Ewidencja przeglądów i napraw samochodu w Excelu: dziennik, harmonogram i semafor

Wymiana oleju „w następnym tygodniu”, pasek rozrządu „przy okazji”, a paragon z warsztatu gdzieś w schowku: znasz to? Zapominanie o przeglądach kosztuje, zwłaszcza gdy w grę wchodzi rozrząd albo klocki. Książka serwisowa pomaga, ale nie liczy za Ciebie i nie ostrzega.

W tym poradniku pokażę, jak zbudować w Excelu prosty system: dziennik napraw, harmonogram interwałów, wyliczanie kolejnego terminu według kilometrów i miesięcy oraz kolorowy semafor. Do tego policzysz koszt na 1 000 km. Na końcu opisuję gotowy szablon.

Jak zbudować system krok po kroku

1. Harmonogram: co i jak często

Zrób listę pozycji z interwałami. Interwał podajesz w kilometrach, w miesiącach albo w obu. Wartości weź z książki serwisowej lub instrukcji producenta, bo każdy samochód ma inne zalecenia.

Puste pole oznacza, że dany warunek nie obowiązuje. Płyn hamulcowy liczy się tylko w czasie, klocki tylko w kilometrach.

2. Dziennik: jeden wpis, jedna wizyta lub praca

Kolumny: data, przebieg, pozycja z harmonogramu (lub „inne”), kategoria, części, robocizna, warsztat. Części i robociznę wpisuj osobno: po roku zobaczysz, na co faktycznie idą pieniądze. Przebieg w dzienniku powinien rosnąć. Wyłapuj błędy formułą porównującą z poprzednim wpisem.

3. Ostatnia wymiana

Dla każdej pozycji szukasz ostatniego wpisu. Najłatwiej funkcją MAKS.WARUNKÓW, która zwraca największy przebieg dla danej pozycji:

=MAKS.WARUNKÓW(Dziennik!$B:$B;Dziennik!$C:$C;A2)

Podobnie, dla daty ostatniej wymiany, bierzesz największą datę dla tej pozycji.

4. Następny termin

Według przebiegu: ostatni przebieg plus interwał.

=JEŻELI(B2="";"";C2+B2)

Według czasu: data ostatniej wymiany plus interwał miesięcy, funkcją NR.SER.DATY:

=JEŻELI(D2="";"";NR.SER.DATY(E2;D2))

5. Semafor

Z aktualnego przebiegu liczysz, ile kilometrów zostało, a z DZIŚ, ile dni. Status zależy od tego, co nastąpi wcześniej:

=JEŻELI(LUB(km_zostało<0;dni_zostało<0);"Po terminie";JEŻELI(LUB(km_zostało<1500;dni_zostało<30);"Wkrótce";"W normie"))

Do tego formatowanie warunkowe: czerwony, żółty i zielony. Progi 1 500 km i 30 dni ustaw według własnych preferencji.

Przykład z liczbami

Olej wymieniony przy 62 000 km, 10 marca. Interwał 15 000 km lub 12 miesięcy. Następna wymiana: 77 000 km lub 10 marca przyszłego roku. Jeśli licznik pokazuje dziś 76 200 km, a do marca zostało 5 miesięcy, zostaje 800 km i status „Wkrótce”, bo kilometry skończą się wcześniej niż czas.

Koszty: w ciągu 12 miesięcy wydałeś 2 400 zł na części i robociznę, a przejechałeś 12 000 km. Koszt na 1 000 km to 2 400 / 12 = 200 zł.

Częste błędy

• Interwały „z głowy”. Wpisuj to, co zaleca producent dla Twojego silnika i warunków jazdy.
• Brak aktualnego przebiegu. Bez niego semafor nic nie powie. Aktualizuj stan licznika, gdy tankujesz lub jedziesz do serwisu.
• Jedna kolumna na części i robociznę. Nie widać wtedy, ile kosztuje sam warsztat.
• Wpisy bez przebiegu. Bez niego nie policzysz następnej wymiany.
• Brak powiązania pozycji z harmonogramem. Wpis „wymiana oleju” i „olej” to dla Excela dwie różne rzeczy.

Gotowy szablon ewidencji przeglądów i napraw

Szablon (płatny) ma wszystko, o czym mowa wyżej, w jednym pliku:

• „Samochody”: do 20 aut z numerem rejestracyjnym, marką, rokiem, przebiegiem na początek ewidencji i aktualnym przebiegiem.
• „Harmonogram”: do 20 pozycji (olej, filtry, świece, rozrząd, klocki, płyny) z interwałem w kilometrach i/lub miesiącach oraz parametrami ostrzegania.
• „Dziennik”: do 500 wpisów z datą, przebiegiem, rodzajem prac, kategorią, częściami i robocizną osobno, warsztatem i kontrolą przebiegu.
• „Plan przeglądów” i „Semafor”: następna wymiana według przebiegu i terminu, pozostałe km i dni oraz status każdej pozycji dla każdego samochodu.
• „Koszty”: według samochodów, za 12 miesięcy, kategorii, rodzajów prac i miesięcy, koszt 1 000 km i wykres.

Aktualny przebieg to maksimum z przebiegu na początek, wpisanego ręcznie i największego z dziennika. Interwały w przykładzie są tylko przykładem i trzeba je zastąpić własnymi. Szablon liczy według Twoich liczb i nie zastępuje zaleceń producenta. Działa w Excelu 2007 i nowszym oraz w LibreOffice, bez makr. W zestawie jest pusty plik i przykład z fikcyjnymi danymi.

FAQ

Co ważniejsze, kilometry czy czas?

Obydwa. Olej starzeje się także wtedy, gdy auto stoi, a klocki zużywają się tylko w jeździe. Dlatego najlepiej ustawić oba interwały i reagować na ten, który skończy się pierwszy.

Czy ewidencja w Excelu zastąpi książkę serwisową?

Nie zastąpi, bo wpisy ASO i pieczątki mogą mieć znaczenie przy odsprzedaży. Excel uzupełnia ją o liczenie terminów i kosztów.

Jak prowadzić kilka samochodów w jednym pliku?

Dodaj kolumnę z numerem rejestracyjnym w dzienniku i licz formułami z dodatkowym warunkiem. Dla każdego auta powstaje wtedy osobny semafor.

Czy warto zapisywać drobne wydatki?

Tak, jeśli chcesz znać prawdziwy koszt utrzymania na 1 000 km. Płyn do spryskiwaczy to grosze, ale razem z żarówkami, wycieraczkami i myciem tworzy sporą kwotę rocznie.