Model finansowy małej firmy w Excelu: jak zbudować biznesplan w liczbach

Biznesplan dla banku, inwestora albo po prostu dla siebie bez liczb jest tylko opowieścią. Pytania, które naprawdę się liczą, są finansowe: ile trzeba zainwestować, w którym miesiącu firma zacznie zarabiać, czy po drodze nie zabraknie gotówki i kiedy wrócą włożone pieniądze.

Model finansowy w Excelu odpowiada na wszystkie te pytania naraz. Poniżej opisuję, jak go zbudować, na przykładzie małej kawiarni, i pokazuję błędy, które najczęściej sprawiają, że plan rozmija się z rzeczywistością.

Zasada nr 1: założenia osobno, obliczenia osobno

Wszystkie liczby wejściowe – ceny, wolumeny, koszty, stawki podatku, kredyt – trzymaj na jednym arkuszu „Założenia”, najlepiej w komórkach wyróżnionych kolorem. Arkusz z obliczeniami zawiera tylko formuły odwołujące się do założeń. Dzięki temu zmiana jednej liczby (np. ceny) automatycznie przelicza cały model, a Ty możesz testować scenariusze w kilka sekund.

Krok 1: przychody

Przychód = wolumen × cena. Dla kawiarni wolumen to liczba paragonów. Nowy lokal nie startuje z pełną sprzedażą, więc zaplanuj rozruch:

• miesiąc 1: 1 200 paragonów,
• wzrost: 10% miesięcznie,
• limit: 2 400 paragonów (więcej lokal fizycznie nie obsłuży),
• średni paragon: 25 zł netto.

Formuła wolumenu dla kolejnego miesiąca: =MIN(C5*(1+$B$2);$B$3), gdzie B2 to wzrost, a B3 limit. Sezonowość dodasz jako współczynnik miesiąca (np. 0,8 w lutym, 1,2 w grudniu), przez który mnożysz wolumen.

Krok 2: koszty zmienne i stałe

Koszty zmienne rosną z każdą sprzedażą: surowce, opakowania, prowizje terminala. W kawiarni przyjmijmy 9 zł na paragon. Marża na pokrycie (kontrybucja) wynosi więc 16 zł.

Koszty stałe płacisz niezależnie od sprzedaży: czynsz, wynagrodzenia, media, księgowość, marketing. Przykład: 18 000 zł miesięcznie.

Krok 3: rachunek zysków i strat

Dla każdego miesiąca: przychód − koszty zmienne − koszty stałe = EBITDA. Następnie odejmij odsetki od kredytu i podatek. Podatek zależy od formy opodatkowania – inaczej liczy się ryczałt od przychodu, a inaczej podatek od dochodu. W modelu wystarczy uproszczona stawka, którą sprawdzisz z obowiązującymi przepisami lub z księgowym.

Krok 4: próg rentowności

Ile paragonów miesięcznie pokrywa koszty stałe?

=Koszty_stałe/(Cena-Koszt_zmienny) → 18 000 / 16 = 1 125 paragonów.

Przy starcie od 1 200 paragonów kawiarnia formalnie jest nad progiem od pierwszego miesiąca. Ale to jeszcze nie znaczy, że gotówki wystarczy.

Krok 5: przepływy pieniężne i luka gotówkowa

Tu kryje się najczęstsza pułapka. Zysk w rachunku to nie gotówka na koncie. Do przepływów trzeba dodać nakłady początkowe, wpływ kredytu i spłatę jego rat (rata kapitałowa nie jest kosztem, ale wypływem gotówki).

Przykład: nakłady 150 000 zł (remont, ekspres, meble), z czego 100 000 zł środków własnych i 50 000 zł kredytu na 3 lata. Rata kredytu to ok. 1 600 zł miesięcznie. W pierwszym miesiącu EBITDA wynosi 1 200 × 16 − 18 000 = 1 200 zł, a po racie kredytu – około −400 zł. Do tego dochodzi zapas towaru i kaucja za lokal, które trzeba zapłacić z góry.

Saldo gotówki na koniec miesiąca: =Saldo_poprzednie+Przepływ_miesiąca. Luka gotówkowa to pierwszy miesiąc, w którym saldo spada poniżej zera. Jeśli model ją pokazuje, wiesz z wyprzedzeniem, ile dodatkowych środków potrzebujesz – zanim zabraknie na wypłaty.

Krok 6: okres zwrotu

Skumuluj przepływy projektu (EBITDA minus podatek minus nakłady, bez kredytu) i znajdź pierwszy miesiąc, w którym suma jest nieujemna:

=PODAJ.POZYCJĘ(PRAWDA;INDEKS(C20:AL20>=0;0);0)

(albo prościej – kolumna pomocnicza z JEŻELI i funkcja MIN). To okres zwrotu w miesiącach.

Najczęstsze błędy

• Pełna sprzedaż od pierwszego dnia. Rozruch trwa zwykle kilka miesięcy.
• Brak rezerwy w kosztach. Dolicz 5–10% na nieprzewidziane wydatki.
• Mylenie zysku z gotówką. Spłata kapitału kredytu, zakup zapasu i kaucje nie są w rachunku zysków i strat, ale zabierają gotówkę.
• Jeden scenariusz. Sprawdź, co się stanie przy sprzedaży o 20% niższej. Jeśli model wtedy „pęka”, plan jest zbyt ryzykowny.

Gotowy szablon: model finansowy małej firmy na 36 miesięcy

Nasz płatny szablon to gotowy model, w którym wypełniasz tylko żółte komórki:

• „Założenia”: parametry i forma opodatkowania (ryczałt od przychodu, podatek od dochodu lub od zysku – stawki ustawiasz sam), produkty z ceną, kosztami, wolumenem, wzrostem i limitem, nakłady początkowe, koszty stałe, kredyt i sezonowość.
• „Model”: 36 miesięcy – wolumeny, przychody, rachunek zysków i strat, harmonogram kredytu, przepływy pieniężne, próg rentowności i skumulowane przepływy.
• „Podsumowanie”: zwrot inwestycji, pierwszy zyskowny miesiąc, luka gotówkowa z kwotą, której brakuje, wyniki za trzy lata, przychód według produktów i dwa wykresy.

Plik działa w Excelu 2007 i nowszych oraz w LibreOffice, bez makr. W zestawie pusty arkusz i przykład z fikcyjnymi danymi. Obliczenia są uproszczone i orientacyjne – stawki sprawdź z obowiązującymi przepisami.

Pytania i odpowiedzi

Na ile lat robić model finansowy?

Dla małej firmy wystarczą 3 lata w ujęciu miesięcznym. Dłuższy horyzont przy nowym biznesie to w praktyce zgadywanie, a miesięczne ujęcie pokazuje sezonowość i lukę gotówkową.

Skąd brać realne założenia?

Z ofert dostawców, cenników konkurencji, umowy najmu, rozmów z osobami z branży i własnych testów sprzedaży. Każde założenie warto opisać w komentarzu: skąd pochodzi liczba.

Czy bank zaakceptuje model z Excela?

Bank zwykle ma własny formularz biznesplanu, ale liczby do niego i tak trzeba skądś wziąć. Model w Excelu jest bazą, z której przepisujesz wyniki i którą możesz pokazać jako uzasadnienie.

Jak uwzględnić składki ZUS?

Jako koszt stały w odpowiedniej wysokości. Model nie liczy ich automatycznie, więc wpisz kwotę zgodną ze swoją sytuacją.