Төлем күнтізбесін Excel-де қалай жасауға болады

Шағын бизнесте ақша жиі пайда болмағандықтан емес, төлем түсімнен бұрын келгендіктен таусылады. Жалақы бесінші күні, жалдау ақысы бірінші күні, ал клиент он бесінде төлейді. Айлық есепте пайда бар көрінеді, ал арада бірнеше күн шотта ақша жоқ.

Төлем күнтізбесі осындай күндерді алдын ала көрсетеді. Принципі қарапайым: күтілетін түсімдер мен төлемдерді күн бойынша жазасыз, ал кесте әр күннің соңындағы қалдықты есептейді.

Төменде күнтізбені Excel-де қалай құруға болатынын, қалдықты қалай есептейтінімізді және жиі қателерді көрсетеміз. Соңында дайын үлгіні сипаттаймыз.

1-қадам: операциялар тізімі

Бір кестеге барлық жоспарлы және нақты операцияларды жазыңыз. Бағандар:

• күні;
• бап (жалақы, жалдау, жеткізуші, түсім және т.б.);
• кіріс сомасы немесе шығыс сомасы;
• түрі: «Жоспар» немесе «Факт»;
• төленді ме, жоқ па.

Тізімге тек ақша шын қозғалатын күнді жазыңыз: шот-фактура шыққан күнді емес, төлем түсетін немесе шығатын күнді.

2-қадам: күндер қатары

Басқа парақта А бағанына ұзақ уақыт ауқымы жасаңыз: басталу күні, одан кейінгі күн =A2+1 және тағы басқа. 90–120 күн жеткілікті. Әр күнге кіріс пен шығысты SUMIFS арқылы жинайсыз:

=SUMIFS(Операциялар!C:C;Операциялар!A:A;A2)

Бұл — кіріс. Шығыс дәл солай, тек басқа баған алынады. Қалдық:

=E2+B3-C3

Мұнда E2 — алдыңғы күннің қалдығы, B3 — бүгінгі кіріс, C3 — бүгінгі шығыс. Бірінші жолда бастапқы қалдықты қолмен қоясыз.

3-қадам: кассалық алшақтықты табу

Қалдық нөлден төмен түскен күн — кассалық алшақтық. Оны көзбен іздемей, шартты пішімдеумен қызылға бояңыз немесе бөлек баған жасаңыз:

=IF(D3<0;"Кассалық алшақтық";"")

Ал бірінші қауіпті күнді табу үшін:

=INDEX(A:A;MATCH(TRUE;INDEX(D2:D121<0;0);0))

Бұл формула қалдығы бірінші рет теріс болатын күнді береді. Одан да сақ болу үшін «төмендетілмейтін қалдық» деген шек қойыңыз, мысалы 100 000 ₸: қалдық одан төмен түссе де ескерту шықсын.

Санмен мысал

Басталу қалдығы 200 000 ₸ делік.

Айдың соңында 240 000 ₸ қалды, жақсы көрінеді. Бірақ 3-ші күннен 12-ші күнге дейін қалдық теріс. Шешім: жеткізушімен төлемді 12-ден кейінге келісу, клиенттен алдын ала төлем сұрау немесе жалдау ақысын бөліп төлеу. Мұны күнтізбе болмаса, байқау мүмкін емес еді.

Жиі кездесетін қателер

• Күн мен ай бойынша емес, тек ай бойынша жоспарлау. Кассалық алшақтық күнде болады, айда емес.
• Клиент төлемін келісім күні деп санау. Консервативті болыңыз: кешігуді ескеріп, түсімді кейінірек қойыңыз.
• Төленбей қалған төлемдерді ұмыту. Мерзімі өткен, бірақ төленбеген төлем бәрібір алда тұр, оны бүгінге көшіру керек.
• Жоспарды бір рет жасап, фактпен салыстырмау. Апта сайын фактіні енгізіп отырыңыз.

Күнтізбемен күнделікті жұмыс

Күнтізбе тек құрылғанда емес, апта сайын жаңартылғанда пайдалы. Дүйсенбіде 10 минут бөліп, өткен аптаның фактісін енгізіңіз, жаңа түскен шоттарды қосыңыз және алдағы екі аптаның қалдығына қараңыз. Қалдық қауіпті деңгейге жақындаса, шешім қабылдауға әлі уақыт бар.

Тағы бір пайдалы әдет: жаңа ірі шығыс шығар алдында, мысалы жабдық сатып алар алдында, оны күнтізбеге жоспар ретінде қосып, қалдық қалай өзгеретінін көріңіз. Сатып алуды бір аптаға кейінге жылжыту кейде алшақтықтан сақтайды.

Дайын төлем күнтізбесі үлгісі

Өз кестеңізді құрғыңыз келмесе, дайын үлгіні қолдана аласыз. Ол ақылы үлгі.

• «Параметрлер»: қалдық, басталу күні, төмендетілмейтін қалдық, баптар.
• «Операциялар»: төлем мәртебесі бар 800-ге дейін жоспарлы және нақты операция.
• «Күнтізбе»: 120 күн, кіріс, шығыс, қалдық, «Кассалық алшақтық» сигналы және график.
• «Баптар»: баптар бойынша жоспар, факт және ауытқу.

Күні өтіп кеткен, бірақ төленбеген төлемдер бүгінге көшіріледі, сондықтан болжам шындыққа жақын болады. Фактіні жоспарлы жолдың жанына енгізсеңіз, болжам соны ескереді. Жинақта бос кесте мен ойдан шығарылған деректері бар толтырылған үлгі бар. Файл қазақ тілінде, Excel 2007 және одан жаңа нұсқаларда және LibreOffice-те жұмыс істейді. Есеп болжамды сипатта екенін ұмытпаңыз.

Жиі қойылатын сұрақтар

Төлем күнтізбесі мен ақша ағындарының есебінің айырмашылығы неде?

Ақша ағындарының есебі өткенді айлар бойынша көрсетеді. Төлем күнтізбесі болашақты күн бойынша болжайды. Екеуі бірін-бірі толықтырады.

Күнтізбені қанша уақытқа алға құру керек?

Көпшілікке 2–4 ай жеткілікті. Одан ұзақ болжам дәл болмайды, ал қысқасы алшақтықты кеш көрсетеді.

Қаржы жастығы деген не?

Бұл әрдайым қалдыруға тырысатын ең аз қалдық. Көбіне оны бір-екі аптаның міндетті шығысына тең етіп қояды.

Кассалық алшақтықты қалай жабуға болады?

Төлемді кейінге жылжытуға, клиенттен ертерек төлем алуға немесе қысқа мерзімді қаржы тартуға болады. Қайсысы тиімдісін күнтізбе санмен көрсетеді.