KHIZHNYAKOVӨтінімдер мен тапсырмалар журналы Excel-де: мерзім, кешігу және жүктеме
Өтінімдер мен тапсырмалар журналы: басымдық бойынша мерзімдер, кешігу, қорытынды — Excel үлгісі — Үлгіні ашу →
Техникалық қолдау, шаруашылық бөлімі, IT немесе басқарушы компания: өтінімдер қайда түссе де, мәселе бірдей. Біреу чатқа жазады, біреу қоңырау шалады, біреу қағаз қалдырады. Бір аптадан кейін өтініштің орындалған-орындалмағаны белгісіз, ал басшы «біздің бөлім қанша өтінімді кешіктіреді?» деген сұраққа жауап бере алмайды.
Мақалада өтінімдер журналын Excel-де құру схемасын береміз: басымдық бойынша мерзімді қалай есептейді, кешігуді қалай анықтайды, бағдаршам мен қорытындыны қалай жасайды.
Журналға қандай деректер қажет
Әр өтінім бір жол:
| № | Тіркелді | Өтініш беруші | Бөлім | Тақырып | Басымдық | Орындаушы | Мәртебе |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 87 | 03.11 09:15 | Гүлнар | Бухгалтерия | Принтер басып шығармайды | Жоғары | Руслан | Жұмыста |
Басымдықты, мәртебені, орындаушыны және бөлімді тізімнен таңдатыңыз. Мәртебелердің қарапайым жиыны: «Жаңа», «Жұмыста», «Күтуде», «Жабылды».
Басымдық бойынша мерзім
Әр басымдықтың шешу мерзімі әртүрлі. Мерзімді сағатпен анықтамалыққа жазыңыз:
| Басымдық | Мерзімі, сағат |
|---|---|
| Шұғыл | 4 |
| Жоғары | 24 |
| Орташа | 72 |
| Төмен | 168 |
Жоспарлы мерзім = тіркеу уақыты + басымдық сағаты / 24:
=B2+VLOOKUP(F2;Басымдықтар!A:B;2;FALSE)/24
Мысал: «Жоғары» өтінім 03.11 09:15-те тіркелді. 24 сағат қосып, жоспарлы мерзім 04.11 09:15. Бір ескерту: сағаттар күнтізбелік, түндер мен демалыс күндері де есепке кіреді. Жұмыс уақытымен санау қажет болса, басымдық мерзімдерін қорымен беріңіз, мысалы «Жоғары» үшін 24 емес, 48 сағат.
Жабу, шешу уақыты және кешігу
Өтінімді жапқанда жабу күні мен уақытын жазасыз. Содан кейін:
- шешу уақыты, сағат:
=(J2-B2)*24; - кешігу:
=IF(J2="";"";IF(J2>I2;"Кешіктірілді";"Уақытында")).
Мысал: өтінім 09:15-те тіркеліп, келесі күні 13:15-те жабылса, шешу уақыты 28 сағат. Мерзімі 24 сағат болғандықтан, 4 сағатқа кешіккен.
Бағдаршам
Ашық өтінімдерді үш түске бөліңіз:
- қызыл: мерзім өтті, өтінім әлі жабылмады;
- сары: мерзімге белгілі сағат қалды (мысалы, 4);
- жасыл: уақыт жеткілікті.
=IF(J2<>"";"";IF(NOW()>I2;"Мерзімі өтті";IF(I2-NOW()<=$N$1/24;"Мерзім таянды";"Уақытында")))
N1 ұяшығында таяу сағаттың санын (әдепкіде 4) жазыңыз. Басшы журналды ашқанда, алдымен қызыл мен сары жолдарды көреді: бұл кешіксе, шұғыл араласу керек.
