Zlecenia warsztatu samochodowego w Excelu: usługi, części, należności i mechanicy

W warsztacie zlecenia zwykle zaczynają się od karteczki i telefonu klienta. Po kilku tygodniach nikt nie pamięta, jaki przebieg miało auto Kowalskiego, ile jeszcze jest winien za wymianę rozrządu i ile Marek zarobił w tym miesiącu na robociźnie. Zeszyt nie odpowie na te pytania, a program warsztatowy bywa drogi dla trzyosobowej firmy.

Tutaj pokazuję, jak ułożyć zlecenia w Excelu tak, aby usługi, części, saldo klienta i wynagrodzenie mechanika liczyły się same.

Dwie tabele: zlecenia i pozycje

Zlecenia. Jedno zlecenie, jeden wiersz: numer, data, klient, telefon, auto, numer rejestracyjny, przebieg, mechanik, status (Przyjęte, W naprawie, Gotowe, Wydane) i kwota zapłacona.

Pozycje. Każda usługa i każda część to osobny wiersz powiązany z numerem zlecenia: numer, rodzaj (usługa lub część), nazwa, ilość, cena. Jedno zlecenie może mieć kilkanaście pozycji. Takie rozdzielenie pozwala osobno policzyć robociznę i części.

Cennik usług

Zrób słownik usług z cenami: wymiana oleju i filtra, wymiana klocków, geometria, diagnostyka. W pozycji wybierasz nazwę, a cena podstawia się sama:

=WYSZUKAJ.PIONOWO(C2;Cennik!A:B;2;FAŁSZ)

Dodaj kolumnę „Cena własna”: gdy klient dostaje inną cenę, wpisujesz ją tam i zastępuje cennik: =JEŻELI(F2<>"";F2;WYSZUKAJ.PIONOWO(...)).

Części z marżą

Dla części zazwyczaj znasz cenę zakupu. Cena dla klienta to zakup razem z marżą:

=zakup*(1+marża)

Przy zakupie klocków za 160 zł i marży 25% cena wynosi 200 zł. Zysk na części to 40 zł. Marżę trzymaj w jednej komórce, żeby zmienić ją globalnie. Słowo „marża” w warsztatach oznacza zwykle narzut na zakup, jak tu: 25% od ceny zakupu. Rozróżnij to, planując zysk.

Saldo i należności

Suma zlecenia to usługi plus części:

=SUMA.JEŻELI(Pozycje!A:A;A2;Pozycje!G:G)

Saldo do zapłaty: suma minus zapłacono. Przykład: wymiana klocków i tarcz: robocizna 150 zł, klocki 200 zł, tarcze 360 zł. Razem 710 zł. Klient zapłacił zaliczkę 200 zł, zostaje 510 zł. Zestawienie wszystkich sald większych od zera daje listę należności, czyli kto wciąż jest winien pieniądze.

Wynagrodzenie mechanika

Jeśli mechanik dostaje procent od robocizny, policz go z samych usług, bez części: suma usług w jego zleceniach × jego procent. Przy robociźnie 8 000 zł w miesiącu i stawce 30% wychodzi 2 400 zł. Warto liczyć tylko zlecenia zakończone (np. „Gotowe” i „Wydane”), żeby nie naliczać za pracę w toku. Zasady wynagradzania ustal w umowie i według przepisów, a arkusz niech tylko liczy.

Podsumowanie miesiąca

Najważniejsze liczby: przychód i zysk według miesięcy, obciążenie mechaników (ile zleceń na kogo), statusy zleceń, a także należności klientów. Kilka minut na koniec miesiąca pokazuje, czy marża na częściach faktycznie zostawia pieniądze oraz którego mechanika warto odciążyć.

Najczęstsze błędy

• Brak numeru rejestracyjnego i przebiegu. To podstawowe dane do historii auta.
• Części w jednej komórce razem z usługą. Nie policzysz zysku.
• Brak zaliczki w ewidencji. Saldo będzie fałszywe.
• Ceny wpisywane z pamięci. Używaj cennika i wyjątki zapisuj jawnie.
• Brak kopii. Zrób je choćby raz w tygodniu.

Gotowy szablon: zlecenia warsztatu samochodowego

Jeśli chcesz zacząć od razu, jest płatny szablon Excel. W „Słowniki” masz cennik usług, mechaników z procentem od robocizny, marżę na części i pierwszy miesiąc podsumowania. W „Zlecenia” zapisujesz do 1000 zleceń: klient, telefon, auto, numer rejestracyjny, przebieg, mechanik, status i kwota zapłacona; usługi, części, razem, saldo do zapłaty, zysk i wynagrodzenie mechanika liczą się same. „Pozycje” to do 3000 wierszy usług i części z automatycznym podstawianiem ceny i kontrolą numeru zlecenia.

Cena usługi pochodzi z cennika, a kolumna „Cena własna” ją zastępuje. Cena części to zakup za sztukę pomnożony przez 1 plus marża (domyślnie 25%). Wynagrodzenie liczy się z usług, bez części, tylko dla zleceń „Gotowe” i „Wydane”. „Podsumowanie” pokazuje przychód i zysk według miesięcy, obciążenie i wynagrodzenia mechaników, statusy zleceń, należności klientów i dwa wykresy. W pliku jest pusta tabela i przykład z fikcyjnymi danymi. Działa w Excelu 2007 i nowszym oraz w LibreOffice, bez makr. Poprawki i nowe wersje są bezpłatne.

Szablon jest dla właścicieli i recepcjonistów małych warsztatów, serwisów opon, prywatnych mechaników i warsztatów garażowych.

FAQ

Jaką marżę stosować na części?

To zależy od rodzaju części, konkurencji i kosztów obsługi zamówienia. Początkowa wartość 25% jest tylko punktem wyjścia: sprawdź po kilku miesiącach, czy zysk na częściach pokrywa Twoje koszty.

Czy lepiej płacić mechanikowi procent czy stałą stawkę?

Obie metody mają wady. Procent motywuje do wydajności, ale może premiować drogie usługi. Wybierz model zgodny z umową i atmosferą w zespole.

Co z gwarancją na naprawę?

Zapisz w zleceniu datę wydania i ustalony okres gwarancji. Warunki gwarancji i rękojmi ustal według obowiązujących przepisów.

Jak postępować z klientem, który nie odbiera auta?

Zapisz w ewidencji daty kontaktów i status zlecenia. Zasady postępowania w takich sytuacjach warto uregulować w regulaminie i w umowie, które klient akceptuje przy przyjęciu auta.