Como comparar propostas de fornecedores no Excel

Três propostas chegaram por e-mail, cada uma num formato. A primeira tem o menor preço, a segunda entrega em metade do tempo, a terceira dá o dobro de garantia. Escolher no olho é arriscado e, se alguém perguntar depois por que aquele fornecedor foi escolhido, a resposta fica sem apoio.

O método abaixo põe as propostas lado a lado, transforma cada critério em uma nota e soma as notas com pesos definidos por você. Funciona no Excel de qualquer versão e deixa um registro claro da decisão.

Passo 1: padronize os dados

Monte uma tabela de itens com descrição, unidade, quantidade e uma coluna de preço unitário para cada fornecedor. Todos devem cotar os mesmos itens, nas mesmas quantidades. Se um fornecedor deixou um item sem preço, marque a célula: o total dele não é comparável.

Depois, numa segunda área, anote as condições gerais de cada um: prazo de entrega (dias), garantia (meses) e prazo de pagamento (dias).

Passo 2: calcule o total por fornecedor

Com preços unitários na coluna D e quantidades na C:

=SOMARPRODUTO($C$2:$C$11;D2:D11)

Exemplo com compra de 10 notebooks e 10 monitores:

Desvio do mínimo: o Fornecedor A custa (61.200 − 58.500) ÷ 58.500 = 4,6% a mais que o B.

Passo 3: transforme tudo em notas de 0 a 1

A ideia é dividir o melhor valor pelo valor de cada fornecedor (ou o contrário), de modo que o melhor tenha nota 1.

• Preço (menor é melhor): =MÍNIMO($B$10:$D$10)/B10. A: 58.500 ÷ 61.200 = 0,96. B: 1,00. C: 0,92.
• Prazo de entrega (menor é melhor): menor prazo ÷ prazo do fornecedor. C: 1,00; A: 0,47; B: 0,23.
• Garantia (maior é melhor): valor ÷ maior valor. C: 1,00; A e B: 0,50.
• Prazo de pagamento (maior é melhor): valor ÷ maior valor. C: 1,00; A: 0,67; B: 0,00.

Passo 4: defina os pesos e some

Os pesos mostram o que importa para a sua compra, e a soma deve dar 100%. Por exemplo: preço 50%, prazo de entrega 20%, garantia 15%, pagamento 15%.

Nota do Fornecedor A: 0,96 × 0,50 + 0,47 × 0,20 + 0,50 × 0,15 + 0,67 × 0,15 = 0,48 + 0,094 + 0,075 + 0,10 = 0,75.

Fornecedor B: 1,00 × 0,50 + 0,23 × 0,20 + 0,50 × 0,15 + 0 = 0,50 + 0,046 + 0,075 = 0,62.

Fornecedor C: 0,92 × 0,50 + 1,00 × 0,20 + 1,00 × 0,15 + 1,00 × 0,15 = 0,46 + 0,20 + 0,15 + 0,15 = 0,96.

Mesmo com o preço mais alto, o Fornecedor C vence com folga. Mudando os pesos (preço 80%), o resultado pode mudar, e é justamente isso que você deve testar antes de decidir. O ranking sai de =ORDEM(E15;$E$15:$G$15) (ou =CLASSIFICAR, nas versões novas).

Passo 5: olhe também o melhor preço por item

Um fornecedor pode ser o mais barato no total e o mais caro em alguns itens. Para cada linha, ache o menor preço com =MÍNIMO(D2:F2) e o nome com =ÍNDICE($D$1:$F$1;CORRESP(MÍNIMO(D2:F2);D2:F2;0)). Somando os melhores preços, você vê quanto economizaria comprando de cada fornecedor só o que ele tem de mais barato. Nem sempre vale o trabalho de dividir o pedido, mas o número ajuda na negociação.

Erros comuns

• Comparar propostas com escopos diferentes. Frete, instalação e impostos têm de estar nos mesmos termos.
• Definir pesos depois de ver as propostas. Você tende a ajustá-los até favorecer o preferido.
• Ignorar o prazo de pagamento. Pagar em 45 dias em vez de à vista tem valor financeiro.
• Esquecer a reputação. Nota é apoio à decisão, não substitui referências.

Planilha pronta: Comparação de Propostas de Fornecedores

O modelo pago faz esses cálculos. Em «Parâmetros» ficam o nome da compra, até 5 fornecedores com suas condições (prazo de entrega, garantia, prazo de pagamento) e os pesos dos critérios. A aba «Itens» comporta até 40 itens, com o melhor preço e o melhor fornecedor por item. «Comparação» apresenta o total por fornecedor, o desvio do mínimo, as notas dos quatro critérios, o ranking, a posição, o vencedor e um gráfico, e «Como usar» explica o preenchimento.

Se um fornecedor não informou todos os preços, a planilha mostra «incompleto» e o tira do ranking, destacando os preços que faltam. Sem macros, no Excel 2007 ou superior e no LibreOffice, em português do Brasil. Ela ajuda a comparar e justificar, mas o procedimento de compra deve seguir as regras da sua organização.

Perguntas frequentes

Quantos critérios devo usar?

Quatro ou cinco bastam. Mais que isso dilui os pesos e dificulta a explicação.

Como tratar fornecedor que não cotou tudo?

Peça a cotação completa. Comparar totais parciais favorece quem cotou menos itens.

Posso usar para licitação?

A planilha organiza a análise, mas licitações e compras formais têm regras próprias que devem ser seguidas.

E se dois fornecedores empatarem?

Use um critério de desempate combinado de antemão, como prazo de entrega, ou renegocie com os dois.