Клиенттерді жазу кестесі Excel-де: қиылысусыз жазба және түсім есебі

Шеберге клиент мессенджерден жазады, біреу қоңырау шалады, үшіншісі келіп жазылады. Жазбалар блокнотта, телефондағы жазбада, чатта жүреді. Нәтижесі белгілі: бір уақытқа екі клиент жазылып қалады, біреуі келмейді, ал ай соңында қанша табыс екені түсініксіз.

Мақалада салон, барбершоп, маникюр, массаж студиясы және жеке мамандар үшін жазба кестесін қалай құруды көрсетеміз: қиылысуларды қалай анықтайды, күн кестесін қалай шығарады, түсімді және келмеу үлесін қалай есептейді.

Анықтамалықтар: қызметтер және шеберлер

Кестенің негізі — екі қысқа тізім.

Және шеберлер тізімі. Жазбада қызмет пен шеберді тек тізімнен таңдатыңыз (Data Validation). Сонда баға мен ұзақтық өздігінен келеді, ал «маникюр», «Маникюр.», «манник» түрлі жазылмайды.

Жазбалар журналы

Әр жазба бір жол: күні, басталу уақыты, клиент, телефон, қызмет, шебер, жеңілдік, күй және төлем. Автоматты бағандар:

• баға: =VLOOKUP(E2;Қызметтер!A:C;3;FALSE)*(1-G2)
• аяқталу уақыты: =B2+VLOOKUP(E2;Қызметтер!A:B;2;FALSE)/1440

Бөлу 1440-қа, себебі тәулікте 1440 минут бар. Мысал: 14:00-де басталған маникюр 90 минут алады, аяқталуы 15:30. Жеңілдік 10% болса, баға 8 000 × 0,9 = 7 200 ₸.

Қиылысуды қалай анықтайды

Негізгі міндет: бір шебердің екі жазбасы бір уақытқа түспеуі керек. Екі аралық қиылысады, егер біреуінің басы екіншісінің соңынан ерте, ал соңы екіншісінің басынан кеш болса. Формула:

=COUNTIFS(D:D;D2;A:A;A2;B:B;"<"&C2;C:C;">"&B2)>1

Мұндағы D — шебер, A — күні, B — басталу, C — аяқталу. Нәтиже TRUE болса, бұл шебердің сол күні бұл уақытта тағы бір жазбасы бар. Шартты пішімдеумен қызыл түс беріңіз, сонда қиылыс жазба қосқан бойда көрінеді.

Екі жазбаның біреуі 14:00–15:30, екіншісі 15:00–15:45 болса, қиылысу бар, ал 14:00–15:30 пен 15:30–16:15 қиылыспайды, себебі біріншінің соңы екіншінің басымен тең.

Күн кестесі

Таңдалған күнге бүкіл жазбаны уақыт ретімен көру ыңғайлы. Бөлек парақта күнді енгізесіз де, сол күннің жазбалары шығады. Excel 365-те:

=SORT(FILTER(Жазбалар!A:G;Жазбалар!A:A=B1);2)

Ескі нұсқаларда сүзгі мен сұрыптауды қолмен қолданасыз. Басып шығарылған күн кестесінде телефондар болса, ертеңгі жазбаларға еске салу қоңырауын жасау оңай. Еске салу келмеуді азайтады.

Түсім, орташа чек, келмеу үлесі

Түсімге тек клиент келген жазбаларды ғана қосыңыз. Күйді «Жазылды», «Келді», «Келмеді», «Бас тартты» деп бөліңіз:

=SUMIFS(H:H;I:I;"Келді")

Бас тарту мен келмегендер түсімге кірмейді, бірақ олардың өздері пайдалы: келмеу үлесі = келмегендер / барлық жазба. Айда 120 жазбаның 9-ы келмесе, үлес 7,5%.

Орташа чек = түсім / келген клиент саны. 90 000 ₸ түсім мен 15 клиентте орташа чек 6 000 ₸. Шеберлер бойынша осы санды салыстырсаңыз, қайсысы қымбат қызметтерді көбірек сататынын көресіз.

Келмеуді қалай азайтады

• Алдыңғы күні еске салу хабарлама жіберу.
• Алғашқы рет келетін клиенттен ескерту мен ереже айту.
• Келмеуді жазып отыру: қайталанса, алдын ала төлем сұрай аласыз.

Жиі кездесетін қателер

• Қызмет ұзақтығын ескермей, тек басталу уақытын жазу.
• Шебердің үзілістерін кестеге қоспау: үзіліс үшін де жазба жасаңыз.
• Телефонсыз жазба: клиентке хабарласу мүмкін емес.
• Жеңілдікті бағаға қолмен енгізу.

Күнделікті тәртіп

Кестені кеш емес, жазба түскен минутта толтырыңыз. Таңертең «Күн» көрінісін ашып, бүгінгі клиенттерді қарап шығыңыз, кешке күйлерді «Келді» немесе «Келмеді» деп жабыңыз. Күйі жабылмаған жазбалар түсім есебін бұрмалайды. Осындай екі қысқа әрекет апта соңында есепті таза ұстайды.

Дайын үлгі: клиенттерді жазу

Бұл схеманы құрмай-ақ дайын кестені алуға болады. Үлгі ақылы. Онда төрт парақ бар.

• «Анықтамалықтар»: қызметтер (ұзақтығы, бағасы) және шеберлер.
• «Жазбалар»: 1500 жазбаға дейін; күні, уақыты, клиент, телефон, қызмет, шебер, жеңілдік, күйі және төлем. Қиылысуларды тексереді.
• «Күн»: таңдалған күннің клиенттер телефондары бар уақыт ретімен кестесі.
• «Жиынтық»: шеберлер, қызметтер және айлар бойынша түсім, орташа чек және келмеу үлесі, график.

Сол шеберде сол күні аралығы қабаттасатын басқа жазба болса, жол «шебердегі қиылысу» деп белгіленіп, қызылмен ерекшеленеді. Түсімге тек «Келді» күйіндегі жазбалар кіреді. Кестеге 15 шеберге және 20 қызметке дейін жүргізуге болады. Файл қазақ тілінде, Excel 2007 және одан жаңа нұсқаларда және LibreOffice-те макростарсыз жұмыс істейді. Жинақта бос кесте және ойдан шығарылған деректері бар толтырылған үлгі бар. Бұл бухгалтерлік бағдарлама емес, қарапайым формулалардағы кесте. Сұлулық салондарының, барбершоптардың, маникюр және массаж студияларының шеберлері мен иелеріне, фотографтарға, репетиторларға жарайды.

Жиі қойылатын сұрақтар

Онлайн-жазылу кестеге қосылады ма?

Жоқ, кесте клиентті өзі жазбайды. Жазбаны сіз немесе әкімші қолмен енгізесіз.

Бір шеберге бір күнде қанша жазба сияды?

Шектеу күнге емес, жалпы журналға қойылған: үлгіде 1500 жазбаға дейін.

Жазбаны өзгерткенде қиылысу тексерісі қайта жұмыс істей ме?

Иә, күн, уақыт немесе шеберді өзгерткенде жолдағы тексеру қайта есептеледі.

Келмеген клиентті қалай жазу керек?

Күйді «Келмеді» деп қойыңыз. Ол түсімге кірмейді, бірақ келмеу үлесінде көрінеді.