұсыныстарды қарай бастауы мүмкін.
Конверсияны есептеу
Әр кезеңдегі кандидат санын санайсыз:
=COUNTIF(Кандидаттар!E:E;"Сұхбат")
Бірақ кезеңде тұрған адамдар ғана емес, сол кезеңге жеткендер маңызды. Қарапайым жол: әр кезеңге жеткендерді «қазіргі кезең және одан кейінгілер» ретінде санау. Мысалы, 40 кандидаттың 15-і сұхбатқа, 6-ы тестке, 2-еуі оффер алса:
| Кезең | Саны | Алдыңғыдан конверсия |
|---|---|---|
| Үн қосу | 40 | - |
| Сұхбат | 15 | 37,5% |
| Тест | 6 | 40% |
| Оффер | 2 | 33,3% |
Конверсия = келесі кезең / алдыңғы кезең. Қай жерде көп адам түсіп қалса, соны тексересіз: жалақы ұсынысы нашар ма, сұхбат ұзақ па, тест қиын ба.
Көздер бойынша талдау
Кандидаттың қайдан келгенін жазу орынсыз көрінуі мүмкін, бірақ бір айдан соң ол бағалы. Көз бойынша санаңыз:
=COUNTIFS(Кандидаттар!C:C;"Еңбек сайты";Кандидаттар!E:E;"Оффер")
Егер еңбек сайтынан 25 адам келіп, бір ғана оффер берілсе, ал таныстардың ұсынысынан 5 адамның екеуі оффер алса, жарнама бюджетін қайда жұмсау керегін көресіз.
Жиі кездесетін қателер
- Кандидатты бірнеше вакансияға бір жолда жазу. Әр вакансияға бөлек жол жасаңыз.
- Көзді жазбау.
- Байланыс күнін жаңартпау: еске салу жұмыс істемейді.
- Бас тартқан кандидатты өшіру. «Бас тартты» кезеңін қалдырыңыз, сонда статистика сақталады.
- Кандидаттардың жеке деректерін қорғамау. Файлды құпиясөзбен сақтаңыз.
Кандидатпен байланыс жазбалары
«Келесі қадам» бағанын бос қалдырмаңыз. Әр байланыстан кейін бір қысқа сөйлем жазыңыз: «Жалақы туралы жауап күтеміз, 05.11», «Тест тапсырмасын жіберу». Екі аптадан кейін кандидатпен не келісілгенін есте сақтаудың қажеті жоқ, бәрі жолда тұр. Бұл әсіресе бірнеше рекрутер бір кестемен жұмыс істегенде ыңғайлы.
Дайын үлгі: рекрутинг воронкасы
Дайын Excel кестесін алуға болады. Үлгі ақылы. Онда төрт парақ бар.
- «Вакансиялар»: лауазымы, бөлім, жалақы жиегі, мәртебе және жауапты адам.
- «Кандидаттар»: көз, кезең, байланыс күні және келесі қадам.
- «Байланысу»: қоңырау шалатын немесе жазатын уақыты келген кандидаттар.
- «Воронка»: кезеңдердегі кандидаттар саны және конверсия.
Воронкада кезеңдер: үн қосу, сұхбат, тест, оффер, жұмысқа шығу. Атауларды «Параметрлерде» өзгертуге болады. Үн қосулар көздер бойынша да есептеледі. Кестеде 30 вакансия мен 300 кандидатқа дейін жүргізуге болады. Файл қазақ тілінде, Excel 2007 және одан жаңа нұсқаларда және LibreOffice-те макростарсыз жұмыс істейді. Жинақта бос кесте және ойдан алынған деректері бар толтырылған үлгі бар. Бұл бухгалтерлік бағдарлама емес, қарапайым формулалардағы кесте. HR-мамандарға, басшыларға, шағын бизнес иелеріне және қызметкерлер іріктейтін агенттіктерге жарайды.
Жиі қойылатын сұрақтар
ATS бағдарламасының орнына Excel жеткілікті ме?
Айына бірнеше ондаған кандидатқа жеткілікті. Көлем үлкейіп, бірнеше рекрутер бір деректі бірге өңдесе, арнайы жүйені қарастырыңыз.
Кандидатқа қанша уақытта жауап беру керек?
Бір ереже жоқ, бірақ тез жауап кандидатқа жағымды әсер қалдырады. Өз ережеңізді күн санымен бекітіп, кестеге қойыңыз.
Воронканың қай кезеңі көбіне нашар болады?
Көп жағдайда үн қосудан сұхбатқа өту. Себебі резюмелердің бәрі бірдей сай келмейді. Өз сандарыңызды ай сайын бақылаңыз.
Бірнеше вакансияны бірге жүргізуге бола ма?
Иә, үлгіде 30 вакансия мен 300 кандидатқа дейін сияды.