Қорытынды есеп
Аптасына бір рет басшыға жиынтық көрсетіңіз. Негізгі көрсеткіштер:
| Көрсеткіш | Формула |
|---|---|
| Орындаушы бойынша ашық өтінімдер | =COUNTIFS(G:G;A2;H:H;"<>Жабылды") |
| Шешудің орташа уақыты | =AVERAGE(K:K) |
| Мерзімінде жабылғандар үлесі | =COUNTIF(L:L;"Уақытында")/COUNTIF(H:H;"Жабылды") |
Мысал: айда 80 өтінім жабылып, 68-і уақытында болса, үлес 85%. Егер Русландағы ашық өтінім 14, ал Айгүлде 3 болса, жүктемені қайта бөлу керек. Басымдық бойынша бөлуді де қараңыз: шұғыл өтінімнің үлесі күрт өссе, мәселенің бір түрі қайталанып жатыр деген белгі.
Жиі кездесетін қателер
- Өтінімді нөмірсіз жүргізу. Нөмір чаттағы пікірталасты нақтылайды.
- Басымдықты өтініш беруші ғана қояды. Басымдықты анықтайтын ережені жазып қойыңыз.
- Жабу күнін жазбау: шешу уақыты шықпайды.
- Өтінімді «Күтуде» мәртебесінде шексіз ұстау. Күту себебін жазып, мерзімін белгілеңіз.
Өтінімдерді қабылдау тәртібі
Журналдың пайдасы тек өтінім түскен сәтте жазылса ғана бар. Қабылдау ережесін қарапайым ұстаңыз: кім қабылдаса, сол нөмір беріп, басымдықты қойып, орындаушыны тағайындайды. Ауызша келісімдерді кейінге қалдырмаңыз. Нөмірді өтініш берушіге жіберсеңіз, ол қайта сұрағанда бір нөмірмен-ақ жауап табасыз.
Дайын үлгі: өтінімдер мен тапсырмалар журналы
Дайын кестені алуға болады. Үлгі ақылы. Онда үш парақ бар.
- «Анықтамалықтар»: сағатпен берілген мерзімі бар басымдықтар, орындаушылар, бөлімдер және «мерзім таянды» параметрі.
- «Өтінімдер»: 1000 өтінімге дейін; тіркеу, өтініш беруші, бөлім, тақырып, басымдық, орындаушы, мәртебе, жабу, шешу уақыты, кешігу және бағдаршам.
- «Қорытынды»: өтінімдер мәртебе, орындаушы және басымдық бойынша, шешудің орташа уақыты, мерзімінде жабылғандардың үлесі және екі диаграмма.
Жоспарлы мерзім тіркеу күні мен уақытына басымдық сағатын қосқанға тең. «Мерзім таянды» әдепкіде 4 сағат қалғанда көрсетіледі, мәнді анықтамалықтарда өзгертуге болады. Файл қазақ тілінде, Excel 2007 және одан жаңа нұсқаларда және LibreOffice-те макростарсыз жұмыс істейді. Техникалық қолдау, шаруашылық бөлімдері, IT-бөлімдер, сервистік және басқарушы компаниялар басшылары мен мамандарына, өтінімдер қызметкерлерден немесе клиенттерден түсетін шағын топтарға жарайды.
Жиі қойылатын сұрақтар
Өтінімдерді Excel-де жүргізу Jira немесе басқа жүйеден несімен ерекше?
Excel қарапайым және баптауды қажет етпейді. Бірақ бірнеше адам бір уақытта өңдесе, арнайы жүйе ыңғайлырақ болады.
Мерзімдерді қалай таңдау керек?
Алғашқы аптада нақты шешу уақытын жазып барып, шынайы мерзімдерді қойыңыз. Содан кейін анықтамалықты жаңартыңыз.
Өтінімді қалай жабуға болады?
«Жабылды» мәртебесін таңдап, жабу күні мен уақытын жазыңыз. Шешу уақыты және «Уақытында» немесе «Кешіктірілді» белгісі есептеледі.
Сағаттар жұмыс сағатымен есептелме ме?
Жоқ, сағаттар күнтізбелік. Жұмыс уақытын ескеру керек болса, басымдық мерзімдерін қормен беріңіз.
