Rejestr umów w Excelu: jak pilnować terminów i płatności

Umowy najmu, serwisu, abonamenty, umowy z dostawcami i wykonawcami zwykle leżą w różnych miejscach. Aneksy w szufladzie, skany na dysku, terminy w pamięci jednej osoby. Efekt jest przewidywalny: umowa wygasa bez przedłużenia albo płatność mija i nikt tego nie zauważa.

Rejestr umów w Excelu rozwiązuje to prostą metodą. Jedna tabela, kilka formuł i podświetlenie ostrzeżeń. Poniżej opisuję, jakie kolumny przygotować i jak policzyć saldo oraz zaległość.

Jakie dane zbierać

Dla każdej umowy zapisz:

• numer i datę zawarcia, rodzaj umowy (najem, serwis, dostawa, usługi),
• kontrahenta i osobę odpowiedzialną po swojej stronie,
• datę rozpoczęcia i zakończenia albo słowo „bezterminowa”,
• kwotę oraz informację, czy zawiera VAT,
• zasady przedłużenia,
• miejsce przechowywania oryginału.

Rodzaje umów, kontrahentów i osoby odpowiedzialne przygotuj jako listy rozwijane. Unikniesz wtedy pisowni „Kowalski”, „Kowalski J.” i „kowalski” w tej samej kolumnie.

Płatności w osobnej tabeli

Jedna umowa może mieć wiele płatności, więc nie wpisuj ich w wiersz umowy. Zrób drugi arkusz: numer umowy, data, kwota. Kwotę opłaconą dla umowy policzysz funkcją SUMA.JEŻELI:

=SUMA.JEŻELI(Płatności!$A:$A;A2;Płatności!$C:$C)

VAT: „w tym” czy „dodatkowo”

Kwota w umowie bywa podana z VAT lub bez. Ujednolić ją możesz jedną formułą. Przy stawce przykładowej 23% (sprawdź aktualną wartość):

=JEŻELI(E2="dodatkowo";D2*(1+Parametry!$B$1);D2)

Dzięki temu kolumna „kwota z VAT” zawsze porównuje się z płatnościami w tej samej wartości.

Saldo i zaległość

Saldo to kwota z VAT minus opłacone. Zaległość to saldo umowy, której termin już minął:

=JEŻELI(ORAZ(G2<DZIŚ();H2>0);H2;0)

Przykład: umowa serwisowa na 12 000 zł netto plus VAT 23% to 14 760 zł. Zapłacono 7380 zł. Saldo wynosi 7380 zł. Jeśli termin umowy minął miesiąc temu, ta kwota jest zaległością i warto ją wyróżnić.

Ostrzeżenia o końcu umowy

Przy dacie zakończenia oblicz liczbę dni do końca:

=JEŻELI(ISTEKST(G2);"";G2-DZIŚ())

Potem ustaw próg, np. 60 dni, i oznacz umowy, które mieszczą się w progu. Kolumna z napisem „bezterminowa” nie powinna dawać błędu, stąd pierwszy warunek w formule. Listę najbliższych terminów można uporządkować funkcją MAŁA bez używania makr.

Najczęstsze błędy

• Wpisywanie daty jako tekstu, przez co nie da się nic policzyć.
• Brak osoby odpowiedzialnej: „wszyscy wiedzą”, a nikt nie reaguje.
• Nadpisywanie kwoty po aneksie zamiast dopisania historii.
• Mieszanie kwot netto i brutto w jednej kolumnie.
• Brak kontroli nadpłat. Gdy suma płatności przekracza kwotę umowy, saldo ma być ujemne i jasno wyróżnione.

Co zrobić z aneksami

Aneks zmieniający kwotę lub termin najlepiej wpisać jako osobny wiersz z adnotacją albo dopisać do istniejącej umowy w kolumnie uwag, z datą zmiany. Nie nadpisuj starych wartości bez śladu, bo przy sporze z kontrahentem będziesz musiał odtwarzać, jak to wyglądało wcześniej. Jeśli aneks przedłuża umowę, zaktualizuj datę zakończenia i sprawdź, czy ostrzeżenie zniknęło.

Przegląd raz w tygodniu

Rejestr działa wtedy, gdy ktoś do niego zagląda. Wystarczy dziesięć minut w tygodniu: filtrujesz umowy z ostrzeżeniem, sprawdzasz, czy odpowiedzialna osoba zna termin, i przeglądasz zaległości. Raz w miesiącu porównaj sumę sald z tym, co mówi księgowość. Rozbieżności zwykle oznaczają brakującą płatność albo omyłkę w kwocie. Dzięki takiemu rytmowi nie zaskoczy cię ani koniec umowy, ani zapomniana faktura.

Gotowy szablon rejestru umów

Szablon jest płatny, a cenę znajdziesz na stronie produktu. Arkusz „Parametry” zawiera stawkę VAT, tryb VAT, liczbę dni do ostrzeżenia oraz słowniki rodzajów umów, kontrahentów i osób odpowiedzialnych.

„Rejestr” mieści do 300 umów. Okres obowiązywania wpisujesz jako datę lub „bezterminowa”, VAT wybierasz jako „w tym” albo „dodatkowo”, a arkusz liczy opłacono, saldo, zaległość, ostrzeżenia i sygnalizację. „Płatności” przyjmują do 1500 wpłat według numeru umowy. Arkusz „Wygasające” to lista umów, którym kończy się termin, posortowana według pilności bez makr. „Podsumowanie” zestawia dane według rodzajów i kontrahentów, pokazuje top 10 według salda oraz wykres wygasania umów w miesiącach.

Plik działa w Excelu 2007 i nowszym oraz w LibreOffice, bez makr i zewnętrznych powiązań. Stawkę VAT możesz edytować.

FAQ

Czy rejestr zastępuje przechowywanie umów?

Nie. To spis informacji o umowach i ich rozliczeniach, a oryginały nadal trzeba przechowywać zgodnie z własnymi zasadami.

Jak wpisać umowę bez terminu końca?

W polu daty zakończenia wpisz słowo „bezterminowa”. Formuły ostrzeżeń powinny to rozpoznawać i pomijać.

Ile dni przed końcem ostrzegać?

Zależy od okresu wypowiedzenia. Jeśli umowę można wypowiedzieć z trzymiesięcznym wyprzedzeniem, ostrzeżenie ustaw wcześniej niż 90 dni.

Czy mogę trzymać w rejestrze umowy z różnych firm?

Tak, ale warto dodać kolumnę ze spółką lub działem i filtrować według niej, aby podsumowania pozostały czytelne.