Zużycie paliwa według normy w Excelu: karta drogowa, przekroczenia i terminy

Jeśli firma ma choć kilka samochodów, prędzej czy później pojawia się pytanie: ile paliwa auto powinno spalić, a ile faktycznie spaliło. Różnica to przekroczenie albo oszczędność i warto ją widzieć dla każdego samochodu osobno, a nie raz w roku.

Pokażę, jak w Excelu policzyć zużycie według normy z dodatkami sezonowymi, jak odjąć je od zużycia rzeczywistego i jak ustawić kontrole, które wyłapują błędy w kartach drogowych. Na końcu opisuję gotowy szablon, który dodatkowo pilnuje terminów przeglądów, OC, praw jazdy i badań lekarskich.

Jak policzyć paliwo według normy

1. Dane wejściowe

Dla każdego wyjazdu potrzebujesz: stanu licznika przy wyjeździe i powrocie, stanu paliwa przy wyjeździe i powrocie, ilości zatankowanej oraz daty. Dla każdego samochodu: normy zużycia w l/100 km. Normę bierzesz z dokumentacji pojazdu lub z własnego zarządzenia. Przed pracą porównaj ją z obowiązującymi przepisami.

2. Przebieg i zużycie rzeczywiste

=D2-C2 (przebieg: licznik powrót minus wyjazd)

=E2+G2-F2 (paliwo na wyjeździe plus tankowanie minus paliwo po powrocie)

3. Zużycie według normy z dodatkami

Norma bazowa dotyczy warunków standardowych. Zimą, w mieście czy z ładunkiem zużycie rośnie, więc dolicza się dodatki. Łączny współczynnik to 1 plus suma dodatków:

=H2*norma/100*(1+dodatek_sezonowy+dodatek_warunków)

Dodatek sezonowy zależy od miesiąca przejazdu, dlatego trzymaj go w tabeli z dwunastoma wierszami i pobieraj funkcją WYSZUKAJ.PIONOWO lub INDEKS po numerze miesiąca (MIESIĄC).

4. Przekroczenie i oszczędność

=MAX(0;rzeczywiste-wg_normy) (przekroczenie)

=MAX(0;wg_normy-rzeczywiste) (oszczędność)

Ustal próg dopuszczalnego przekroczenia, np. 5%, i oznacz wiersze powyżej progu przez JEŻELI. Mała nadwyżka to zwykle zwykłe wahania, a duża wymaga wyjaśnienia.

5. Kontrole kart

Najczęstsze błędy w kartach to powrót mniejszy niż wyjazd, ujemny stan paliwa i licznik niższy niż na poprzednim powrocie. Każdy z nich wyłapiesz prostym JEŻELI w kolumnie kontrolnej.

Przykład z liczbami

Samochód ma normę 8 l/100 km. W styczniu dodatek sezonowy to 10%, a jazda po mieście dodaje 5%.

• Przebieg: 250 km.
• Według normy: 250 × 8 / 100 × (1 + 0,10 + 0,05) = 20 × 1,15 = 23,0 l.
• Paliwo na wyjeździe 35 l, tankowanie 20 l, na powrocie 33 l: rzeczywiste zużycie 35 + 20 − 33 = 22 l.
• Oszczędność: 1 l.

Gdyby rzeczywiste zużycie wyniosło 25 l, przekroczenie byłoby równe 2 l, czyli około 8,7% normy: przy progu 5% taki wiersz powinien się podświetlić.

Częste błędy

• Norma bez dodatków. Zimą każde auto „przekracza” normę i ocena traci sens.
• Brak kontroli licznika. Jeden błędny wpis zniekształca przebieg całego miesiąca.
• Pomijanie tankowań. Jeśli paliwo z kilku tankowań wpisujesz zbiorczo, trudno zlokalizować błąd.
• Terminy w innym pliku. Przegląd lub OC wygasają, a nikt nie widzi tego przy rozliczaniu.
• Cena paliwa na sztywno. Zmieniaj ją w parametrach, żeby koszt przekroczenia był aktualny.

Gotowy szablon kart drogowych i ewidencji paliwa

W szablonie (płatnym) wszystko to jest już połączone:

• „Parametry”: organizacja, próg dopuszczalnego przekroczenia, wyprzedzenie ostrzeżeń, dodatki sezonowe według miesięcy i ceny paliwa. Wszystko edytowalne.
• „Samochody”: do 60 pojazdów z normą l/100 km, dodatkami za miasto i ładunek, terminami przeglądu i OC oraz bieżącym stanem licznika.
• „Kierowcy”: do 80 osób z prawem jazdy i badaniami lekarskimi. Termin ważności badań liczy się sam.
• „Karty drogowe”: do 800 wpisów z przebiegiem, zużyciem według normy i rzeczywistym, przekroczeniem lub oszczędnością, statusem i kontrolami, np. powrót mniejszy niż wyjazd, ujemny stan paliwa lub wygasłe terminy w dniu przejazdu.
• „Kontrola terminów”: semafor dla przeglądów, OC, praw jazdy i badań lekarskich.
• „Podsumowanie”: według miesięcy i samochodów przebieg, paliwo, przekroczenie, średnie zużycie i koszt przekroczenia.
• „Wydruk karty drogowej”: uproszczony formularz roboczy z rubrykami na podpisy, a nie oficjalny druk.

Wartości domyślne (normy, dodatki, próg) są orientacyjne, więc sprawdź je z własnym zarządzeniem i obowiązującymi przepisami. Excel 2007 i nowszy lub LibreOffice, bez makr. W zestawie pusty plik i przykład z fikcyjnymi danymi z wierszami „problematycznymi”.

FAQ

Co zrobić, gdy auto stale przekracza normę?

Sprawdź, czy norma i dodatki są ustawione realistycznie, a potem poszukaj przyczyn: ciśnienie w oponach, styl jazdy, usterka, nadużycia. Podsumowanie według samochodów pokaże, czy problem dotyczy jednego pojazdu, czy wszystkich.

Czy norma zawsze musi być taka jak w katalogu producenta?

Nie. Wiele firm ustala własne normy na podstawie pomiarów. Ważne, aby były udokumentowane we wewnętrznych przepisach.

Jak liczyć paliwo, gdy bak nie był tankowany do pełna?

Opieraj się na wskazaniu poziomu paliwa przy wyjeździe i powrocie oraz na ilości z paragonów. Jeśli stan wskazujesz orientacyjnie, ustal jedną zasadę zaokrąglania.

Czy karta drogowa z Excela jest dokumentem urzędowym?

Nie, formularz z tego szablonu jest roboczy. Wymagane elementy i sposób wypełniania ustal według własnych przepisów.