Lejek rekrutacyjny w Excelu: wakaty, kandydaci, etapy i konwersja

CV przychodzą mailem, część w komunikatorze, ktoś poleca znajomego przez telefon, a rozmowy kwalifikacyjne umawiasz między jednym spotkaniem a drugim. Po tygodniu nie pamiętasz, komu obiecałeś odpowiedź do piątku. Dobrzy kandydaci odpadają nie dlatego, że byli słabi, ale dlatego, że nikt do nich nie oddzwonił.

Do małej rekrutacji nie potrzeba systemu ATS. Dobrze zaprojektowana tabela w Excelu pilnuje kandydatów, etapów i kontaktów. Poniżej pokazuję, jak ją zbudować i co dzięki niej policzyć.

Dwie tabele: wakaty i kandydaci

Wakaty. Jedno stanowisko, jeden wiersz: nazwa, dział, widełki wynagrodzenia, status (otwarty, wstrzymany, zamknięty), ile osób potrzeba i ile już przyjęto. Dzięki temu widzisz, ile miejsc jeszcze zostało.

Kandydaci. Jeden kandydat, jeden wiersz: imię, wakat (z listy), źródło (portal ogłoszeniowy, polecenie, strona firmy, social media), etap, data ostatniego kontaktu i następny krok. Powiązanie z wakatem robisz listą rozwijaną, żeby nazwy się zgadzały.

Etapy lejka

Ustal stałą listę etapów, np.:

1. Aplikacja
2. Rozmowa kwalifikacyjna
3. Zadanie testowe
4. Oferta
5. Podjęcie pracy

Lista rozwijana (Dane, Poprawność danych) zapewni, że nikt nie wpisze „rozmowa” raz tak, a raz inaczej. Nazwy etapów możesz zmienić, ale zawsze miej jedną wersję.

Przypomnienia o kontakcie

Najcenniejsza kolumna to „Skontaktuj się”. Kandydat, który czeka tydzień bez wieści, traci zainteresowanie. Ustal próg, np. 5 dni, i sprawdzaj:

=JEŻELI(DZIŚ()-E2>$K$1;"Skontaktuj się";"")

Gdzie E to data ostatniego kontaktu, a K1 to próg. Filtr po tej kolumnie daje listę osób na dziś. Nie ukrywaj kandydatów, którzy odpadli: oznacz ich etapem „Odrzucony” lub „Zrezygnował” i wyłącz z przypomnień dodatkowym warunkiem.

Konwersja i źródła

Lejek liczysz funkcją LICZ.JEŻELI dla każdego etapu. Przykład z jednej rekrutacji:

Konwersja z aplikacji na rozmowę to 15 / 60 = 25%, a z rozmowy na ofertę 2 / 15, czyli około 13%. Pokazuje to, gdzie jest wąskie gardło. Jeśli kandydatów na rozmowę jest dużo, a ofert mało, być może zbyt luźno filtrujesz CV albo oczekiwania finansowe się rozmijają.

Źródła policzysz tak: =LICZ.WARUNKI(C:C;"polecenie";D:D;"Zatrudniony"). Z liczby aplikacji i zatrudnień dla każdego źródła dowiesz się, gdzie warto płacić za ogłoszenia, a gdzie nie.

Dane osobowe kandydatów

W tabeli są dane osobowe, więc plik trzymaj w bezpiecznym miejscu, z ograniczonym dostępem. Zapisuj tylko to, co potrzebne do rekrutacji. Zasady przechowywania danych po zakończeniu procesu sprawdź w obowiązujących przepisach, a nie na podstawie poradnika.

Najczęstsze błędy

• Brak daty ostatniego kontaktu. Nie ma, co przypominać.
• Dowolne nazwy etapów. Lejek się rozjeżdża.
• Oceny w głowie. Zapisz krótkie notatki po rozmowie, póki pamiętasz.
• Brak informacji zwrotnej dla odrzuconych. Dla marki pracodawcy to koszt, który wraca.
• Jeden plik dla wszystkich rekrutacji bez filtrów. Używaj kolumny wakatu.

Gotowy szablon: lejek rekrutacji

Jeśli chcesz zacząć od razu, jest płatny szablon Excel. Arkusz „Wakaty” zawiera stanowisko, dział, widełki, status, liczbę potrzebnych osób i liczbę już przyjętych. W „Kandydaci” zapisujesz źródło, etap, datę kontaktu i kolejny krok. „Skontaktuj się” automatycznie zbiera osoby, do których minął ustalony próg dni od ostatniego kontaktu, a „Lejek” pokazuje liczbę kandydatów na etapach i konwersję oraz aplikacje według źródeł.

Domyślne etapy to aplikacja, rozmowa kwalifikacyjna, zadanie testowe, oferta i podjęcie pracy, a ich nazwy zmienisz w „Parametrach”. Mieści do 30 wakatów i 300 kandydatów. W pliku jest pusta tabela i przykład z fikcyjnymi danymi. Działa w Excelu 2007 i nowszym oraz w LibreOffice, bez makr. Poprawki i nowe wersje są bezpłatne.

Szablon jest dla specjalistów HR, kierowników, właścicieli małych firm i agencji rekrutacyjnych.

FAQ

Czy Excel wystarczy do rekrutacji?

Przy kilkudziesięciu kandydatach jednocześnie i jednym–dwóch rekruterach tak. Gdy rekrutuje wiele osób naraz i potrzebna jest integracja z portalami, warto rozważyć dedykowany system.

Jak długo czekać z odpowiedzią dla kandydata?

Im krócej, tym lepiej. Dobrze jest dać znać o statusie w ciągu kilku dni roboczych, nawet jeśli decyzja jeszcze nie zapadła. Próg ustaw w tabeli i trzymaj się go.

Jak mierzyć skuteczność źródeł?

Dla każdego źródła policz aplikacje, rozmowy i zatrudnienia. Najlepsze źródło to nie to z największą liczbą CV, lecz to, z którego pochodzi najwięcej dobrych kandydatów.

Co z kandydatami na przyszłość?

Jeśli kandydat się nie nadaje teraz, ale był interesujący, oznacz go odpowiednim statusem i zapisz, kiedy do niego wrócić. Pamiętaj o zgodzie na dalsze przetwarzanie danych zgodnie z przepisami.