Como fazer controle de estoque no Excel, passo a passo

Um pequeno depósito, uma loja de bairro ou um almoxarifado de escritório raramente precisam de um sistema de gestão caro. O que eles precisam é saber, a qualquer hora, quanto há de cada item e o que está na hora de comprar. Quando isso fica só na cabeça de uma pessoa, aparecem os dois problemas clássicos: falta de produto no pior momento e dinheiro parado em excesso de estoque.

O Excel dá conta do recado se a planilha for organizada em torno de uma regra simples: o saldo nunca é digitado, ele é calculado a partir das entradas e saídas. Veja como montar.

A estrutura: três tabelas

Separe os dados em três abas. Isso é o que mantém a planilha confiável quando ela cresce.

• Produtos: um cadastro, uma linha por item, com código, nome, grupo, unidade, estoque mínimo e preço de custo.
• Entradas: data, código do produto, quantidade, documento ou fornecedor.
• Saídas: data, código do produto, quantidade, destino ou motivo.

O código do produto é a chave de ligação entre as abas. Escolha códigos curtos e únicos, como P001, P002. Nunca use o nome como chave: «Parafuso M6» e «parafuso m6» viram itens diferentes.

Passo 1: o saldo por fórmula

Na aba Produtos, o saldo é tudo que entrou menos tudo que saiu:

=SOMASE(Entradas!$B:$B;A2;Entradas!$C:$C)-SOMASE(Saídas!$B:$B;A2;Saídas!$C:$C)

Exemplo: o item P001, parafuso M6, teve entradas de 500 e 300 unidades e saídas de 120, 200 e 150. Saldo: 800 − 470 = 330 unidades.

Passo 2: o valor do estoque

Multiplique o saldo pelo custo unitário. Com custo de R$ 0,35 por parafuso, o valor parado é 330 × 0,35 = R$ 115,50. Somando a coluna, você sabe quanto dinheiro está guardado nas prateleiras, número muito útil para decidir compras.

Passo 3: o alerta de reposição

Defina para cada item um estoque mínimo, ou seja, a quantidade abaixo da qual é preciso comprar. Uma regra prática: consumo médio durante o prazo de entrega do fornecedor, mais uma folga. Se você usa 40 parafusos por semana e o fornecedor entrega em duas semanas, o mínimo pode ser 80 mais uma folga de 40, ou seja, 120.

Depois, uma coluna de status:

=SE(E2<=0;"Sem estoque";SE(E2<=D2;"Repor";"OK"))

Com formatação condicional, as linhas «Repor» ficam laranja e as «Sem estoque», vermelhas. Uma contagem simples, =CONT.SE(F:F;"Repor"), informa quantos itens pedem compra.

Passo 4: evite saída maior que o saldo

Use validação de dados na coluna do código (lista suspensa vinda da aba Produtos) para que ninguém digite um código inexistente. E crie uma coluna de verificação na aba Saídas que compare a quantidade com o saldo do produto, pintando a linha de vermelho se ela for maior. Estoque negativo quase sempre significa uma entrada que não foi lançada.

Passo 5: o nome preenchido sozinho

Na aba de entradas e saídas, deixe o nome do produto aparecer a partir do código:

=SEERRO(PROCV(B2;Produtos!$A:$B;2;FALSO);"")

Assim quem lança confere visualmente se escolheu o item certo.

Erros comuns

• Digitar o saldo à mão. Basta um esquecimento para a planilha deixar de refletir o real.
• Lançar entradas e saídas em atraso. Escolha um momento fixo do dia para registrar.
• Nunca contar o estoque físico. A planilha mostra o que deveria existir. Compare com a contagem real algumas vezes por ano e registre os ajustes.
• Códigos duplicados ou mudando. Cada item deve ter um código só, para sempre.

Planilha pronta: Controle de Estoque

Se quiser economizar o trabalho de montagem, a planilha paga já traz tudo isso. «Parâmetros» guarda grupos de produtos, unidades de medida e a organização. Em «Produtos» cabem até 300 itens, com estoque mínimo, preço, saldo, valor e status. «Entradas» e «Saídas» têm 1000 linhas cada, com o código escolhido numa lista, o nome preenchido sozinho e a verificação de saída acima do saldo.

A aba «Resumo» mostra o valor do estoque por grupo, a quantidade de itens a repor, o movimento por mês e um gráfico. O pacote inclui uma planilha em branco e um exemplo preenchido com dados fictícios. Funciona no Excel 2007 ou superior e no LibreOffice, sem macros, em português do Brasil. É uma planilha com fórmulas comuns, não um sistema contábil.

Perguntas frequentes

Como lançar uma baixa por perda ou quebra?

Registre como uma saída, com o motivo «perda» ou «quebra» na coluna de destino. Assim o saldo fica correto e você ainda consegue medir quanto se perde.

Como fazer o inventário físico?

Conte os itens, compare com o saldo da planilha e registre a diferença como entrada ou saída de ajuste, com o motivo indicado. Não altere o saldo diretamente.

Qual é o melhor método para custear o estoque?

Para um controle simples, use o custo da última compra ou o custo médio. Para fins fiscais, siga o método adotado pela sua contabilidade.

Quantos itens uma planilha aguenta?

Algumas centenas de produtos e alguns milhares de movimentos funcionam bem. Quando o volume passar disso, considere migrar para um sistema próprio.