KHIZHNYAKOVТой бюджетін және қонақтар тізімін Excel-де жоспарлау
Той бюджеті және қонақтар тізімі: үстелдерге отырғызу — Excel үлгісі — Үлгіні ашу →
Қазақ тойы — үлкен мереке және үлкен жоба. Мейрамхана, тамада, әншілер, фотограф пен бейнеоператор, көйлек пен костюм, безендіру, шақыру қағаздары, жүздеген қонақ. Әрбір мердігермен шарт, алдын ала төлем, қосымша төлем мерзімі бар. Мұның бәрін есте немесе мессенджерде ұстау мүмкін емес: бір төлемді ұмыту немесе бір туыстың шақырусыз қалуы — ыңғайсыз жағдай.
Жақсы жоспар екі бөліктен тұрады: шығыстар бюджеті және қонақтар тізімі. Екеуі де Excel-де оңай жүргізіледі. Төменде құрылымды, формулаларды, мысалды және жиі қателерді көрсетеміз. Әдіс мерейтойға, сүндет тойға немесе корпоративке де жарайды.
Бюджет: шығыс баптары
Шығыстарды санаттарға бөліңіз:
- мейрамхана (зал, мәзір, сусындар);
- бағдарлама (тамада, әншілер, би тобы, DJ);
- фото және бейне;
- киім мен сән (көйлек, костюм, шаштараз, визажист);
- безендіру мен гүлдер;
- көлік;
- шақыру қағаздары, торт, сыйлықтар;
- күтпеген шығыстар (резерв).
Әр бапқа төрт сома: жоспар (шамаланған), факт (шарт бойынша), төленгені (алдын ала төлемдер) және қалдық. Сонымен бірге қосымша төлем мерзімі.
Мысал (шартты сандар)
| Бап | Жоспар, ₸ | Шарт бойынша, ₸ | Төленді, ₸ | Қалдық, ₸ | Мерзімі |
|---|---|---|---|---|---|
| Мейрамхана, 300 қонақ | 4 500 000 | 4 800 000 | 1 500 000 | 3 300 000 | той алдында 7 күн |
| Тамада және әншілер | 1 500 000 | 1 400 000 | 500 000 | 900 000 | той күні |
| Фото және бейне | 600 000 | 650 000 | 200 000 | 450 000 | той күні |
| Безендіру | 400 000 | — | 0 | 400 000 | — |
| Барлығы | 7 000 000 | 2 200 000 | 5 050 000 |
Бюджет формулалары
- Есептік сома (шарт болса — шарт бойынша, болмаса — жоспар):
=IF(C2<>"";C2;B2) - Қалдық:
=E2-D2, мұндағы E — есептік сома. - Ауытқу:
=IF(C2<>"";C2-B2;"")— оң сан жоспардан асқанын көрсетеді. - Бос қалдық:
=Бюджет*(1-Резерв)-SUM(E:E)— минус асып кетуді білдіреді.
Төлем мәртебесі (бағдаршам):
=IF(F2<=0;"Төленді";IF(G2<TODAY();"Мерзімі өтті";IF(G2-TODAY()<=7;"Мерзімі жақын";"")))
мұндағы F — қалдық, G — мерзімі. Шартты пішімдеу мәртебелерді қызыл, сары, жасыл түске бояйды.
Қонақтар тізімі
Әр жол — бір отбасы немесе бір шақыру: аты-жөні, тарап (күйеу жігіт / қалыңдық жағы, дос, әріптес), ересектер саны, балалар саны, шақыру жіберілді ме, жауап (келеді / келмейді / белгісіз), үстел нөмірі, мәзір түрі.
Негізгі формулалар:
- Келетін адамдар:
=SUMIFS(C:C;F:F;"Келеді")+SUMIFS(D:D;F:F;"Келеді") - Жауап бермегендер:
=COUNTIF(F:F;"Белгісіз") - Үстелдегі адамдар:
=SUMIFS(C:C;G:G;K2)+SUMIFS(D:D;G:G;K2), K2 — үстел нөмірі. - Тексеру:
=IF(AND(F2="Келеді";G2="");"үстел керек";"")
Үстелдегі адамдар саны орыннан көп болса, шартты пішімдеу оны қызылмен белгілейді. Мейрамханаға мәзір тапсырысы — мәзір түрлері бойынша SUMIFS.
Жиі кездесетін қателер
- Резервсіз бюджет. Тойда күтпеген шығыстар әрқашан болады — бюджеттің 10%-ын бөлек ұстаңыз.
- Бір адамға бағаны ғана есептеу. Мейрамханада сусындар, сервис, зал безендіру бөлек төленуі мүмкін — шартты мұқият оқыңыз.
- Балаларды ескермеу. Олар да орын алады, ал кейбір мейрамханалар бала мәзірін бөлек есептейді.
- Жауаптарды кеш жинау. Мейрамхана нақты санды әдетте той алдында бір апта бұрын сұрайды — «белгісіздерге» алдын ала қоңырау шалыңыз.
Дайын Excel үлгісі
Ақылы «Той бюджеті және қонақтар тізімі» үлгісі бұл жұмысты бір файлға жинайды:
- «Параметрлер» — мереке атауы мен күні, жалпы бюджет, резерв, үстелдер мен орындар, шығыс санаттары, қонақтар топтары, мәзір түрлері. Оларды өзгертіп, үлгіні кез келген мерекеге бейімдеуге болады.
- «Шығыстар» — 300 бапқа дейін: жоспар, шарт бойынша факт, төленгені, қосымша төлем мерзімі, қалдық, ауытқу және төлем мәртебесінің бағдаршамы («Мерзімі жақын», «Мерзімі өтті»).
- «Қонақтар» — 500 жолға дейін: адамдар мен балалар саны, шақыру, жауап, үстел, мәзір; «Тексеру» бағаны үстелсіз қонақтарды және толып кеткен үстелдерді анықтайды.
- «Қорытынды» — санаттар бойынша бюджет, бос қалдық, қанша қосымша төлеу қалды, жауаптар бойынша қонақтар, мейрамханаға мәзір тапсырысы және екі диаграмма.
Excel 2007 және жаңарақ, LibreOffice, макроссыз, қазақ тілінде. Есеп шамалы.
Жиі қойылатын сұрақтар
Той бюджетін неден бастау керек?
Қонақтар санынан. Мейрамхана — әдетте ең үлкен бап, ал оның құны қонақтар санына тікелей байланысты. Алдымен шамамен тізім жасап, содан кейін мейрамханаларды салыстырыңыз.
Екі жақтың шығыстарын бір кестеде жүргізуге бола ма?
Иә, «Шығыстар» парағында сипаттамаға кім төлейтінін жазып отырыңыз немесе санат атауына белгі қосыңыз. Сонда әр отбасының үлесін сүзгі арқылы көресіз.
Қонақтарды үстелдерге қалай отырғызған дұрыс?
Тараптар мен топтар бойынша бастаңыз: туыстар, достар, әріптестер. Үлкен кісілерді сахнаға жақын, бірақ дауыс зорайтқыштан алыс отырғызыңыз. Excel-де үстел нөмірін өзгерту арқылы нұсқаларды тез салыстыруға болады.
Сыйлық ретінде түскен ақшаны есепке алу керек пе?
Бұл бюджетке тікелей кірмейді, бірақ бөлек кестеде жазып алу пайдалы: кейін алғыс айту немесе болашақ тойларда «қарымта» үшін керек болуы мүмкін.
